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做事俐落的人常換新電腦,做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人?

2019-10-17 16:45:20
Managertoday
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###工作效率,影響你一生的成就! 「先做緊急的事哪裡有錯?為什麼說我不懂輕重緩急?」 「事情好多!那就把每件事分成幾部分,一天做一點好了!」 如果你也這麼想……小心!很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

工作效率,影響你一生的成就!

「先做緊急的事哪裡有錯?為什麼說我不懂輕重緩急?」
「事情好多!那就把每件事分成幾部分,一天做一點好了!」
如果你也這麼想……小心!很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

下面這些小習慣,將決定你能否準時下班,或是天天挑燈夜戰!

◆ 做事俐落的人常換電腦,做事拖拉的人珍惜電腦
◆ 做事俐落的人管理時間,做事拖拉的人管理工作
◆ 做事俐落的人不做急事,做事拖拉的人只做急事
◆ 做事俐落的人靠說明書,做事拖拉的人靠經驗
◆ 做事俐落的人不決定工作順序,做事拖拉的人仔細決定順序……

做事俐落的人常換新電腦,做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人,就要常常買新電腦」,而是「如果想成為做事俐落的人,就要有必須常換電腦的想法」

電腦確實不算便宜,近年來價格雖然已經降低不少,但是如果想買沒那麼陽春的規格,還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴,怕自己浪費,所以一用就用上四、五年,那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品,就算每年都換新規格還是很划算;不過最近電腦的功能越來越強大,我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人,所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後,各方面的運算速度就已經明顯變慢;另一方面,新電腦的規格又日新月異,一來一往,處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別,而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高;說得極端些,整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作,如果把時間花在等待電腦運算上,難道不是龐大的損失嗎?好不容易才為了提高工作效率,把打字練得飛快,結果卻要花時間等待電腦運算,這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人,就是做事俐落的人」,但實際上不限於電腦,所有工具都是同樣的道理。

簡單來說,花錢來換時間,可以讓事情做得更快,自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間,那就花吧;即使口袋暫時淺了一點,但只要買到時間,並且有效運用,就可能回收更多金錢。

相較之下,「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢,反而要花許多時間解決事情,最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好,也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流,就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方!我認為,能做到這一點的公司與個人,才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間,這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆ 做事俐落的人,會為了「效率化」而投資金錢!

做事俐落的人管理時間,做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行,關鍵在於「工作管理」,也就是「幾點幾分做這個,十五分鐘後做那個……」之類的管理;工作管理不需要太精細,只要做到「今天做這個跟那個,要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標,再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說,我必須將目標細分成許多小工作,才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理(比如每天的待辦事項清單),但是能針對每件工作掌握所需時間的人,卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠,如果不能掌握每件工作要花費的時間,你就不知道能完成幾件事,也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完!」也就算了,但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成,明天也一樣、後天也一樣……久而久之,自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間,其實有兩大優點。

第一,可以避免設定太多待辦事項,就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況,雖然有很多事情想做,卻無法掌握要花多少時間,結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去,就會累積很多壓力。

仔細想想,這些壓力完全都是自己搞出來的,實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間,再設定今天要做哪些事,就沒有這個問題了。

第二,可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間,就會常常加班到天亮;這不但對健康有害,又會影響隔天工作,最後造成工作產能下滑,成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間,就能保留「投資自己的時間」。

比如說,你決定「下午六點之後要專心念書」,假如不知道該花多少時間才能做完該做的事,那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理,保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量,以及每件工作的處理時間吧。

◆ 做事俐落的人,能清楚掌握每件工作需要的時間!

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