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身為主管,事情卻多到沒時間管員工?領導者該反省的兩件事

2019-11-22 15:02:13
Managertoday
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領導者與團隊成員差在哪?領導者該成為什麼樣的人,對組織、團隊才是好的?

領導者與團隊成員差在哪?領導者該成為什麼樣的人,對組織、團隊才是好的?

懂得「放手」才是領導者

在工作的世界中成為領導者的人,大多數都曾是優秀的選手(團隊成員)。另一方面,在實務層面一路累積實際成果的人,很難擺脫「自己動手做更快」的思考方式。

如果只挑出在眼前的一項作業把事情做完就行了,那的確有時候自己做會更快。可是,當負責為團隊整體思考的領導者自己動手處理個別作業,會把大部分的時間與集中力消耗在那件事上。俗話說見樹不見林,如果不努力對作業放手並從更綜觀大局的角度來看事物,便無法達成處理團隊的日常業務、達成目標。

要努力克制「想自己做」的情緒

儘管說「自己動手做更快」,實際上速度有多大的差異呢?兩倍?三倍?不過,總不會是五倍或六倍吧。只要試圖獨自一人做出成果,成績很難超越優秀領導者率領的五、六人團隊。認為「自己動手做更快」的人,在本質上應該也明白這樣的道理。

雖然如此還是不肯放手的原因是什麼呢?請試著確認自己心中是否存在著不願放下某件工作的心情。舉例來說,大家腦海中是否閃過「沒有時間說明」這句台詞?然而,這只不過是個藉口。大家應該明白應該節省的不是說明的時間,而是該減少自己今後繼續做那一項工作的時間。

就算在道理上明白,有時卻很難實際做到。這並非理論的問題,而是情緒上的問題吧。身為優秀的選手(團隊成員),在作業過程自行學到如何迅速又正確地處理作業,因此非常瞭解親自動手做的價值。另外,他們也很清楚完成作業後的成就感,並對表現得到好評感到自信。對作業(工作流程)放手,會伴隨著失去這些的恐懼感。

可是既然當了領導者,該做的事自然不用多說,也請大家努力重新理解,身為領導者該學習的事物與受到評判的基準,和還是選手(團隊成員)的時候截然不同。作為領導者要達成團隊任務,是一件有許多辛勞之處的工作。不過,從中能學到很多作為選手時所學不到的東西,非常值得去做。

另一方面,有時即使無涉於情緒,的確也有無法放下的業務。為了擠出時間進行身為領導者的工作,這時候應該做兩件事。

  • 在一天之中安排「思考」的時間
  • 不獨自行動

1. 在一天之中安排「思考」的時間

面對急迫的期限默默作業這種行為會帶來某種亢奮感。對於眼前作業的專注力提升,想要排除所有阻礙因素的心情會發揮作用。

處在這種精神狀態下,一方面專注力會提升,另一方面視野會變得異常隘。舉個極端的例子,碰到「孜孜不倦地手工完成所有作業要一小時,不過搜尋網路五分鐘,說不定可以發現十分鐘就能做完的方法」這樣的情境,會發生捨不得花五分鐘搜尋〈或是腦海中根本沒浮現搜尋這個選項〉,專注於投入需要一小時的作業這種情況。冷靜來看,這顯然陷入了效率不彰的思維,但當事人大都沒有自覺。

面對這種狀況有效的技巧是「在一天之中安排『思考』的時間」。雖說是思考,也不需要胡亂安排一大段時間,有 15 分鐘就夠了。不管再怎麼忙碌,應該都擠得出這點時間。在這段期間,

別使用平常作業用的電腦,請以客觀的角度思考自己與團隊置身的狀況、正在做的事、該處理作業的優先順序等等

安排時間思考,可以拓展變得狹隘的視野、整理腦海中凌亂的想法。就算本來被逼得陷入「別無他法」的局面,思考後也會發現除了「不斷動手做事」之外的選項。

再加上,「思考」會使腦海中模糊的念頭形成「言語」。思考就是將念頭化為言語。化為言語後,便能向他人「說明」。視情況或許原本一個人在做的事情,會變成由團隊來共同經手。

2. 不獨自行動

無法放下的作業,實際上是什麼樣的事情呢?

和團隊外的人協商、調查某些事情並製作資料,其他要列舉起來多不勝數。如果大家正獨自做這些事,請先停下來,盡可能和其他人一起行動。去協商時「帶一個人擔任會議紀錄」,製作資料的話「至少分出一頁找別人製作」,如果有困難就「至少找人製作要放在那頁資料上的素材來源」

大家或許會覺得自己沒準備好的話,無法透過該作業具體地傳達某些訊息。儘管如此,在這樣的合作過程中,即使只是小事應該也能傳達給對方,隨著次數增加,將在對方心中確實地累積某些經驗。

而且,對方說不定會引出某些我們無法傳達的東西。為了實現這一點,你必須告訴對方對於一起行動抱著什麼樣的期待。

透過培養更多人學會本來只有自己能處理的作業,可以慢慢地將時間分配到領導者本來的工作上。

(本文整理、編輯自《沒人教我怎麼當主管》,東販出版)