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最有生產力的人,不會想將「每件事」做到最好!從小測驗看你的工作方法

2019-11-17 04:53:22
Managertoday
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每天上班,總是有好多件看似重要的事情要忙?努力做完代辦清單上的所有事情,下班了,卻還是覺得有什麼事沒做好?沒有什麼成就感?好像也沒有離目標更近一些?其實,這是因為我們的做事方法,缺少了健全的規劃制度與流程

每天上班,總是有好多件看似重要的事情要忙?努力做完代辦清單上的所有事情,下班了,卻還是覺得有什麼事沒做好?沒有什麼成就感?好像也沒有離目標更近一些?

其實,這是因為我們的做事方法,缺少了健全的規劃制度與流程,讓我們執行重要的事務。思考哪些事情重要,與真正完成這些事,兩者大不相同。如果沒有做到這件事,我們所設定的目標,很容易淪為一種妄想。

有清楚的優先次序來投入我們的注意力,能夠確保我們保持專注,每天結束時都能獲得成就感。《5個選擇:不被瑣事纏身,每天都有高效生產力》一書提供了一個好辦法,能幫助我們篩選重要性更好的事務,避免分心。在此之前,先來看看書中提到的「安排石頭,非分類細砂」是什麼意思。

大石頭和小砂礫

  • 大石頭:
    大石頭代表的是人生中重要的「優先事務」。例如,花在關鍵人脈上的時間與責任、重要的計畫、關鍵的會議等。

  • 小砂礫:
    與大石頭相反的是小砂礫,代表所有充斥生活中的「瑣事」。包括收發電子郵件、打電話、洗衣服、較不重要的緊急事務等。

試試這個小測驗!

如果圖中的桶子代表你的人生,哪一個桶子讓你比較有成就感?

  • 如果你選擇「左邊」的桶子
    你很可能會遇上麻煩,因為你先把所有瑣事都放到桶子裡,然後才想辦法塞進重要的事。在現今社會,小砂礫源源不絕來襲,這個方法注定無效。這可不是一小堆砂礫,我們每天一睜眼,彷彿就面對長長一排自動傾卸式貨車,準備往我們的生活卸下堆積如山的小砂礫。

  • 如果選擇「右邊」的桶子
    代表你踏上正確的路,也就是說,如果你先把所有重要的事情放進桶子裡,然後把一些不可避免的小砂礫塞在大石頭旁邊,你將會更有生產力。但是在這個思考模式之下,有個關鍵的轉變:你必須明白,如果你只是以更快的速度整理小砂礫。你必須決定哪些事最重要,然後先安排好每週與每天的時間,把你寶貴的注意力與精力專注的投入那些事當中。為了實現這個目標,你必須刻意放棄許多瑣事。

沒關係!事實上,那些瑣事大多只會害你無法全心全意投入重要事務。你可以有意識的選擇把哪些小砂礫留在桶子外頭,正如你在圖示中看到的情景。

最有生產力的人,不會想將每件事做到最好

在時間管理的舊觀念裡,總會看到這樣的訊息:「每個人擁有的時間都一樣多,只不過有些人能夠比別人塞進更多事情而已。」他們一定是最有生產力的人。但是,在現代的環境裡,真正的生產力關鍵不是完成更多事,而是完成正確的事,亦即重要的事,同時盡力達到最好的品質。

重點不在於用更少的時間與心力做更多的事,而是把更多心力用在少數幾件事上。你應該把品質最好的注意力與精力,盡量集中投入少數真正重要的優先事務上,即使生活中不免會穿插一些小砂礫般的瑣事,你依然要完成那些重要的事。

延伸閱讀 /

1. 與其增加努力,不如提高產出!減少雜事、提高效率的得失矩陣

2. 做好時間管理就是有效率?錯了!工作「效率」跟你想的不一樣

(本文整理自《5個選擇:不被瑣事纏身,每天都有高效生產力》,天下文化出版)