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簡潔的威力!柯P和麥肯錫的選人指標:看你簡潔夠力嗎?

2019-12-14 13:09:56
Managertoday
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###30秒說不到重點?OUT! 「簡潔有力」是全球最強企管顧問公司麥肯錫評選人事的重要指標,在這資訊肥胖時代,說得越少,被聽進的越多,若不懂節制,你說的內容都不會被記住。 台北市長柯P選黃世傑出

30秒說不到重點?OUT!

「簡潔有力」是全球最強企管顧問公司麥肯錫評選人事的重要指標,在這資訊肥胖時代,說得越少,被聽進的越多,若不懂節制,你說的內容都不會被記住。

台北市長柯P選黃世傑出任衛生局長時就稱讚,選黃的好處是黃做事「簡潔」,擔任台大醫院副院長期間,開會很少超過一小時,決斷快速。其他受青睞的一級主管,也多以簡潔有效率著稱,例如被柯P形容「動作快,有效率」,找來負責都更最理想的副市長林欽榮。柯P自己更是「簡潔」的最佳表率,就職演說只有短短五分鐘,簡潔俐落。市政會議冗長,馬上修正。

簡潔扼要,才是現今的王道。美國知名行銷顧問喬.麥柯馬克(Joseph McCormack)就有一套化繁為簡的《簡潔的威力》,如果你溝通、講話常讓聽者恍神、不耐,你一定要好好學習如何成為有影響力的精簡大師。

你會學到這些技巧:開會簡潔、數位訊息短有效、簡報短小精悍、推銷詞短短就好、簡潔解釋好點子、面試得宜成功、傳達好消息要簡潔、傳達壞消息也要簡潔。

自我檢驗精簡度:

  1. 我能不能將一小時的複雜資訊,濃縮成兩分鐘的匯報?
  2. 電子郵件能不能在五行內切入重點?
  3. 投影片能不能縮減至十張以下,而且圖像遠多過文字?
  4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事?
  5. 我是否能以直白的文字,而非行話做出清晰扼要的陳述?
  6. 言談中若有人分心,我是否能立刻察覺?

現學現賣:推銷詞短短的就好

我的野心,就是把別人必須用一整本書來表達的內容,在十個句子內就說完。 —德國哲學家 尼采

長話短說。無論對買方或賣方,推銷之詞即便能打動人心,也是越短的越好。

◆ 推銷前,先學會閉嘴

無論任何人,都必須保持回答簡短。我看過太多這種陰溝裡翻船的場景了:銷售人員表現得太激情、太熱忱、簡直像吃了興奮劑,而且解釋得太鉅細靡遺。其實他們應該選擇對話形式來交流,多問少講。積極聆聽絕對是關鍵,但卻很少人做到這一點。無論你是賣方或買方,交易的整個過程都應該保持平衡,並且相互尊重與節制。

保險桿貼紙上的告示

克里斯蒂.福克納是紐約市一間廣告代理商「女人一族」的創辦人暨總裁。美國有線電視頻道AMC的實境秀「推銷高手」在2012年以該公司為主題。當時她的旗下團隊正在努力爭取一名客戶,福克納強調要贏得合約,推銷用詞簡潔是一大關鍵考量。

她非常清楚,在廣告界,若不先自我減除,就會被客戶減除。「我覺得,提點子比任何時候更需要極度簡潔。三個字強過四個字,四個字又比六個字更好。」你可能會以為,跟潛在客戶說得越多,推銷的成功機率越高。但事實並非如此。她說:「一次對準一個目標、拋出一顆球,成功的機會才會提高。」當福克納拋出一個有黏著力的點子時,其他人會立即產生回應。「他們會馬上進入狀況,投入於其中。」她如此描述。

不過,要讓每個人對於同一個核心概念有相等程度的認知,卻不是一件容易的事。「你得盡可能簡潔到只用幾個字。」福克納說:「這麼一來,大家就比較不會混淆,或是被不相干的事物分心。字數越少,清晰程度越高。」福克納舉了福斯汽車在1960年代的廣告標語為例:「小,才是王道」。她甚至認為獨立宣言也是絕佳典範。「你必須將所要傳達的訊息,濃縮成最簡單的版本。」她說:「你的訊息應該要能放進告示板或保險桿貼紙。

福克納接著表示:「一般人常常因為缺乏自信,或缺乏安全感,覺得多加幾個字可能會比較保險。但如果你認為某個點子需要進一步解釋,那麼這個點子就是還不夠好。」她說:「這時候你得下寫作的工夫了,因為寫作就是不斷地重新改寫。反覆改寫是很枯燥的,但卻無可避免。」

◆ 兼具簡明與說服力

別浪費時間向客戶自我介紹,他們早就對你有了基本的認識。你的任務是要說服他們,解釋為什麼你的推薦值得他們的支持。你的分享應該僅限於新知或有意義的資訊,這能讓你的單向溝通變成雙向對話。

「一般人會花五成的時間來介紹他們自己、介紹公司的歷史跟產品,但顧客只想知道你的產品有什麼不同之處、選哪個產品比較好。」馬洛夫解釋:「我希望雙方之間能產生討論,獨白自始至終都不應該存在。」「按照老套辦事,只會削弱推銷力度,縮減潛在顧客願意給你的時間。我學會了尊敬那些會事先做好功課、研究當下環境的人。」

你也應該隨時做好準備,將推銷詞濃縮至最簡潔。馬洛夫最近曾在印度,向一名企業執行長進行簡報。當天他發現自己被分配到的時間,竟然從兩小時縮減成三十分鐘。既然變化無法預期,你最好隨時做足準備,才不會被突發狀況撂倒。「我向來假設自己只有比預定少一半的時間。」

一走進會議室,你就應該拋開簡報投影片。你可以在準備的過程中使用,倘若它有助於你將重點大綱記在心裡。但如果你在正式開會時不用這套東西,那麼你會看起來更有備而來、能力勝任。「我個人不用簡報投影片,但我準備的工夫不少於做投影片。我會先把演說大綱擬好,在正式開會前充分演練。這麼一來即使沒有投影片,我也可以自信且自在地完成演說。」

切記,簡明並不意味幼稚或無足輕重。清楚明白地傳達正確資訊,隨時注意聽眾的理解程度是否同步跟上,就能為你的聽眾免除精神無聊的煎熬與困惑之苦。「缺乏正確資訊的簡潔,只會造成雜亂或混淆。」馬洛夫警告:「給聽眾簡潔內容的同時,也要確保他們能輕鬆理解。

(本文轉載自圓神書活網,原文請點此。)