頂尖企業都在用的「無雜訊」簡報製作法!學會8種簡報版型,別人更容易認同你


(本文出自《經理人月刊》2017年2月號,特別企劃:頂尖企業都在用的「無雜訊」簡報製作法

你在台上講得口沫橫飛,觀眾在下面卻是一頭霧水,這樣的情景是否似曾相識?其實,簡報的形式必須對應論述的邏輯:而邏輯的展開,必定有最適合的簡報形式。也就是說,如果簡報架構不明確,或是過於複雜,聽眾是很難理解的。

曾任職於波士頓咨詢公司(BCG)的森秀明,以看過10萬頁以上的投影片經驗,發現好的投影片能清楚顯示製作者的邏輯,讓觀眾可以直接看懂結論和資料之間的對應關係。舉例來說,如果採用一對一論法,聽眾的習慣是從上往下看投影片,這樣就會先看到「結論」,再往下看到「證據」(事實、案例、數據),如此就能輕鬆理解你的推理過程。同時,好的投影片花樣不多,《做好文獻探討》將主要版型分為8種,只要掌握好這8種,就能讓觀眾清楚看出你的資料脈絡。

1. 一對一論法:單一證據就可以傳達一個事實

所有論法中最基本的,根據一個有說服力的事實、案例或數據,推論出一個結論。像右圖的目的是為了傳達芬蘭在6個國家中森林覆蓋率第一,所以簡報者的「主張」就是芬蘭在這些國家中森林覆蓋率是最高的,再以長條圖列出6個國家森林覆蓋率的數據,其中芬蘭的森林覆蓋率為72%,位居第一,由此「證明」主張是正確的來說服聽眾。

經理人147期

2. 並列論法:列出多個同質性事實支持論點,增加說服力

藉由多個事實一起證明,來強調論點的正確性。像是「蘇格拉底死了、柏拉圖死了、亞里斯多德也死了,因為這些事實而得出「人都會死」的結論。這就是並列論法的特色。再以右圖為例,寶僑(P&G)和美國設計顧問公司IDEO都有針對腦力激盪制定會議規則,顯見要讓腦力激盪發揮效果,制定適合開會的規則是關鍵。

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3. 結合論法:藉由同時存在的現象,支持結論

「結合論法」跟「並列論法」不同的是,需要多個事實同時存在,才能證明主張。像下圖的「結論」:美國1973年後經濟衰退1%是不尋常的,就必須在「戰後經濟成長率4%並不特別(1870年後皆高於3.4%)」與「經濟成長率從未如此緩慢(嬰兒潮開始進入市場,經濟成長率卻卻依然是1870年來新低)」同時存在,才能證明。

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4. 連鎖論法:描述人事時地物的因果關係

天氣看起來陰陰的,推論可能會下雨,再推論出門需要帶把傘。因為A得B、B再得C,即為連鎖論法。像下圖就是一本雜誌的出版流程,從撰文、美編到印刷,最後才有你手上這本熱騰騰的雜誌。

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5. 麥肯錫論法:融合連鎖與結合論法

麥肯錫的顧問都喜歡畫流程圖,他們會融合連鎖與結合論法,就是隨著時間的經過,依據記錄工作的流程,例如拓展事業的進行步驟。像右圖分析,從進貨到販賣的過程中存在的資訊管理問題,就是藉由列出不同時間段可能發生的資訊問題,來找出各自的解決方案,最終解決資訊管理問題。

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6. 對立論法:從正反意見中得出結論

針對同一個問題,先敘述某個見解,再提出相反的觀點,藉由比較兩者不同的看法得出主張。像下圖針對創始人、主義、研究內容、影響,分別以泰勒主義(Taylorism)和梅奧主義(Mayo Theory)進行比較,最後得出結論:定位理論源自泰勒主義,能力主義源自梅奧主義。

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7. 比較論法:找出不同方案的共通點與差異點

與對立論法不同的是,比較論法適用於兩個見解存在共通點與差異點,而非完全不同。像下圖,定位論和能力論的相似點,就是都可反覆實驗。定位論有鐵鍬實驗;能力論有霍桑實驗。但兩者在實驗方法上存在差異,定位論重視量化分析;能力論重視質化分析。

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8. BCG論法:融合對立與比較論法

BCG的顧問擅長以2X2的矩陣為事物做分類,像是產品組合管理法(一般稱BCG矩陣)。從右圖可看出左下角的漸進型改良商品和右上角的創新型開發商品,無論商品或客戶都沒有共通點,彼此是對立的;左下角的漸進型改良商品和右下角的進化型適應產品,皆是針對既有客群,只不過是新、舊產品的比較。

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資料來源:《簡報禪》,悅知文化出版;《科學管理原理》,機械工業出版社;《設計思考改造世界》,聯經出版;《創新者的致勝法則》,天下文化 ;《創新的藝術》,中信出版社資料來源;《金字塔原理Ⅱ》,經濟新潮社出版;《外商顧問公司的超強簡報術》,究竟出版

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