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掌握授權10要訣

2019-12-11 17:12:05
Managertoday
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###1要:不要只問「懂了嗎」 交辦事情給員工時,主管習慣性都會問「懂了嗎?」「我講的你明白了嗎?」等句子,但可想而知,許多對細節還不太懂的員工都會反射性地回答「知道」「明白」,他們不想當

1要:不要只問「懂了嗎」

交辦事情給員工時,主管習慣性都會問「懂了嗎?」「我講的你明白了嗎?」等句子,但可想而知,許多對細節還不太懂的員工都會反射性地回答「知道」「明白」,他們不想當場被主管看扁。問他「你打算從哪裡著手」「你大概打算用什麼流程去做」是個好方法,可以測試他到底懂不懂自己該做什麼。

2要:講清楚績效指標與期限

員工必須了解自己在授權下必須做出哪些大目標,以及必須在什麼時間前完成,才能有基本的行動方向。授權不是丟件事給員工而已,還要讓他知道你期盼些什麼,以及完成的期限。

3要:授權後也要聞問

授了權不是就不聞不問,等著他把成果捧上來。你可以不必緊迫盯人,但仍要主動注意員工的進行狀況,適時給予「這兒不錯」「那樣可能會比較好」之類的意見提點,才能讓他做得越來越穩。如果任務特別需要「準時」,回饋的動作也可以提醒他注意進度與時間。

4要:為下次授權做檢討

一次的授權結束後,主管應找員工討論他這次的表現如何、檢討改進。主管也可以請他描述自覺在這次過程中學到了什麼,再配合自己觀察到的狀況,做為下次再授權(無論同性質事項或其他事項,都一樣)時的參考。

5要:授權不一定要是大事

即使只是一次再尋常不過的小事,都可以是「授權」,未必一定要是什麼大專案、大計畫,才叫授權。尤其對於新進員工,從小事授權起,可以訓練他們負責任的態度,也建立他們的自信。

6要:先列清單再授權

簡單來說,當主管的可以先列出每天自己要花時間做的有哪些事,再根據「不可取代性」以及「重要性」刪去「非自己做不可」的事,剩下的就是「可授權事項清單」了。這會比腦海中東想一件、西想一件,來得有系統、有條理。

7要:授權的限度要弄明白

有些員工會自作主張,擴張自己獲得的授權,做一些超出授權太多的事。因此最好在授權時能特別交待「界限」到底在哪裡,一旦快觸碰到了,他們就應該煞車,回到界限以內的空間去活動,這可以防止他們擅自跨過界限。

8要:找對人

每件事都有不同的「對」的人,而且未必就是最資深的那個人。對於你打算授權的工作,這個人必須有能力(或至少有潛力)做好,而且有意願。
你所指定的人,如果經驗多但對於該項任務不擅長或意願較低,未必會比經驗較淺、有心學習而躍躍欲試的人適合。

9要:授了權就該適度放手

許多主管授權後都還會因為東擔心、西擔心而一直追問員工很細的進度,讓員工不勝其擾,也覺得「主管根本不信任我」,而沒有真正感覺到「獲得授權」。
與其緊迫盯人,不如在開始時就交待清楚,然後放手讓員工做。這樣你可以省一些精力,他也可以一試自己的能力。

10要:幫他設想可學習項目

就某種角度來說,授權也是一種用來訓練員工成長的方式。因此在授權時,要為員工設想「他能透過我的授權,而在過程中學到什麼」再安排。
如果授權他做只是因為你忙不過來,就胡亂分一些雜事給他去弄,那或許不能叫授權,只能算是「幫主管打雜」。