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攝影 / 賀大新

2020MVP|「我不下決定和裁示!」唐鳳:當團隊基進透明,最好的解方就會出現

2020-12-07 採訪‧撰文 張玉琦
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在因年度「MVP 經理人」獲獎前往採訪唐鳳時,她直接說「我很意外,因為我不覺得我是管理職。」她解釋,政委像院長的幕僚,主要在各部會首長間協調。

在唐鳳進入內閣之前,台灣沒有「數位政委」這個職位。2016 年 10 月 1 日唐鳳上任,媒體請她用「史上第一」造句時,她說自己是「史上第一位以開放政府為主要業務的政委。」

沒想到,開放政府,成台灣對抗新冠肺炎疫情的利器。

延伸閱讀:爸爸賺錢養家,所以地位更高?唐鳳童年家庭衝突的啟示

政府數據加上民間力量,一天生出藥局口罩地圖

自去年底,新冠肺炎侵襲全球,台灣是少數學校正常開放、企業正常運作的國家,其中一個重要的原因是透過口罩供需平台,提高口罩的普及率。台灣在 1 月 21 日出現第一起病例後,全民瘋狂搶購口罩。當時一位工程師吳展瑋寫了「超商口罩地圖」,讓大家回報超商的口罩供給。

2 月 3 日,唐鳳注意到這個地圖,找上吳展瑋,並且在零時政府 g0v 的平台表示,政府希望向實名制的方向前進,會釋出健保藥局地圖、口罩配送與存貨數量等數據,希望民間幫忙開發新版的口罩地圖。

2 月 4 日,唐鳳向行政院長蘇貞昌報告此構想;2 月 5 日清晨,政府公布資料格式,吳展瑋和其他參與的工程師熬夜完成藥局口罩地圖;2 月 6 日早上 10 點上線。能夠在一天時間完成,是因為政府開放資料,每個人都可以用這些資料寫程式,後來口罩地圖的版本甚至超過 140 種,唐鳳自己寫了一個入口程式「口罩供需資訊平台」,列出所有版本供民眾選擇。

有錯就改、快速回應,「缺口就是光的入口」

開發口罩地圖後,真正的考驗在藥局端,如何將口罩供貨狀況回報。唐鳳不諱言,很多藥局習慣發號碼牌,那 App 就沒用了。甚至還有藥局在門口張貼「不要相信 App」的紙條,「其中一個版本要讓藥師回應跟填表,我們接到很多驚嘆號。」

團隊只能不斷溝通,告訴藥師「絕對不會逼你們用,不好意思,我們沒有想到,下個禮拜馬上改。」團隊立刻討論改版,讓營業時間、取號碼牌、取口罩的時間,分兩個欄位顯示,簡化使用方式;如果藥局不想被記載在 App 上,藥師只需按一個鍵,就可以讓自己的藥局從地圖上消失。

「缺口就是光的入口」唐鳳表示,發現狀況、每天改一下是大家共同創作的樂趣,如果一下子就把題目解到 100 分,別人除了幫你拍手之外,等於沒學習到什麼。

不下裁示和命令,從根本上做到透明就會出現最好方案

口罩的購買流程也持續進化,為了讓無法配合藥局開賣時間排隊的學生、上班族也能買到,政府要把 24 小時營業的超商納入通路販賣。民眾可以先到健保署的網路平台預購、繳費,或是在手機上下載「健保快易通」App 登記,再到超商取貨。這一版程式因為牽涉到個資,由負責報稅系統的團隊來進行。

從健保快易通的實名授權接到報稅軟體的金流、物流,中間有接不通的,唐鳳自己擔任軟體工程師寫,甚至半夜找關貿網路(協助貿易商進出口通關以及繳納關稅的民營化公司)的技術長,「我自己寫了兩天的程式,把它接上,就是反正類似游擊手,哪裡球接不到,我就去。」唐鳳說。3 月 12 日,口罩實名制 2.0 上路。

在這次的疫情中,雖然她不是主要下裁示、命令的人,但是她主持任何會議,都能夠理解、解釋各方立場,然後全部公布,在基進(radical)透明下,最好的方案就會出現。

唐鳳認為,推動事情的關鍵是,「選每一邊站」(take all the sides)的能力,也就是讓各方的觀點交會、發展出共同價值,所有人就會在此價值下努力,就像所有人都覺得防疫很重要,願意廢寢忘食來做一樣。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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