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外商顧問、矽谷菁英都用的簡報技巧:說自己「不做什麼」

2018-12-17 03:15:56
Managertoday
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老闆請你到他的座位旁,找你討論你先前交給他的報告。他隨手翻了幾頁,抬起頭來問你:重點是什麼?於是交代你回去重做一份。你不敢說的心裡話是,「這份報告我做了好幾天。」該怎麼做,才能讓你的努力被看見?

老闆請你到他的座位旁,找你討論你先前交給他的報告。他隨手翻了幾頁,抬起頭來問你:重點是什麼?於是交代你回去重做一份。

你不敢說的心裡話是,「這份報告我做了好幾天。」該怎麼做,才能讓你的努力被看見?

1. 先建立架構,再講內容

一份好的報告,要讓讀者立刻看出重點,所以建議先從「結構」下手。

從資料的蒐集和整理階段,就要有條理、有邏輯、有時間先後順序地把內容分門別類。例如,將資料分成「問題」「學者見解」「解決方案」等幾大群組;而「解決方案」這個群組底下,又有「策略 1」「策略 2」「策略 3」等等。

歸納好資料之後,接著還要為不同的群組「下標題」,便於讀者了解架構。而「數字」會是呈現報告要點的好方法,當你提出「從 3 個策略解決問題」,即使老闆忘記詳細內容,他可能還會記得有「3 個策略」。

2. 用精彩引言,吸引人往下讀

報告的引言寫得好,是吸引讀者眼前的關鍵,寫作者一定要深入思考讀者最想知道什麼。一旦抓住了讀者的目光,要引導讀者讀下去,最好可以把接下來每一個段的重點,都用一句話濃縮,放在開頭,讓各段的第一句話具有連貫性,形成一個「故事」。

要注意的是,一篇報告裡不要放太多重點,才能避免讀者失去專注力。

3. 大家都知道的事,不用再說

如果報告的目的,是要說服和得到對方的認同,最後還要做到兩點:首先,凡事都要有證據、有具體做法、有數字,像是「現在很紅」,就不如「銷量 1 萬」來得明確。

其次,展現你的不同。有時候,說出自己「不做什麼」,比強調自己「要做什麼」還特別。 例如,只說「要製造自己有信心的新產品」,讀報告人的可能會說,誰不是這樣呢?但是加上一句「『我從不傾聽市場的聲音』,只製造自己有信心的新產品」,就會讓人對於報告者的「自信」另眼看待。

(本文取材自《原來,這才叫說.重.點:外商顧問、矽谷菁英都推崇的超條列式表達》,方智出版)