沒做到這 3 件事，開會只是浪費時間！一張圖，秒懂會議白板要記下的重點

上司與部屬明明都很忙，還得停下手邊的工作，全部到會議室集合......你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢？

「討論一直在繞圈子，到最後都沒有結論。」
「叫年輕同事發表意見，總得不到有用的回答。」
「話題一直偏離主題，會議結束也沒有任何收穫。」
「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點，氣氛就凝重得像守靈一樣。」

想要減少會議上的焦躁情形，請先嘗試以下 3 件事：

1. 把當天會議的主題與目標寫出來

為了避免耗費時間也得不出結論，或話題東拉西扯，最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

• 會議主題
  例：籌備新產品發表會
• 本日目標
  例：決定當天的節目／決定邀請名單與邀請函文案／確認租借的器材／開場影片二選一
• 如果是長期企畫的中間階段，就要設定最終期限
  例：發表會舉辦日 = 11／15

建議各位如以上所示，先以具體的表達方式寫在白板上，讓所有參加者開會時，視線隨時都能看到這些文字。

2. 決定時間分配

迎新儀式或誓師大會等公司的活動、研修會或研究發表會、為顧客舉辦的聚會等，有人潮聚集的活動，一定會做好時間分配。因為時間有限，在這段時間內想要執行幾項內容，當然要針對各項內容分配時間，例如「這一項 10 分鐘」、「這裡 20 分鐘」。

不過，不知道為什麼有那麼多公司平時開會時，卻不會分配時間？導致以下情況不時上演：「今天的會議希望能做出四項決定，到最後卻一個也沒決定。」

• 課長布達：3 分鐘
• 業務部報告：20 分鐘（4 分鐘 × 5 人）
• Q&A：10 分鐘
• 討論新產品名稱：25 分鐘
• 總務布達：2 分鐘

例如時間分配如上，像①的會議主題和目標一樣，清楚寫在白板上，提醒所有成員在規定時間內討論，會議就能順利進行。

分配時間時，如果無法在規定時間內討論完所有事項，表示會議時間對於議事內容而言並不足夠，可以考慮採用具體的解決方案，例如「部分內容留到下次開會再討論」、「延長會議時間」等等。

3. 不開不必要的會議

想要與所有成員共享資訊及交換意見，唯一的方法就是決定好時間與地點，將所有人聚集在一起。

過去的時代確實如此，不過，現在已不同以往。只要使用企業內部網路或「商務聊天」（Business Chat）等工具，就能達到以下目的：

• 上司一次對所有成員下達指令。
• 所有人可以讀取成員的意見。
• 針對各項課題建立群組，分組討論意見。
• 可以共享 Word、Excel、圖片與 PDF 等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外，也能在平版電腦或智慧型手機上使用。因此，沒必要僅僅為了「每星期三召開例行會議」等理由，讓所有人在百忙之中抽出時間集合。

當然也有「必須面對面直接溝通的會議」，在這種場合裡，請採用前面提到的第一、第二個做法，與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行，就應該考慮取消這場會議。如此一來，即可確實減少造成焦躁的因素。

（本文整理、摘自《頂尖人士這樣面對壓力》，天下文化出版）