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與其增加努力,不如提高產出!減少雜事、提高效率的得失矩陣

2019-11-21 08:16:18
Managertoday
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你是不是總覺得每天忙得團團轉,即使有再多的時間也不夠用? 日本圖解思考大師西村克己指出,工作者如果無法消除不必要的工作,就只能終日埋首瑣事,成為公司的打雜人員。

你是不是總覺得每天忙得團團轉,即使有再多的時間也不夠用?

日本圖解思考大師西村克己指出,工作者如果無法消除不必要的工作,就只能終日埋首瑣事,成為公司的打雜人員。他在著作《A咖工作術:拒絕當公司裡可被輕易取代的小卒》中,提出減少瑣碎工作的3個辦法:

1. 透過浪費、駁雜、勉強,找出和成果無關的時間

西村提出「費駁強法則」(浪費、駁雜、勉強),做為找出問題的思考法。浪費是指對產出毫無貢獻卻需要花時間處理的項目,包括重做、檢查、等待、生產過剩等,如能盡量減少浪費,就可以提升工作效率。

駁雜則包含源自工作方法、同事間相處、工作分配的混亂。如工作方法沒有標準化,工作品質變得雜亂無章,因此拖累整體工作時程等。

勉強分為心理和身體兩個層次。舉例來說,如果勉強你每天加班,長期而言會讓你身心俱疲,對工作提不起勁,所以在勉強發生時,就應該盡量婉拒。

2. 用4步驟——ECRS,改善工作現況

西村建議以ECRS思考改善步驟,進一步處理工作項目。ECRS是由捨棄(eliminate)、結合(combine)、置換(replace)、簡化(simplify)4步驟組成。

ECRS就是改善現況的優先順序。以連鎖零售店為例,面對經營不善的店面,你應先考量是否乾脆關閉分店,若有些勉強,就接著考慮是否能將此店面和另一間分店合併。如果合併行不通,想想看替換店長能不能提高經營效率?若是無法更換經營團隊,就想辦法簡化現有工作流程,以微幅變動做為改善方案。

3. 與其增加努力,不如提高產出量

別人對於你的工作評價,不在於你的努力,而是你的產出與貢獻。為了在有限時間創造最大產出,西村建議採用「得失矩陣」(參見首圖),找出執行容易、獲利較大的紅利機會,優先執行就能在短期得到巨大成果。如此一來,不僅自己能得到完成工作的滿足,更會使主管和顧客認同自己的工作效率。

(本文取材自《A咖工作術:拒絕當公司裡可被輕易取代的小卒》,紅通通文化出版)

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