在辦公室印私人文件、請公司櫃檯代收包裹，不行嗎？

當你和客戶共進午餐，吃飯時唯一聊的公事是：「雙方公司有沒有機會合作？」其餘都在聊天，這頓飯該報公帳嗎？用公司印表機印私人繳費單、請櫃檯代收私人包裹，應該無傷大雅吧？

《Airbnb改變商業模式的關鍵誠信課》指出，每間企業的公務設備使用規則不同，但礙於公私領域有時難以界定，假如設備使用上未增加公司成本，例如無線網路是吃到飽、手機是員工一人配一支，公司大多不會訂立嚴格的使用規範，僅提醒員工不得用公共設備從事違法行為，在使用完畢後，私人檔案與密碼要記得刪除。

至於報公帳、公務車加油費用、影印費等涉及企業營運成本等議題，該不該公私分明呢？人資小週末創辦人盧世安表示，工作者常犯的錯誤是看到別人做，就以為公司允許，但其實最好的辦法是一有疑慮就請示主管、法務或財會人員。

盧世安說，他聽過一個案例，公司訂閱雜誌常有贈品，過往贈品通常給主管，該位主管長期把贈品帶回家，有天就收到公務侵占的警告，只好提前辦理退休，避免後續懲處。為了避免觸法，更好的應對方式是提高警覺、多做確認，記住「別人能做，不代表你可以做」。

如何避免員工浮報公帳、侵占贈品？

企業也該就常見的違規情事，訂立系統性的解決方案，讓員工在第一線執行時，遇到的問題和實際制度符合。前王品集團執行長楊秀慧在《我這樣管理，解決90%問題》舉例，餐廳食材缺漏時，員工常到市場補貨，但市場攤販通常不會開發票，員工只好跟其他供應商拿空白收據以利報帳，此時就有浮報公帳的風險。

對此，王品設計「無單據證明條」，開放員工無收據報帳，將真實採購的品項和金額填在證明條上，主管確認沒問題就可以請款，但限於特殊狀況使用，過於浮濫會受稽核單位檢討。企業應從員工的角度思考，檢討報帳流程和規範，建置完善的制度，才不會為了符合規則，員工只好採用有疑慮的解決方案。