6招搞定愛遲到的員工|經理人

撰文／盧懿娟

第1招：利用夥伴系統

有些員工對同事比對主管更有責任感，找出方法利用這股責任感。比方說，分派愛遲到者與另一位同事一項共同任務，而這項任務是每天早上的第一要務。如果愛遲到者一直遲到，會連帶影響到另一位同事，例如：安排他與同事共乘，準時共乘或許比準時上班要來得更有激勵效果。

第2招：增加激勵給早到的員工

舉例來說，宣布你會免費提供一個月的甜甜圈與新鮮水果。早起的鳥兒有蟲吃，遲到的員工可就什麼也拿不到了。

第3招：設下遲到的後果

宣布最後一個到的人，要清理茶水間或得最後下班鎖門。或者，在合適的情況下，讓遲到的員工負責早上開辦公室的門或同事需要用到的區域。

第4招：提供獎勵給最少遲到的小組或部門

應該提供像午餐之類比較有趣的獎勵。不過，千萬不要把同事遲到的責任與其夥伴的績效表現評鑑與報酬連在一起。

第5招：建立同事教練系統

在工作職掌中，加入「指導其他同事改進某一項領域表現」這一項。愛遲到的員工或許可以指導其夥伴如何拜訪新客戶，或怎樣熟用新軟體。這位夥伴則負責指導愛遲到的員工要如何才能準時。

第6招：斬草要除根

請愛遲到的員工在會議開始之前就先到場，可以用的理由包括：接電話、代表主席出席、等音效視訊工作人員、接待早到的來賓、煮咖啡、布置會議室或準備文件等。這樣你就能確保會議開始時，該名愛遲到的員工一定會在場。

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圖片來源/ ShutterStock

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓，企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長，卻忽略一個長期在失血的效率黑洞：財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳，拖慢結帳與決策節奏，也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定，企業必須建立合規的報銷機制，因為這些資料最終都會回到財報，數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查，對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出，AI 技術已成熟、數位工具已到位，若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊，企業想提升營運韌性會更吃力，甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代，人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態，財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示，財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳；同時，在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業，不僅降低效率，更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到，真正付出的成本，其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點：

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理，人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂，錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如：除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見；跨部門、子公司規範不一致，也會拉高管理成本；報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳，導致管理報表變成落後資訊，預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題，終究回到經營面，牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言，「減少事後補帳，做到提前管理才是關鍵！」

COMMEET 模式，為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳，牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議，企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET，整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡，將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制，讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS，核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來，讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明，這至少帶來三方面的效益：管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移，讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例，快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力；在導入COMMEET後，門市人員報帳更直覺、補件減少；總部能即時掌握各據點預算執行，不必等到月底才發現超支，擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去，企業長期仰賴員工代墊費用，尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出，流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊，本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出，透過 COMMEET 數位企業卡，企業能在支出前設定預算、即時控管費用，支出結構回到「企業對銀行」的信用關係，規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25～30%，差旅其次。」他補充，企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對，讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制；財務也能從庶務抽身，投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據，約有 3～5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下；而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認，轉為流程前段即時攔截，企業無疑將獲得更穩的財務體質，以及更高的管理透明度。

憑證數位化，是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備，但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項，原因很直接：短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此，洪明楓分享，COMMEET 客戶中近 15% 為日商，因為日本《電子帳簿保存法》修法，要求企業同步保存憑證數位檔，以提升查核效率，因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣，事實上，近年法規也逐步鬆綁，國稅局已允許企業在符合條件下，以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻，在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此，AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心；在前端即完成結構化與比對，流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料，系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期，AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度，系統可自動判定科目、辨識低風險支出，審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢，報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年，企業是時候為憑證數位化打基礎，先梳理、再重構行政流程，讓報銷也能升級為決策級資料來源，為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

［本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作］

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