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沒做到這 3 件事,開會只是浪費時間!一張圖,秒懂會議白板要記下的重點

2019-11-19 12:33:43
Managertoday
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明明都很忙,還得停下手邊的工作,全部到會議室集合......你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢?想要減少會議上的焦躁情形,請先嘗試以下 3 件事

上司與部屬明明都很忙,還得停下手邊的工作,全部到會議室集合......你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢?

「討論一直在繞圈子,到最後都沒有結論。」
「叫年輕同事發表意見,總得不到有用的回答。」
「話題一直偏離主題,會議結束也沒有任何收穫。」
「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點,氣氛就凝重得像守靈一樣。」

想要減少會議上的焦躁情形,請先嘗試以下 3 件事:

1. 把當天會議的主題與目標寫出來

為了避免耗費時間也得不出結論,或話題東拉西扯,最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

  • 會議主題
    例:籌備新產品發表會
  • 本日目標
    例:決定當天的節目/決定邀請名單與邀請函文案/確認租借的器材/開場影片二選一
  • 如果是長期企畫的中間階段,就要設定最終期限
    例:發表會舉辦日 = 11/15

建議各位如以上所示,先以具體的表達方式寫在白板上,讓所有參加者開會時,視線隨時都能看到這些文字。

2. 決定時間分配

迎新儀式或誓師大會等公司的活動、研修會或研究發表會、為顧客舉辦的聚會等,有人潮聚集的活動,一定會做好時間分配。因為時間有限,在這段時間內想要執行幾項內容,當然要針對各項內容分配時間,例如「這一項 10 分鐘」、「這裡 20 分鐘」。

不過,不知道為什麼有那麼多公司平時開會時,卻不會分配時間?導致以下情況不時上演:「今天的會議希望能做出四項決定,到最後卻一個也沒決定。」

  • 課長布達:3 分鐘
  • 業務部報告:20 分鐘(4 分鐘 × 5 人)
  • Q&A:10 分鐘
  • 討論新產品名稱:25 分鐘
  • 總務布達:2 分鐘

例如時間分配如上,像①的會議主題和目標一樣,清楚寫在白板上,提醒所有成員在規定時間內討論,會議就能順利進行。

分配時間時,如果無法在規定時間內討論完所有事項,表示會議時間對於議事內容而言並不足夠,可以考慮採用具體的解決方案,例如「部分內容留到下次開會再討論」、「延長會議時間」等等。

3. 不開不必要的會議

想要與所有成員共享資訊及交換意見,唯一的方法就是決定好時間與地點,將所有人聚集在一起。

過去的時代確實如此,不過,現在已不同以往。只要使用企業內部網路或「商務聊天」(Business Chat)等工具,就能達到以下目的:

  • 上司一次對所有成員下達指令。
  • 所有人可以讀取成員的意見。
  • 針對各項課題建立群組,分組討論意見。
  • 可以共享 Word、Excel、圖片與 PDF 等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外,也能在平版電腦或智慧型手機上使用。因此,沒必要僅僅為了「每星期三召開例行會議」等理由,讓所有人在百忙之中抽出時間集合。

當然也有「必須面對面直接溝通的會議」,在這種場合裡,請採用前面提到的第一、第二個做法,與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行,就應該考慮取消這場會議。如此一來,即可確實減少造成焦躁的因素。

如何消除沒有意義的會議?試著在會議上決定這些事吧!
《頂尖人士這樣面對壓力》

(本文整理、摘自《頂尖人士這樣面對壓力》,天下文化出版)