向誰簡報都成功！5個技巧+4項重點，讓你說服力、表達力一次到位

高階主管是很難說服的一群人，他們多半時間緊迫，只能給你一點點時間。雖然大多數的觀眾也是如此，但高階主管的不同之處，在於他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡，以有效幫助他們做出重要決策。

對他們做簡報，時間不宜拖太長，也不要把重點放在最後面，一開始就要讓他們知道，你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點，他們沒時閒、也沒心情聽你妙語如珠，你會發現他們經常急著打岔，即使接下來的三張投影片，你就能回答他們的問題。

3 個作法，強化簡報「說服力」

因此，對高階主管做簡報時，重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策，做法包括：

1. 說重點：假裝你只有 5 分鐘，儘管你被分配到 30 分鐘，你準備了 30 分鐘的簡報內容，也要假裝你只有接下來的 5 分鐘，這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點，再深入探討各項輔助數據。

2. 提供所需：一定要切題，若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊，你就先說明這點，之後再談其他。他們找你做簡報，是認為你能填補這塊資訊空缺，因此要盡快針對問題回答。

3. 設定期待：一開始就讓觀眾知道，在這場 30 分鐘的簡報，你會先花 5 分鐘做重點摘要，接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問，都會耐心的給你 5 分鐘。

4. 製作摘要投影片：以幾張摘要投影片，清楚簡明的秀出你的主要論點，其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10％ 的經驗法則，如果你有 50 頁的附注投影片，就只要在一開始秀出 5 頁的摘要投影片。

   做完摘要簡報後，就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點，這時你可以很快從附注投影片中，找出輔助說明。

5. 排練：簡報之前，可先找個曾成功說服高層主管的人，幫你看看你的簡報內容，給你建議，你的訊息是否簡明扼要？摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解？是否遺漏了觀眾想知道的事項？

向高層主管團隊做簡報，深具挑戰，也可能為你開啟許多機會，他們有可能成為你的強力後盾。

4 個重點，提升簡報「表達力」

此外，觀眾一次只能處理一種資訊流。他們要不是在聽你演講，就是在閱讀投影片，無法兩者同時並進，否則一定會漏掉部分你傳達的訊息。因此，要設法確保觀眾快速理解視覺資料，並將注意力很快拉回你說的話。

研究顯示，少了不相干的文字、圖表、動畫與聲音干擾，學習效率可望提升。這些額外資訊會增加觀眾的認知負擔，使他們分心，重要訊息反而被忽略了。

每張投影片都該通過我所稱的「掃視測試」，亦即 3 秒鐘就能看懂。訣竅在於：

1. 先從空白頁面著手：不要用「按一下以新增標題」、「按一下以新增文字」的投影片預設母片，把提示詞關掉，在投影片上增加任何元素，要確定是行之有理。

2. 限制字數：保持行文簡潔，容易快速瀏覽。字級要夠大，讓坐在後面的人也能看得見。

3. 統整視覺元素：整份投影片選擇一種字體（頂多兩種），從頭到尾選擇一致色調（最多 3 種互補色，加上幾種中性色調，例如灰色或淺藍）。

4. 審慎安排元素：投影片放映時頁面元素會比你在筆電螢幕上看到的大好幾倍，務求畫面整齊。物件大小要適切，若某元素比其他大，觀眾會以為那較重要。

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（本文摘自《跟誰簡報都成功：表達力 X 故事力 X 說服力如何一次到位！》，出自「天下文化」，原文請點此）