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工時增加,反而降低生產力?談超時工作的負面影響

2019-11-23 03:51:42
Managertoday
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我在商學院授課時,偶爾會播放財經新聞頻道的節目,要求學生盡可能記住最多的內容。當螢幕上出現大量股價數據,右手邊還有個氣象預報方塊或球賽比分時,即使節目中的執行長喋喋不休地解釋季績效,仍然淹沒在眾多資訊

我在商學院授課時,偶爾會播放財經新聞頻道的節目,要求學生盡可能記住最多的內容。當螢幕上出現大量股價數據,右手邊還有個氣象預報方塊或球賽比分時,即使節目中的執行長喋喋不休地解釋季績效,仍然淹沒在眾多資訊中。

播放完節目,我問學生記得什麼內容,有人記得股價,有人記得巴塞隆納明天的天氣預報,有人記得執行長的姓名。當我請他們評論某家公司的策略時,他們瞠目結舌,怎麼可能在記住那麼多資訊的同時還要思考?不可能!

我們愈想注意所有事,洞察力愈差。當我們專注時,注意力較集中,更能記住所做的事,也比較不會感到疲累。所以,一次只做一件事不僅更有效率,也讓人有餘力使用過去習得的知識,更有生產力。

工時增加,反而降低生產力

德國科學家恩斯特.阿貝(Ernst Abbe)的研究發現,每日工作時數從9 小時縮減至8 小時,將能提高生產力。後續相關研究全都得出相同結論:生產力與工作時數並非線性正相關。我們每週可以有生產力地工作40 小時,但超過40 小時的話,人就會因疲勞而容易犯錯。

購併案的失敗率介於40%至80%之間,但是當公司未能完成重要交易時,沒有人靜下來思考罪魁禍首可能是疲乏的大腦。美國化學安全委員會(Chemical Safety Board)做出以下解釋:「人們在疲累時常常思考僵化,難以應付變化或異常情況,而且需要比較長的時間來做出正確推論。」在極度疲憊時,我們只想快點熬過今天,因為那時根本沒有力氣去解決任何問題。

在這種狀態下,辨識出錯誤,想出解決方案的可能性有多大呢?幾乎不可能。但是在疲勞導致的禍害不那麼明顯時,公司可能會將員工熬夜工作視為壯舉,連續長時工作被詮釋為全心投入工作。

芬蘭學者瑪麗安娜. 沃坦南(MariannaVirtanen)以長達40 年的公務員研究調查為基礎,檢視長時數工作的長期影響:每天工作11 小時以上導致罹患憂鬱症的風險提高至少一倍;每週工作55 小時以上的人在中年時認知能力開始衰退,他們在字彙、推理、處理資訊、解決問題、創意及反應時間等測驗中的表現較差。這種輕度的認知能力受損也可能導致更早罹患癡呆症與早死。

在工作中,設立一段個人的「安靜時間」

哈佛大學教授萊絲莉.普羅(Leslie Perlow)做過一個研究,她請軟體公司的工程師記錄自己如何安排一天的工作。普羅發現,每個人一天的開始都充滿企圖心,之後干擾和會議不斷出現,直到下午才能好好地工作。

但不是所有被干擾的時間都沒有收穫。譬如有同事打斷這位工程師的工作,尋求協助;工程師在會議上獲得重要的資訊,也在休息時間去玩遊戲。理想的工作型態不應該去除所有的「雜事」,因為這有助於建立有益的社會資本和智慧資本,要解決的問題是干擾型態。

普羅根據工程師的日誌,區分出兩種工作型態,分別被標示為「實質的工程工作」和「其他事務」,我們每天的工作都可以區分為需要專注與安靜的實質工作,以及開會、協助他人、開玩笑與閒聊等社會互動。想要有生產力,實質工作與社會互動缺一不可。

接著,他設計了一個別出心裁的實驗,建議這家公司規定每週有3 天的早上到中午是「安靜工作」的時間,讓工程師獨立工作、不被打擾,除此之外的時間才可以做其他事務。

工程師愛極了這種安排!「安靜工作時段制使我思考自己的行為是否會影響到他人,」一位工程師說,「我現在認知到,不能只追求自己有安靜工作時間,要考慮到別人也需要安靜工作時間。」

人們都渴望有時間專注於最重要的工作上,也希望學習如何善用時間。懂得排除時間障礙,變得更專注的人將能更快完成工作,承受的壓力也較小。

不論組織類型或團隊規模,創造「最容易把工作做到最好」的環境是所有領導人的份內事。不過,就算你所屬的組織無法實施安靜工作時段這類的變革,你還是可以思考如何安排你自己的時間。我擔任電視節目製作人時,和自己約定,每週四的早上11 點到中午12 點半要離開辦公室,去一個絕對不會被打擾的地方。這是我的思考時間,通常也是我一週中生產力最高的時段。

戒掉不眠不休的加班成癮症

說了這麼多,現實中還是會出現重要截止日期或其他狀況使人進入緊張趕工狀態(crunchmode)。這個名詞源於軟體業,用來形容必須在截止期限前推出產品時呈現的狀態。所有人一起加班常常產生濃厚的同袍情誼,就像大家共同在戰壕陣地打仗。

緊張趕工有其效益,前提是不能沒完沒了處於這種狀態。2004 年時,電腦遊戲製作公司巨頭藝電(Electronic Arts)的軟體團隊原本每週工作6 天,每天工作8 小時,但很快就變成每週工作7 天,每天工作12 小時,緊張趕工變成了常態。

「連續工作一定時數後,眼睛開始失焦;連續多週只有一天休假後,疲累感快速累積,個人的身體、情緒及心理健康變糟。在緊張趕工中,程式錯誤率激增,團隊出錯的次數快要等於清除錯誤的數量。」

最終員工集體控訴公司,直到2006 年這場訴訟和解後,藝電公司縮短工作時數,其他公司則是做出更進一步的改善。例如,資料分析領域龍頭賽仕電腦軟體公司讓員工一週只工作35 小時,背後道理很簡單,工作時需要清晰的頭腦與高度專注力,而每週工作35 小時至40 小時是人的極限。在競爭激烈的產業,限制工作時數不僅沒有阻礙公司的成功,反而使該公司穩居成功的寶座。

(本文整理自《微行動引爆團隊力》,天下雜誌出版。)

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