「報告晚交、會議晚到,沒關係啦!」部屬的差不多心態,主管能怎麼辦?

「報告晚交、會議晚到,沒關係啦!」部屬的差不多心態,主管能怎麼辦?

經理人 Managertoday
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與客戶相約,晚5分鐘應該沒關係?公司規定不能用免費雲端存機密資料,違規一次不會被發現?這些明明有迴避的對策,卻因自作聰明、便宜行事,可能付出巨大代價。
與客戶相約,晚 5 分鐘應該沒關係吧!不清楚任務交辦的細節,以為老闆很忙不想被打擾,按自己意思先做;公司規定不能用免費雲端存機密資料,認為違規一次不會被發現。 上述的情況,明明有迴避失誤的對策和解決方法,卻因自作聰明、便宜行事,擅自改變工作順序,因而付出代價。換句話說,是因為「不在乎」而引發的錯誤。 組織若放過這類型錯誤,容易養成員工不在意規範的壞習慣,有天就會出大差錯。舉例來說,遇到很準時的大客戶,可能因為業務員遲到,就丟了訂單;接到緊急任務,員工自行其道搞砸整個專案。透過提高規範遵從率及即時回饋機制,就能遏止團隊不在乎規範、自以為是的心態。 搭配處罰與回饋機制,提高守規矩的意願 職場老手難免因熟悉作業流程,無視某些規範,組織若要預防明知故犯有兩個方法,一是建立不得不遵守的機制,二是提高團隊的遵守意願。 《零錯誤》認為,違規的懲處必須大於不遵守的利益,員工才有意願遵守。舉例來說:開會遲到一次罰 5 元跟年度考績扣 1 分相比,哪個比較能改善員工遲到的狀況呢?當然是後者,因為考績會影響年終獎金,比多賴床 10 分鐘的誘因更大。 無論規範再怎麼嚴厲,還是會有人違規。《99%零失誤精準工作術》建議,企業規範頒布的同時,引進其他無法打破的裝置,例如為了防範用免費雲端存資料,公司更改網路設定,讓員工無法登入外部系統,除了規定「不能用」之外,還加了「無法用」的配套措施。 另一個常見的錯誤是,員工出於怕麻煩或自以為是的心態,在收到不確定的任務時,會省略向主管或客戶的確認流程,工作完成後,才發現這不是對方要的東西。不在意決策者或對口單位的需求,註定會失誤連連。 落實「中間報告」,降低修改成本 《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》建議,組織若要避免該狀況,應該建構兩層確認的機制,請員工接到任務時,務必做到一是即時確認,執行中遇問題隨時問,不要完成後才問;二是終點站確認,建議多向決策者或指派主管確認狀況,不要只問同事,以產品專案的上市安排,應該問產品經理,才能得到明確的回覆,不會做白工。 《優化法則.提升工作效率の聰明公式》則提到,在工作的起點和終點間, 主管可用中間報告的方式,要求部屬報告目前的處理流程及未來的規畫,確認彼此想法有無落差 ,此時就算修正任務的方向,也能將損失降到最小。 長期來看,若要調整組織內不在乎規定或自以為是的心態。根據《為什麼你總是在忙著善後》,最好的方式就是去除團隊「結果好,一切都好」的觀念, 我們常因客戶滿意冷氣的品質、報告者的會議簡報精彩,就忘記檢討安裝過程中省略安全流程、報告者遲到等瑕疵 。因此,主管在讚揚成果的同時,也要點出這些缺失。雖然我們都不想當潑冷水的人,但這才能避免下次疏失影響成果。 4 種警惕自己可能過度自信的方法 心理學的鏡像投射理論指出,人在決策時,常會假設其他人對狀況的思考和評估模式跟自己一樣,例如:以為同事能一天內完成報告,自己也做得到(實際上大家都準備 3 天以上)。這種心態容易讓人過於自信,進而犯下低級錯誤(遲交報告)。下列方法能幫助我們克服過度自信。 經理人月刊第203期 經理人月刊第203期