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一不小心就被刷掉!職場上能留下來的,是深懂這 3 件事的人

2019-09-20 2019年全球人資科技百大影響力人物 馬克.艾福隆
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公司的轉變往往十分迅速,管理階層不時更新公司的策略,以因應市場環境的波動、法規的演變、產品在生命週期中的變化,以及許多其他因素。短短十二個月內,一家公司可能從成長模式進入轉型模式,又或者從致力開發尖端產品,轉為致力成為低成本供應商。公司可以迅速調整流程和運作方式,以配合這些變化,但員工要以相同的速度改變自己的行為和能力,則是困難得多。

人的轉變比較緩慢,我們固定的 50% 因素不會顯著改變,而彈性的 50% 因素也可能有一部分會阻礙我們改變。如果你已經花了十年的時間,努力適應公司力求穩定、壓低成本的策略,你很可能建立了配合相關要求的強大能力,畢竟你已經花了十年的時間,調整自己的心態和行為模式以達成目標。現在,公司卻要求你創新,而且要快。這對所有員工都是個關鍵時刻:

及時適應的人將能保持高績效,其他人的績效則會顯著退步。

盡可能提高契合程度的第一步,就是認清自己和公司對雙方契合程度有何影響。

你對契合程度的影響: 你有自己喜歡的工作方式和公司類型,你可能喜歡高成長的小公司那種快節奏、激昂、勇於冒險的環境,又或者你喜歡成熟大公司的穩定性、專業精神和可預期的環境。你對工作環境很可能有所偏好,但必要時,你可以適應與自身偏好有所不同的環境。然而,因為你固定的 50% 因素,對你的基本偏好影響很大,如果工作環境與你天生偏好的環境顯著不同,你將必須努力維持你與環境的契合程度在合理的水準。

公司對契合程度的影響: 你們公司有自己的文化和策略,也有偏好的工作方式,這些因素構成你必須適應的工作環境。但是,這些因素可能迅速改變,競爭壓力、創新,以至公司的自然演變,意味著你數年前才加入的公司,如今的人才需求已變得截然不同。

由於轉變的速度相當快,一旦公司認定的發展策略需要新的行為和能力,你就必須及時調整。應該怎麼做?

如果你能夠定期評估公司不時改變的需求,就可以設法改變自己的能力和行為,更妥善地配合公司的需求。這種評估要求你:

  • 了解公司不時改變的需求;
  • 了解自己天生適合什麼環境;
  • 管理自己的契合程度,以求盡可能提升績效。

1.了解公司不時改變的需求

你們公司的策略和變革需求在顯著改變之後,成就高績效的能力將會隨之改變。你對這些變化的認識愈準確,就能夠愈快調整行為,以配合高績效的新定義。

你們公司奉行什麼策略? 一個組織的策略,往往偏向追求達成下列兩項目標的其中一個:盡可能提高創新能力,藉此打敗對手;盡可能提高運作效率,藉此打敗對手。 這兩種策略要成功,需要不同的能力或心態配合。靠創新致勝,往往需要承受較大風險的意願、較強的創造力,以及較能夠忍受模糊不清的情況。靠效率致勝,通常需要較為冷靜的思考、重視流程,以及六標準差(Six Sigma)能力。你可能認為,一家公司必須兼顧創新和效率才能成功。雖然創新和效率都很重要,科學研究顯示,奉行純粹的策略(致力成為效率最高或創新能力最強的公司),效果總是好過奉行混合型策略(追求兼顧創新和效率)。

你們公司的變革需求為何?一個組織可能正經歷合併、經濟衝擊、快速成長、轉型之類的事件,要求領導人能夠駕馭重大變化。它也可能只是經歷多數組織在日常運作中出現的典型起伏。這兩種環境要求的能力截然不同。

你可能認識一些往往能在亂局中大展身手的領袖,他們具有獨特的能力,能夠明智地冒險、擬定簡明的願景,並且孜孜矻矻地促進工作──他們具有較強的轉型領導力。有些領導人則是特別擅長駕馭日常業務挑戰,能夠有效執行核心流程,管理好自己的團隊,在一般情況下,是優秀的企業公民。但是,這種領導人若必須領導重大變革,必將力有不逮;而如果將轉型領導人放在平靜的環境下,他們會覺得工作無聊到無法忍受。

2.了解自己天生適合什麼環境

因為契合很重要,你應該往正確的方向發展,盡可能提高自己的契合程度和績效。第一步就是了解自己天生適合什麼環境。你適合什麼環境,取決於你的性格(屬於固定的50%因素)、你在職涯中鍛鍊出來的能力,以及你偏好的工作環境。這些因素結合起來,使你偏好特定的工作方式,使你在某些情況下比較能幹。就此而言,你就像一塊拼圖,具有獨特的形狀,這本身可能很有意思,但你必須與其他拼圖契合,才有價值。

3.管理自己與公司的契合程度

你們公司很可能不會評估你的契合程度,因此你可以應用這套簡單的方法,改善你自己和你團隊的狀態。如果你已經評估了自己的契合程度,你會知道自己的狀態,下次你和上司談論自己的發展時,可以試著這麼做:

分享你對公司的看法

告訴上司你對公司發展方向的評估,以及這對你有何涵義。
- 「嗨!吉爾,我覺得我們〔公司/集團/部門〕目前和未來數年,是處於〔創業型/營運型/效能型/復興型〕的階段。我據此評估公司未來兩年需要主管做些什麼,認為公司將重視可以做_______、_______和_______的主管。公司當然也需要主管展現許多其他技能和行為,但這些看來是比較重要的,你認為我的評估正確嗎?」

分享你對自己的評估

告訴上司你適合什麼樣的環境,以及原因何在。
- 「我認為自己最適合〔創業型/營運型/效能型/復興型〕這種環境,這意味著我的能力大致上〔符合/不符合〕我們的策略。你同意我的評估嗎?」

分享你的計畫

告訴上司你打算如何發展自己,以配合公司的需求。
- 如果你與公司的需求契合,你可以這樣表示:「我希望維持個人發展重心在_______,並且試著藉由做_______展現這些技能。」
- 如果你與公司的需求不大契合,你可以這樣表示:「因為公司的重心一直在變,我希望確保我的技能和行為及時改變,以配合公司的需求。我認為,我應該專注於改善我在_______和_______的能力,辦法是_______和_______。」

尋求建議

問上司是否可以就公司的轉變或你的發展計畫,給你一些意見。
- 「除此之外,我還應該做什麼?又或者有哪些事情,是我不應該做的?」

如果你能夠定期評估自己的契合程度,調整你的行為和能力,以配合公司的需求,你就能夠持續保持非常傑出的績效。

(本文摘錄、整理自《高績效人士都在做的8件事》,星出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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