對主管簡報,不是越完整越好!溝通要有效,先從「目的」思考


做簡報,力求周延完整,以至於做出複雜的簡報檔案,需要長時間才能消化,完全未考慮受訊者可能沒耐性聽完。

工作計畫力求周延完整,這是必然的要求;可是如果要做簡報,就不能以周延完整來思考。

聽簡報的受訊者,可能有各種不同的動機,周延完整的簡報不見得是他們需要的,如果一味的求周延完整,可能聽講者根本沒耐性聽完,簡報就要被迫結束,完全達不到溝通的目的。

與主管做簡報,總是離不開電腦檔?

許多人與我見面,一談起事情,經常就急著打開筆記型電腦,要讓我看電腦簡報。每一次我都要制止此一行為,我的理由是:我的眼睛不好,看不見電腦檔,先用嘴巴說明就可以,我會認真仔細聽。

雖然我要求不要開電腦,但常有人仍然堅持開電腦,可能是不看電腦檔說不清楚,但是我發覺更多人是離開了電腦檔就不知如何簡報,也不記得簡報內容,更記不得順序。

我不想看電腦檔的原因很簡單,因為複雜的電腦簡報極可能包括繁瑣的細節,而細節可能不是我需要知道的事,我只要知道重點─什麼事?需不需要進一步了解?要不要做?派誰下去了解追蹤?

而這些重點:通常我只要花五分鐘,聽對方的口頭說明就可以達到目的,因此我設立了一個談話的規則:五分鐘的口頭簡報,如果聽了覺得有興趣,那再仔細聊,否則會談就可以結束了,這是「五分鐘決勝負」的溝通法則

五分鐘決勝負,之後再談細節

我還沒有訂定「五分鐘決勝負」的溝通法則之前,我常會陷入漫長的電腦簡報之中,經常電腦一開,沒有半個小時、四十分鐘停不下來,而且可能有很多是我不需要知道的細節。

所以我先訂了「談話絕不開電腦」的規則,要求大家都用嘴巴溝通,用嘴巴溝通就是用大腦思考,用大腦思考,大家就會邏輯清楚,表達就可簡明扼要,掌握重點,很容易達成共識。

有了這種五分鐘決勝負的談話經驗後,我對外所有的會議、溝通、簡報,都會把內容分成三個層次,第一個層次是一個二十到三十分鐘的簡報檔案,搭配口頭的講解,最多不超過三十分鐘,時間到一定要結束。

在完成這個簡報檔之後,分別再向下深入展開,更完整的補充說明,可以作為附件檔案,這是整個簡報最完整的全貌。

最後,也是最重要的,我一定要把全份的簡報濃縮成五分鐘的口頭說明,而這個口頭簡要說明還要準備各種不同的版本,其目的就是要勾起聽講者的興趣,讓我們能進一步打開電腦檔案,以進行一次正式的簡報,這樣我們想做的事才有可能被接受,我們的想法和理念,也才有實踐的可能。

任何偉大的構想、周全的計畫,在推廣、實踐階段,一定要有「五分鐘決勝負」的心理準備。

簡報者要把整個計畫的價值、意義、創新及關鍵重點,濃縮成五分鐘之內可以說完的腳本,遇到任何人、任何場合,我們都可以把握推廣的機會,向所有可能的人宣傳,這五分鐘的開場,是一切可能的起點。

五分鐘的談話腳本,還要視對象的不同而更換版本,要以受訊者的興趣為念,從他們有興趣的角度破題。

一切成功的溝通,都從五分鐘決勝負開始。

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圖片來源 / Report Verlag via flickr , CC licensed
(本文整理自《自慢8:人生的對與錯—44則人生體悟分享》,商周出版)


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出版社: 商周出版
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何飛鵬

城邦媒體控股集團首席執行長

(1952年-)城邦出版集團首席執行長、商周出版發行人。曾任《卓越》雜誌、《保險行銷》雜誌總編輯,曾被金石堂書店選為1997年出版風雲人物。

何飛鵬部落格:http://blog.pixnet.net/feipengho

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