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小心!別讓 4 個小動作,毀了你的職場人際關係

2019-04-29 Seminar room gonmatus 負責人 藤由達藏
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如果你的習慣動作會將「負面情緒」傳達給對方,就像在自己胸前掛了一塊「請勿靠近」的牌子一樣。讓我們一起來看看,在對話中容易把「負面情緒」散發出去的幾個代表性「動作」。

一、習慣性托腮

無論是在公司內部或外部,只要是在桌上的商談及會議時,托腮都不是一個好習慣。 雖然坊間已有不少關於禮儀的書裡都有寫到這一點,可是實際上,還是有許多人喜歡托腮說話。有些人只用單手,有的人用雙手,風格各異。

最近,我發現當自己在認真聽對方說話的時候,會有托腮、身體往前傾的習慣。雖然自己也知道這樣不好應該要改掉,可是在不知不覺中,還是會習慣性的做出這個動作。

會有這種動作其實是有理由的,因為我本身有習慣性駝背的不良姿勢。對長時間必須面對電腦的人來說,他們的脊椎通常是彎曲的,背部呈圓形,也就是一般所謂的駝背。為了支撐向前傾的身體,使得我必須做出托腮的姿勢。當然,把自己晾在椅子上托腮說話的姿勢,不在這裡的討論範圍內。

雖然每個人的體型和習慣各有千秋,但托腮這個動作絕對是你的姿勢正在惡化的證據 ,因為只用手肘支撐頭部乃至身體的重量,身體便無法自由活動,無法回到前面說的正確姿勢。

二、交叉手臂

這也是一個容易下意識就做出來的動作。當我們在思考事情或面對一個重大的案子,許多人都會有反射性交叉手臂的習慣。但你們可知道,交叉手臂其實是一種防禦性姿勢。這個動作是在告訴對方,你在保護自己,並且不會把事情全部如實交代出來。

當感到不安時,人們會傾向用手或手腕去碰觸身體上的其他部位,藉此獲得某種安心感。所以有人在心神不寧時,會用手去撫摸自己的臉頰,或是透過交叉手臂,讓手腕能碰到自己的胸口。然而這種安撫自己的動作,看在對方眼裡,就像是在對外昭告 「我現在很不安」 而已。

我們每個人其實都像一面 「無限鏡」(Infinity Mirror) ,自己的不安會影響到其他人,如果對方受到你的影響也開始不安,你看在眼裡只會更加心慌意亂。倘若這是你所不樂見的負能量連鎖效應,就不要在動作上傳遞出不安訊息。

所以當你注意到自己又在交叉手臂時,就立刻鬆開雙手,然後做一些能讓自己放鬆的動作。

三、點頭如搗蒜

當我們在聽別人說話時偶爾點個頭,表示我們理解對方在說什麼,這麼做能讓彼此之間的溝通更加順暢。

可是有些人頭部上下擺動的速度之快,就像製作手搖飲料的機器一樣。他們甚至對自己說的話,也是點頭如搗蒜。或許對他們來說,只點一次頭無法表達出自己的認同,所以才發展出這種習慣。還有一些人,他們點頭幅度雖然沒有那麼大,可是卻有在密集點頭的過程中,加上「嗯、嗯、嗯、嗯」這類「音效」的壞習慣。

動作者本身因為已經習以為常了,不容易注意到自己的問題。可是從對方的角度來看,帶來的印象卻可能是「太超過」或「不自然」,所以點頭次數還是點到為止就好。 特別是手搖飲料機器型的激烈點頭,會讓人感到頭暈目眩。還沒說話就覺得累了。

當你要附和對方說的話時,記得要利用對話之間的空白和節奏感。也就是說,請在一個話題結束、做結論或談到重點時才點頭。 唯有當你知道對方在說什麼,才可能隨著談話的進展用點頭表示理解。如果不是這樣,就只是傻傻的搖頭晃腦而已,對談話一點幫助也沒有。

四、身體搖搖晃晃

有些人會配合所在場合播放的背景音樂打拍子。如果今天你是單獨一人在享受音樂,當然喜歡怎麼做都行。可是當你在和其他人對話時,隨著旋律搖晃身體既不自然,也不禮貌。

有些人不需要背景音樂,也可以憑著自己腦中的音符和節拍搖晃身體。我認為這種行為顯然是沒有把心思放在對話上的證據,因此還是別做為妙。若你是個喜歡音樂的人,很有可能會在無意間配合旋律舞動起來,這點還需多加留意。

(本文整理、摘錄自《操控阿德勒幸福說服術,無論誰都會喜歡你》,方言文化出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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