feature picture

麥肯錫顧問的領導力訓練:不斷追問自己這個問題!

2016-02-16 作者 戶塚隆將
分享
收藏
已完成
已取消

「所謂重要且高難度的工作,不是要找到正確答案,而是要提出正確的問題。」
The important and difficult job is never to find the right answer,it is to findthe right question.
──彼得.杜拉克(Peter Ferdinand Drucker)

「思考沒有正確答案的問題」可視為領導力的要素之一。因為透過這個過程,能促使自己率先思考、率先行動。

因為領先者沒有範本,所以無法模仿別人,只能在當下的狀況中,試圖找出答案,正是所謂的「思考沒有正確答案的問題」。

思考沒有正確答案的問題固然重要,但為何實踐起來並不容易?

不要成為紙上談兵的評論家

第一個最常被提及的原因就是,對「問題」本身難有明確的認知。

正確答案存在時,問題本身也就容易釐清;但當正確答案不存在時,問題究竟為何,就非常難以辨認。在考試制度下成長,我們已經太習慣問題是事先設定好的,卻沒有太多設定問題的經驗。

只要有問題,自然就有答案。但該回答什麼問題? 什麼才是問題?這些狀況不明確時,就算想動腦也動不了。在此,不妨思考一下設定問題時的有效方法。

那就是,把眼前的現象,用「如果是我,我會怎麼辦?」的方式自問。這正是「當事人意識」的第一步。

舉例來說,針對日本人口減少的問題,若以「如果我是總理大臣,會如何處理?」來自問,就能概括的定義出「問題」。此時的重點並非思考「自己的意見是什麼?」而是要思考「如果是我,我會採取什麼樣的行動?」並把想法落實到行動上。

抱持當事人意識,把想法落實到行動上,有助於構思出兼具建設性與自我風格的具體意見;若不以當事人意識來進行「如果是我」的假設,很可能說出不具可行性的意見。

此外,如果不落實到行動上,就只會是單純的概念,無法成為具有建設性的評論;如果是以第三者的立場發言,便難以落實為「在何時以前、做什麼、怎麼做」的具體內容。變成單純對總理大臣的判斷描述感想的評論者而已。

持續追問「如果是我,我會怎麼做?」

這樣的習慣若能應用在日常生活中,會是很好的訓練。我在平日生活中,也一直努力進行這樣的自問自答。「如果當上社長……」「如果當上國家領導人……」「如果明天要代替上司提案……」試著轉換角色,「問題」就會變得明確,抱持當事人意識,就能引導出可以落實為行動的具體解答,這一連串的過程就是一種訓練。

思考沒有正確答案的問題時所需的題材,日常生活中俯拾皆是。重視當事人意識,時常思考「如果是我,我會怎麼辦?」的習慣,對培養領導力非常有用。

聽取別人意見或上網搜尋資料之前,先以自己的方式設定問題、導出答案,透過這樣的練習,就能讓自己的意見變得鏗鏘有力。

這樣的習慣會構成基礎,累積準備、蓄勢待發,讓你某天真正成為團隊負責人或公司代表時,能沉著穩健的回應。

所謂的領導力,就是要付諸行動。而導出屬於自己的答案,建構行動的基礎,或許可說是領導力的下一步。

思考「沒有正確答案的問題」的五個步驟

但,到底該如何思考「沒有正確答案的問題」?可以用這五個具體步驟,導出屬於你自己的答案。

步驟一:自問「如果是我,我會怎麼辦?」定義出問題

首先,就算很勉強,也要從設定問題開始。此時,自問「如果是我,我會怎麼辦?」的觀點很有幫助。

步驟二:試著提出自己的答案

接著,對於這個問題,提出自己的答案。就算沒有確切的根據,或是只能想到模稜兩可的理由也無妨。先試著大膽說出「如果是我的話,我會這樣做」。

步驟三:尋找支持自己答案的根據

然後,尋找理由、根據,支持自己的答案。其實在說出答案,也就是提出結論時,很多時候腦海中都已經浮現它的根據。這個步驟也可說成是「把所想到的根據變得更明確」。

步驟四:修正答案

在探尋根據的過程中,應該會對自己的「答案」愈來愈有自信。當然,在把根據明確化的過程中,也可能發現自己的答案根本不成立,有修正的必要。這種時候,就要毅然決然的回到步驟二。

步驟五:再度整理問題、答案、根據,明確轉化為自己的意見

最後,根據步驟一∼四,把答案重新整理成:「如過是我的話,關於○○的事宜,我會採取△△的行動。原因有三個,第一個原因是○○,第二個原因是△△,第三個原因則是××。」

如何把假說延伸為行動

在麥肯錫,我們經常使用「假說」這個字眼。經由建立假說,必須調查什麼、蒐集什麼資料,自然就會變得明確。

在提出結論與根據後,就要蒐集支撐根據的資料或資訊,否則,理由、根據永遠只會是假說。不過,還是要先以假說為基礎,決定應採取的行動,並把根據明確化。

麥肯錫的任務在於,基於事實與理論,協助客戶做出管理決策,而不是提供模稜兩可、出於直覺的建議。因此,結論的根據必須基於事實,是麥肯錫的鐵則。

基於事實提供建議,在麥肯錫內部被稱為「事實基礎(fact base)」。

但為了提供基於事實、合乎邏輯的建議,而把蒐集fact(事實、數據)變成目的,就是本末倒置了。

所謂「假說思考」的做法是,先把落實到行動的結論明確化,再蒐集必要的事實來支持該結論的根據。透過這樣的做法,無需多餘的調查或資料,就能把結論的行動明確化。

先透過自問「如果是我,我會怎麼辦?」來決定「題目」,再試著提出足以落實為行動的結論,並養成隨後尋找支持根據的思考習慣,這將有助於思考沒有正確答案的問題,讓自己的意見更為堅實有力。這樣的思維就是領導力的下一步。

延伸閱讀/

麥肯錫顧問教你批判思考:從「質疑自己」開始

麥肯錫專業養成術:議題思考,就是找到真正問題的過程

圖片來源/Shutterstock

世界頂尖人士如何實踐這樣的基本功:讓高盛、哈佛、麥肯錫菁英不斷前進的三大動能

feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們