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哪種辦公室最能提升工作效率:簡潔、有設計感,還是員工自己佈置?

2019-11-12 21:29:12
Managertoday
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辦公室,有走簡潔風、也有掛滿藝術品的;有用隔板區隔員工、也有同仁全都聚在一個大空間內工作的。但是哪一種才真正對我們的工作效率有幫助呢?其實,哪種形式不重要,員工能自行設計辦公空間最重要。

我採訪過許多企業,發現大家的辦公室真的都很不一樣,有簡潔、有複雜,也有用方格區隔員工、或是同仁全都聚在一個大空間內工作的。所以一直很好奇究竟哪一種才真正對我們的工作效率有幫助。

剛好去年下半年暢銷書作家提姆.哈福德(Tim Harford)寫了一本新書《Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives》,主要在探討混亂對世界的好處,第三章就專門在聊工作環境。

同時,之前讀過的《別用你知道的方式管員工》第十章也是在聊新型態的辦公空間。所以就依據這兩本書,分析台灣常見的四種辦公室型態,並比較哪一種最能增進我們的工作效率。

結論是,辦公室設計不是問題,員工擁有主控權最重要

不論封閉,或是開放,員工有自主權最重要

封閉式的辦公空間,就是座位呈現方格狀,所有同仁都被隔板跟其他同仁隔開,台灣傳統企業幾乎都是這種。開放式辦公空間,則是大家聚在一個空間內工作,沒有固定空位,先到先得,美商甲骨文(Oracle)在台灣就是採用這種方式。

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依照我們舊有的觀念,在封閉式辦公室工作的員工,平均要等4.7小時,才能從同仁那邊得到回應。想要得到主管回應則要等更久,平均要8.8小時。所以我們會以為封閉式辦公室不利於員工溝通

但事實如何呢?雪梨大學(The University of Sydney)的研究發現,員工更滿意封閉式辦公室。因為封閉辦公室在視覺、聲音隱私、空間大小及噪音等面向,都優於開放式空間。我們以為開放空間利於溝通,其實對25%~30%的同仁而言,只是在製造噪音

後來,康乃爾大學(Cornell University )也做了相似的研究,發現在開放式辦公室工作的同仁會感受到比較大的壓力,噪音甚至會影響身體健康。相比封閉式辦公室,開放空間的受試者請病假的人數高出62%

所以,封閉式辦公室真的優於開放式?延世大學(연세대학교)的李昭英(So Young Lee)給了一個更好的答案,他說:「真正的問題或許並不是開放或封閉,而是員工有多少掌控權,讓他們決定在哪工作,以及如何工作。」

其研究發現,如果員工能掌握實體工作環境,像變更桌面佈置、移動到不同空間工作,會更滿意自己的工作與工作環境,對團隊也更有向心力。

格理集團(Gerson Lehrman Group. GLG)的實證也證明這一點。執行長讓員工參與到辦公室設計中,發現員工在工作上表現愈加傑出。其集團室內設計師也認為辦公室的形式不是重點,最後還是得回到什麼樣的空間對員工做好,而把掌控權還給員工無疑是最好的方式

不論簡潔,或有設計感,員工有自主權依然最重要

另一種完全不同的比較,就是「極簡」跟「充滿設計感」。也就是牆上都白白的或是掛滿藝術品;辦公桌整潔或是像被炸彈炸過。哪種工作效率比較好?答案依舊是員工有掌控權最重要。

艾希特大學(University of Exeter)過去曾有個研究,他們把實驗對象分配在四種不同的工作環境中,分別為「辦公室乾乾淨淨,辦公桌上只有必備用品,如電話」、「辦公室充滿設計感,牆上掛滿藝術品,如畫作」、「員工自己設計」、「員工自己設計,但佈置完畢後實驗人員會把佈置恢復原狀。」

大家想必都猜到了,「員工自己設計」的工作效率最高。厲害的是,「員工自己設計,但改造完畢後實驗人員會把佈置恢復原狀。」的分數最低,也就是工作產出最差。

為什麼呢?受測者說:「這樣會讓我感覺沒有自由,像是做什麼都不對一樣。

從中,我們可以了解到充滿藝術感,或簡潔有力,滿足的都不是員工,而是老闆。但想要員工工作有效率,還是得把設計的主控權還給我們

最真實的例子就是Google。Google從辦公室還在別人家車庫時,就允許員工亂搞,反正做出成果就好。現在依然,就曾有工程師做事做到一半覺得哪裡不對勁,恍然大悟認為身後的牆很礙事,就通知支援部門把牆拆掉。

支援部門隔天就跑去這位工程師的辦公室準備開工,怎知道工程師連一天都等不了,就自行把牆拆了。支援部門也沒想很多,反正你開心就好唄,就打道回府了。

隔沒多久,工程師又打電話過來說,還是覺得以前的牆好阿!現在感覺空空蕩蕩的,希望把牆裝回去。支援部門依然沒說什麼,隔天就幫他把牆壁重新裝好了。

從Google的例子,我們可以了解其實老闆把辦公室佈置多豪華,員工根本不在乎,重點是我的地盤我作主。能自己做主,員工自然開心,開心工作效率自然會提升了。

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