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讓頭腦變聰明的第一步:把筆記本換成A4!擴大筆記尺寸的好處是?

2016-07-11 授權轉載 圓神書活網
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(圖表出自《為什麼聰明人都用方格筆記本?》

你現在使用什麼樣的筆記本呢?有99%的人一直在使用無法發揮能力的筆記。頭腦好、工作能力好、會讀書的人,在某個階段就會脫離「無法發揮能力的筆記」,轉而使用「讓頭腦聰明的筆記」。

當很多人還是反應使用筆記本整理想法很困難時,《為什麼聰明人都用方格筆記本?》作者高橋政史總是會問:你是否使用小筆記本?

通常我們都覺得小尺寸、放手掌或甚至能放口袋的筆記本,很方便攜帶。看過兩萬人筆記本的高橋卻指出:「筆記本的尺寸,就是思考的範圍」。如果你想要提高思考能力,現在就要暫停,立即加大筆記本的尺寸。

例如大前研一就以使用巨大的方格筆記而聞名,到現在還是使用在麥肯錫時期特別訂製的A2尺寸巨大方格紙,從客戶的諮詢到與員工開會,他總是攤開那張紙,一邊對話一邊將點子逐步寫到方格紙上。

大前在工作使用的A2藍色方格筆記,一張紙寫一個主題,在會議的現場就能導出結論。

圖說明

(A2藍色方格筆記試用感覺怎樣!例如簡單便能配置出漂亮的邏輯式圖解,學生學習筆記也很過癮,不用掛念寫到一半空間不夠。)

至於高橋,則會當場給學員一本A4尺寸筆記本,讓學員感受不同尺寸筆記本如何讓思考改變。

圖說明

(一般小筆記本對於寫筆記、思考的範圍都太小了,這三本小筆記放在一起還不足一張A4大。)

商務標準是A4尺寸筆記

外商顧問公司無時無刻都是使用A4尺寸思考,這是全球的標準。理由非常簡單:

◆「輸入」的資訊龐大

◆可以綜覽所收集的資訊,抓住重點,進而彙整資訊。

(A4尺寸約為一般書籍25開的兩倍大,29.7x21cm)

Power Point高手在學校或工作上都可獲得好評

資訊從腦中「輸入」時,使用A4筆記,一邊整理資訊,一邊將資訊視覺化,就算將筆記本內頁直接當作簡報內容也不足奇。

當資訊從腦中「輸出」時,使用A4演繹,很多人會想到在商務場合甚至課堂上使用的Power Point,所以你會自然地如同使用投影片一般整理資訊,輸入輸出都容易整合。麥肯錫、波士頓等外商顧問公司甚至乾脆把Power Point業務轉包到印度,顧問不需要使用電腦,也能製作出Power Point資料。

就像選手在練習賽中, 也是要用世界盃同樣的球練習,當你平常就與外商顧問同步,你的日常生活就跟正式場合一致。

A4橫向使用,可瞬間掌握要點!

人的思考受到眼睛結構的影響,映入視野的是橫向或縱向,對於資訊掌握或理解速度也會有顯著不同。當問題更複雜的時候,越需要掌握整體,瞬間找出要點。當你工作或學習的層次越高,「見樹且見林」的思考方式就越重要。

人類的雙眼是左右橫向排列,比起縱向來說,橫向紙張的視野較為廣闊,電視和電腦畫面、字幕也都是橫向,無論只看部分或看整體,都可以理解一連串的故事。攤平方便思考,也方便書寫。

延伸閱讀 /

1. 一次學到8本暢銷書的筆記法:使用方格筆記本就能聰明做筆記!

2. 工作愈複雜,愈要提升思考力!6步驟學會心智圖思考法

(本文出自「圓神書活網」,原文請點此。)

【圖解範例版】為什麼聰明人都用方格筆記本?(加碼送B5方格筆記本)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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