重要且緊急的工作，常被臨時任務打斷？2 個祕訣，讓你不再加班連連

管理學大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在《與時間有約》提出「時間管理矩陣」概念，依照緊急、重要的程度，把事情分成 4 大類別。我們都知道要優先做「重要且緊急」的工作，也不能忽視「重要但不緊急」的任務。但即便如此，還是可能忙到焦頭爛額，加班連連。

問題出在哪？日本商品開發顧問美崎榮一郎指出，人容易被「預期以外的事」打亂節奏。比如，你正準備明天要交的產品企畫書（重要且緊急），老闆卻請你跑腿、部屬也來討論問題（不重要但緊急），礙於職權、人情壓力，很難拒絕對方，影響正事進度。

因此，美崎建議，

工作者安排待辦清單時，要汲取過去經驗，主動列入「可預測的臨時任務」。

舉例來說，只要推出新產品，客戶多少會反映瑕疵狀況，所以「客訴」雖然突發，卻不是不可預料的狀況。下次發布新品時，就可以預留一段時間，面對「突然」打來的抱怨電話。

第二個關鍵是效率，美崎提出「工作模組化」法則，指的是

運用「生產線思維」，把一項工作分解成幾個小單位，並一次執行性質相近的內容，而不是照著原本的流程做事。

以法務人員處理機密文件為例，流程包含：

1. 開會討論文件內容
2. 文件歸檔
3. 需要銷毀的文件放入碎紙機

一般人會視 1～3 的步驟為一道工序，總是從 1 做到 3 再重來一次。但其實每審閱一份文件，就得從座位走到碎紙機旁，累積下來也浪費不少時間。也就是說，當你把步驟 3「丟碎紙」看作一個新的單位，累積 50 份文件再一口氣銷毀，就能更有效率。

不僅如此，美崎提醒，每段時間都有不同意義，即便死線當前，在通勤、專注力較低的時候（例如午休結束）做「重要且緊急」的事，效果也不一定好，不如提前整理出「低強度」的工作，像是決定開會議程、訂出差機票、規畫下周行事曆等，安排在零碎、生產力低的時段做，妥善搭配「專注力」與「工作難易度」，自然能事半功倍。

（本文取材自《時間經濟學》，方言文化出版）