向誰簡報都成功!5個技巧+4項重點,讓你說服力、表達力一次到位


高階主管是很難說服的一群人,他們多半時間緊迫,只能給你一點點時間。雖然大多數的觀眾也是如此,但高階主管的不同之處,在於他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡,以有效幫助他們做出重要決策。

對他們做簡報,時間不宜拖太長,也不要把重點放在最後面,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點,他們沒時閒、也沒心情聽你妙語如珠,你會發現他們經常急著打岔,即使接下來的三張投影片,你就能回答他們的問題。

3 個作法,強化簡報「說服力」

因此,對高階主管做簡報時,重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括:

  1. 說重點:假裝你只有 5 分鐘,儘管你被分配到 30 分鐘,你準備了 30 分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的 5 分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點,再深入探討各項輔助數據。

  2. 提供所需:一定要切題,若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。

  3. 設定期待:一開始就讓觀眾知道,在這場 30 分鐘的簡報,你會先花 5 分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你 5 分鐘。

  4. 製作摘要投影片:以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10% 的經驗法則,如果你有 50 頁的附注投影片,就只要在一開始秀出 5 頁的摘要投影片。

    做完摘要簡報後,就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點,這時你可以很快從附注投影片中,找出輔助說明。

  5. 排練:簡報之前,可先找個曾成功說服高層主管的人,幫你看看你的簡報內容,給你建議,你的訊息是否簡明扼要?摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解?是否遺漏了觀眾想知道的事項?

向高層主管團隊做簡報,深具挑戰,也可能為你開啟許多機會,他們有可能成為你的強力後盾。

4 個重點,提升簡報「表達力」

此外,觀眾一次只能處理一種資訊流。他們要不是在聽你演講,就是在閱讀投影片,無法兩者同時並進,否則一定會漏掉部分你傳達的訊息。因此,要設法確保觀眾快速理解視覺資料,並將注意力很快拉回你說的話。

研究顯示,少了不相干的文字、圖表、動畫與聲音干擾,學習效率可望提升。這些額外資訊會增加觀眾的認知負擔,使他們分心,重要訊息反而被忽略了。

每張投影片都該通過我所稱的「掃視測試」,亦即 3 秒鐘就能看懂。訣竅在於:

  1. 先從空白頁面著手:不要用「按一下以新增標題」、「按一下以新增文字」的投影片預設母片,把提示詞關掉,在投影片上增加任何元素,要確定是行之有理。

  2. 限制字數:保持行文簡潔,容易快速瀏覽。字級要夠大,讓坐在後面的人也能看得見。

  3. 統整視覺元素:整份投影片選擇一種字體(頂多兩種),從頭到尾選擇一致色調(最多 3 種互補色,加上幾種中性色調,例如灰色或淺藍)。

  4. 審慎安排元素:投影片放映時頁面元素會比你在筆電螢幕上看到的大好幾倍,務求畫面整齊。物件大小要適切,若某元素比其他大,觀眾會以為那較重要。

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(本文摘自《跟誰簡報都成功:表達力 X 故事力 X 說服力如何一次到位!》,出自「天下文化」,原文請點此


跟誰簡報都成功:表達力 ╳ 故事力 ╳ 說服力如何一次到位!

作者: 南西.杜爾特
出版社: 天下文化
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