Managertoday 經理人

「指令明明很清楚,為何部屬還是丟三落四?」交辦任務,主管最常犯這個錯!

2019-11-22 09:52:41
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-Ki-mCx0iEDo/VGCLE_oyUWI/AAAAAAAAUos/NThFuxkT-owK1tZF6U-2yduW5PE9bXsSA/s1280/meeting_flickr_pennstatelive_4946562939.jpg
「明明我已經在會議上把指令講清楚,為何部屬就是丟三落四,還顯得意興闌珊?」這是許多主管心中的疑問。但真正的問題可能不是出在部屬身上,而是主管在交辦時出

「明明我已經在會議上把指令講清楚,為何部屬就是丟三落四,還顯得意興闌珊?」這是許多主管心中的疑問。但真正的問題可能不是出在部屬身上,而是主管在交辦時出了錯。

資深策略顧問克里斯‧厄特爾(Chris Ertel)與麗莎‧凱‧所羅門(Lisa Kay Solomon)認為,公司的決策無法推動,開了一堆會卻完全沒有用,是因為會議上的主管沒有發揮「影響力」,只是單方面的宣布組織目標、策略和任務。

這符合交辦工作的邏輯,但同時可能是最沒效率的做法──就像你記憶中的學校課程。傳統教育的聽講模式,往往企圖在短時間內,傾灌給聽講者完全無法負荷的資訊量。若是任何策略會議或任務交辦也以這種模式進行,最終必然耗費大量時間,卻無法讓與會者有所收穫。

假如主管希望部屬可以自動自發、達成任務,那交辦任務時可以試試這兩種做法:

1. 放棄訓話模式,改採用互動遊戲來解釋任務

要讓報告脫離單方面的資訊填塞,設計「體驗遊戲」會是更好的選擇。克里斯與麗莎合著的《影響力時刻》中,有這麼一個例子:直覺公司的副總裁卡倫‧韓森(Kaaren Hanson),為了讓高階主管更認識行動科技的趨勢,設計了一場必須透過智慧型手機進行的戶外尋寶比賽。一整天的活動結束後,不但參與者對於主題有更切身的瞭解,公司也順利推動行動平台的計畫。

創造令人印象深刻的體驗記憶,效果將遠勝鋪排過多資訊的簡報馬拉松。

2. 說一個故事,讓與會者全心投入

《影響力時刻》中提到了另一個故事:世紀初的天主教德拉薩兄弟會面臨修士人數下降的問題。若是情況持續惡化,兄弟會將無法繼續提供遍及多國的優質教育服務。

面對組織困境,負責領導全部人的大衛‧霍克(David Hawke)集合五十多名教區領導者,召開一場策略會議。大衛在第一晚先播放了有關修女院解散的紀錄片,讓全體與會人員情緒盪到最低點。隔天請大家分組進行兵棋推演競賽,模擬各區修士逐年退休的因應方案。紀錄片所帶來的危機意識和恐懼感在此發揮影響,所有參與者展現了前所未有的積極度,拚命提出各種方法。最後兄弟會得以成功找到問題解方,延續組織使命。

透過負面情感帶來正面驅動力,只是其中一種方式。真正的要點在於:瞭解與會者的身分與立場,用情感面打動與會者,引導他們主動投入。

維吉尼亞大學達登商學院教授珍妮‧黎德珂(Jeanne M. Liedtka)在一文中寫道「真正驅使行為改變的是慾望,而非指引目標。」預先設想與會者的感受,為他們設計難忘的臨場體驗。不但能讓所有人全心投入,還能避免一場枯燥乏味,參與感低落的會議。

延伸閱讀 / 明明把工作交給部屬,最後還是自己拿來做?指派任務時,千萬別犯這兩個錯

(本文整理自《影響力時刻:設計「策略對話」,5核心原則驅動團隊高效解決問題》,寶鼎出版。)

@@ACTIVITYID:616@@

圖片來源 / Penn State via flickr, CC licensed