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外商超強簡報術,上班族一定要會!有說服力的數據圖表這樣做

2019-10-14 05:00:33
Managertoday
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專業PPT圖表的製作,關鍵在「把數據視覺化」。[《外商顧問公司的超強簡報術:圖解表現的23種技巧》][1]裡提到,工作上所有簡報都是為了幫助我們下決策而做的工具(或是為了報告而做的報告):而決策時,最

專業PPT圖表的製作,關鍵在「把數據視覺化」。《外商顧問公司的超強簡報術:圖解表現的23種技巧》裡提到,工作上所有簡報都是為了幫助我們下決策而做的工具(或是為了報告而做的報告):而決策時,最重要的依據一定是「數據」,這點不管是在哪個國家都一樣。

由以上兩點可以得知,圖表的製作方式──也就是「將數據視覺化」的技巧,必然是製作簡報的基礎,同時也是最重要的技術。

數據是人類知性概念中最抽象的一種存在,善於將它化為視覺表現的人與不擅長這麼做的人,會產生很懸殊的溝通能力差異。不過幸好,把數據視覺化基本上有一定的規則可循,只要學會了,大家都能表現出一定的水準。

以下提出的「不同數據適合不同的圖形」,是一個大略概念。你還是要依據自己想傳達的訊息,去選擇最能清楚呈現概念的圖表,有時候可能還得自創。

圖說明

現在,就讓我們參考因應不同例子而實際製作的圖表,來了解選擇圖表類型的訣竅吧。

選錯圖表,反而造成解讀困難

簡報時,我們希望聽者跟講者的步調能夠一致(大約兩分鐘一張投影片),以便理解講者的內容。這時候簡報是否讓人「一看就懂」,便很重要了。

前面也說過,我們之所以故意把抽象的數據化為視覺圖表,為的就是要讓人「容易看懂」。可是,如果你選擇了一個不適合用來解說訊息或分析內容的圖表,那麼「容易解讀」的這項關鍵便會出問題,因此請多加小心。

比方說,請看一下圖9這張圖。
圖說明

這張簡報,是要跟考慮進軍新市場的企業客戶說明現存消費者並不執著於品牌,因此新進企業有很大的發展空問。可是當我們乍看這張圖時,並無法馬上接收到這項訊息,因為它選擇了一個不適合的長條圖來說明「指定品牌」在整體消費中所占的比率。

其實像這種情況,如果我們選用圖10的圓形圖,是不是比較合適呢?我們只不過把圖表換成圓形圖,就能一眼看出指定品牌的消費者在整體中所占的比率很小。

圖說明

挑哪種圖表?看了覺得順眼是關鍵

關於圖表類型的選擇,沒有絕對的標準或答案。我剛才說實數值、構成比和指數值都各有適合用來表達的類型,但這並不見得在所有情況中都是最好的。

在選擇圖表類型時,重要的是要讓人「看了覺得舒服」「不覺得彆扭」。比方說,折線圖雖是很好用的圖表,但它通常是用來表現時間軸上的變化,因此如果像圖11這樣硬是挪作它用,看了就很奇怪。

圖說明

這張圖要表達的是在四個部門中,只有A同時達到銷售與生產率的提升,可是由於它選擇了折線圖,讓人誤以為橫軸代表的是時間,怎麼看也看不懂。如果它選擇以簡單的長條圖來呈現(圖12),把部門當成橫軸,是不是比較合適呢?

圖說明

這張圖是跟2000年的資料比較,藉此來看出其中的銷售跟生產率變化,有些人可能會希望從以時間軸為橫軸的折線圖來探討,不過這麼一來,線條會變成四個部門乘以二項指標=八條折線,在易讀性上會產生很大的問題。

所以在挑選時,請永遠記得要選擇看起來舒服自然的圖形。

更高段的圖表合成訣竅:一次提示兩項資料,讓訊息更清晰

當你對圖表選擇的規則很清楚後,你可以進階到圖表合成。合成是把兩張圖的資料結合成同一張圖。當你想藉由一次提示兩項資料,以便讓其中的含義脈絡或提議清楚浮現時,合成是非常有效的手法。

圖16是把不同世代的手機用戶,在手機聲音與資料傳輸上的花費整理成圖表(採用散布圖)。

圖說明

從這張圖中,我們可以看到隨著年齡變化,消費者在聲音與資料傳輸上的花費有很明顯的不同。當過了某一個年紀之後,兩項消費銳減,因此有必要針對不同世代的用戶去設計不同的方案。

如果我們把聲音與資料傳輸的數據分成兩張圖來呈現,其實看不出這種劇烈的變化。可是把兩項資料合在一起後,變化便清楚浮現。這就是「把數據視覺化」非常漂亮的呈現手法。

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(本文出自「圓神書活網」,原文請點此。)

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