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聰明人都是這樣解決問題!「整理」4大原則,讓你面對雜亂資訊,不再理不出頭緒

2019-11-20 15:22:28
Managertoday
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為了寫提案,蒐集了一大堆資料,心思和辦公桌一樣雜亂;電腦桌面怎麼一不注意就又布滿了檔案;手機又沒容量了,看來是照片太多……。

為了寫提案,蒐集了一大堆資料,心思和辦公桌一樣雜亂;電腦桌面怎麼一不注意就又布滿了檔案;手機又沒容量了,看來是照片太多……。

每當遇到這種狀況,就知道「整理」的時候到了。不過,你是不是常常對於「該丟什麼、該刪什麼」躊躇不決,拿不定主意?

其實,「整理」的本質就是將複雜的事物簡化,「找出最重要的關鍵」。雖然現在人們已經較少使用隨身聽或音樂播放器,但是蘋果(Apple)的iPod將焦點放在唯一必要的功能—播放,如此精準的簡化設計,正是善於整理的表率。

《一張紙整理術》作者高橋政史提出了整理4大原則,幫助你面對龐雜事物時,輕鬆地以簡馭繁。

1.提出假設:

針對眼前的難題,提出「該如何解決」的假設。建立明確地願景後,才能確定之後「整理」的方向。

例如,主管要你提出「應屆畢業生的員工訓練企畫書」,為了釐清頭緒,你應該先弄清楚以下幾件事:目標對象、目標對象的困境或需求、解決方法、預期結果,以及你現在想提出的概念,同時也是這份企畫書最重要的「論點」。

圖說明

你可以善用便利貼,記下初步想法,如果假設有誤,也可以反覆檢驗及修正。

2.將事物分類:

提出假設之後,就進入蒐集佐證資料、分類出有用資訊的階段。

一般人常會在這階段碰到像是「我剛剛把重點記去哪了」「我怎麼記了一堆無關緊要的資訊」等困擾。

對此,高橋政史認為,框架可以幫助人連想點子,所以建議將筆記畫成格子狀,以「一格一資訊」為原則,將想到的點子記錄在格子中,並適時用箭頭、圖示,或不同顏色的標記,把靈感連結起來,同時確保每個點子都和主題有關聯。

圖說明

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3.判定重要性:

將資料分門別類後,即進入排定留下的優先順序階段。

這時候最讓人掙扎的就是「這個、那個都想留著」「我覺得那些資料可能之後會派上用場」,高橋政史將此現象稱為「這個那個症候群」。

想擺脫這個症狀,就是要謹記整理的本質—找出最重要的關鍵。你可以試著思考捨不得丟的原因,並藉由「是否使用過」「重要與否」衡量出事物的重要性。越重要的事物越具價值,應優先處理,至於重要性低的事物,可以暫時置之不理。

高橋政史建議,可以善用矩陣圖,歸納出資料的急迫性及重要性程度,這將能幫助你判斷該從何開始做整理。

圖說明

4.捨棄不必要的事物:

經過一番過濾篩選,最後將「無法丟棄的事物」列舉出來,而且僅保留排序前三名(可依個人標準衡量)的選項,與其餘選擇果斷切割,這就是捨棄事物的大原則。

管理大師彼得‧杜拉克(Peter F. Drucker)曾說,「成功者在開始新活動前,絕對會將先前的舊活動捨棄。」

當你抓住整理的要領,慢慢養成整理事物的思考與應用能力,開始能簡化複雜的事物時,你將會發現,無論是生活或工作,好像也變得簡單明瞭多了。

圖片來源 / Creative Ignition via Flickr, CC Licensed

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