很多人都以為，『做好時間管理』就是『有效率』，但其實不是這樣，」著有多本效率工作書的台大化工系教授呂宗昕指出，所謂「效率」，涵蓋了「時間」與「成果」兩大要素，三者的關係可以如下公式表示：「效率＝成果÷時間」，亦即當獲致相同成果時，在愈短時間內完成，效率就愈高。

不過，在很多情況下，時間的長短可以客觀計算，反倒是成果的完成度不易斷定，導致很多人雖然花了很多時間工作，但因為成果不明確，也就無法推算效率高低。呂宗昕說，要評估「工作的完成度」，一定要分清楚工作的「投入」（input）和「產出」（output），不要將「有做」誤以為是「成果」，以免做不夠必須補做，或是做太多不必要的白工。

因此，想要提高效率，除了計算「花多少時間」，更要先確認「欲得出何種成果」，以及「哪些工作是是必要的」，否則就算把時間利用得再緊湊，還是會「沒效率」。

三段式效率管理：目標、成果、時間

呂宗昕將工作中的活動劃分為3類。1.產出活動：與成果達成「直接相關」的動作；2.預產出活動：與成果達成「間接相關」的資料蒐集與準備；3.做白工：所作所為和成果「無關」。

一個人只要能把大部分時間放在產出活動上，一部分放在預產出上，並且減少「做了也沒用」的行動，就等於是用最少時間達成成果，也就達成了「效率」。

「有效率，不是把時間填滿，而是確認每個動作都有意義，」呂宗昕分析，「效率管理」是一個金字塔型架構，最上層是「目標管理」，中間是「成果管理」，最底層才是「時間管理」（如【圖1】）。唯有先確立最上層的目標，才能評量「成果的完成度」，進而將時間都花在真正有必要的事務上。

組合式工作完成法，達到成果的最短路徑

在規畫與執行工作時，呂宗昕便是依據「目標→成果→時間」的層次，構思出一套「組合式工作完成法」：也就是先掌握最終成果的架構樣貌，再反向推算架構中每個部分，各需要多少內容、需要蒐集哪些資料，以及得花多少時間，就能只做必要的事，用最有效率的方式完成工作。

以一篇10頁的學術論文（通常包括5部分：前言、背景、研究方法、結果、結論）為例，呂宗昕會先規畫出每個章節的篇幅，例如前言和結論各0.5頁、背景2頁，研究方法和成果各3頁，接著推估要完成各個章節，各需要蒐集多少資訊，又需要耗費多少時間，進而設定工作的排程。

「這樣就不會花太多時間、做太多準備、寫太多字數，到頭來還要反覆刪除與修改，」呂宗昕笑說。

設定區塊時間，保留獨處的專心時刻

在時間管理上，呂宗昕不僅嚴格區分工作的「公時間」與回家後的「私時間」，絕不將公事帶回家，更將自己精神體力都好的早上黃金時段，規畫為不被打擾的專心時刻，以提高效率。

他指出，一般人工作的效率值，是呈現一條曲線，剛開始時專注力還不集中，效率較差；等熱身完成，效率值就會提升，並進入一段穩定高原期；再過一段時間，精神又會開始疲勞，效率值開始衰退。而工作成果，就等於是這條曲線下方的積分面積，所以如果能維持愈久的高原期，工作成果也就愈多（如【圖2】）。

相反地，如果反覆受到打擾，就等於得花上許多時間在熱身，效率也就愈差。「突發事件是上班族工作效率的最大殺手，會嚴重影響工作情緒與穩定度，」呂宗昕提出了如何避免干擾的4個方法：

1.提早到辦公室：善用大家都還沒辦公前的時間，不受打擾地專心工作。
2.專心時段不接電話：在專心工作時段，將電話設定為「來電直接進入答錄機」。
3.定時收發e-mail：每天固定4個時段處理信件，收到後「絕不馬上回」。除非是非常緊急的事務，否則一律留到工作告一段落後再處理。
4.避免臨時訪客：盡量避免訪客在專心工作的時段中來訪。

「效率的根本，必須以目標來管理時間，而不是以時間來管理目標，」呂宗昕強調，唯有當明白要做出什麼樣的成果，才能知道該為每個工作階段分配多少時間，也才能落實到一天的工作安排計畫中，讓每分每秒都能創造出實際價值，否則汲汲營營於時間管理的技巧，只是捨本逐末，反而達不到「提高效率」的目的。

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