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團隊建立秘技/凝聚向心力,激發年輕團隊的潛能

2011-07-18 MT 《經理人月刊》編輯部
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明明對事不對人,為什麼好幾個員工憤而離職?熱血帶團隊,為什麼就是達不到高績效,只聽到抱怨聲四起?身為主管的你,面對無法達成目標的團隊、僵硬的職場關係,曾經深感挫敗嗎?

對此,國際教練協會(ICF)教練陳朝益在《幫主管自己變優秀的神奇對話》一書中提到,年輕經理人所帶領的新團隊,通常是由1980年後出生的新世代員工所組成。他們有主見、創造力高,但相對地更需要尊重,如果主管一直將他們當小孩管理,將會受到激烈的反彈,因此必須將他們當成大人,站在對等的角度激勵他們。陳朝益建議,可透過以下6個I,激發年輕團隊的潛能:

  1. Invitation(邀請):
    打造高績效「團隊」,必須讓員工對團隊產生認同、願意參與。因此,雖然員工已經在部門裡面,主管還是要先「邀請」員工加入團隊,展現誠意與尊重。

  2. Involvement(開放參與):
    團隊不是主管一個人的,主管自己悶著頭思考,就失去團隊的意義,適時「開放參與」讓員工發揮熱情、提出想法,對主管也有幫助。

    不過,人多口雜,多人討論容易浪費團隊寶貴的時間,因此陳朝益認為,開放參與前,必須明確制定出:團隊目的、主要決策者、結案時間,並預先決定是否需要外來協助,以及透過什麼形式開會最有效率。

    3、4. Inspiration & Incentive(精神激勵與實質獎勵):
    當個好主管,必須先學會激勵。有些主管會在員工做對事情後,即時頒發獎金。不過,陳朝益觀察,新世代員工更重視自主性,最好的獎勵不見得是金錢,也許是個假期、一次公開表揚⋯⋯,主管必須費心思觀察員工需求,頒發個人化的獎勵。

  3. Innovation(創新):
    新世代員工容易冒出許多新想法,然而有時太重視「數字」的效率型主管,容易抹煞團隊的創新潛力。陳朝益認為,年輕員工喜歡在活潑、有活力的團隊裡工作,因此,主管適度給與員工自由,給予時間和空間,鼓勵員工說出不同的看法,並專心聆聽,表現出認同與尊重,更容易孕育好點子。

  4. Informed(告知):
    團隊要有競爭力,必須動員所有人。然而有時因為資訊落差,團隊中雖有人先知先覺,但還是有人後知後覺、甚至不知不覺,無法即時參與。主管不能斷然拋棄他們,而是必須暢通組織內的訊息傳遞管道,充分給予資訊、知識,讓他們調整步調跟上來。

    (本文取材自《幫主管自己變優秀的神奇對話》,大寫出版。整理 / 蔡芳紜)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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