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會議紀錄怎麼做最快又明確?會議室有一個好工具,你一定沒想到...

2019-10-20 06:37:56
Managertoday
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花了大半時間開會,最怕就是沒有結論,或是會議紀錄寫得不清不楚,與會者無法回頭找到討論的細節;缺席的人看了會議紀錄也不清楚會議中大家討論的來龍去脈。久而久之,開會變得毫無意義,完全是在浪費時間

花了大半時間開會,最怕就是沒有結論,或是會議紀錄寫得不清不楚,與會者無法回頭找到討論的細節;缺席的人看了會議紀錄也不清楚會議中大家討論的來龍去脈。久而久之,開會變得毫無意義,完全是在浪費時間。

《零秒思考力 [實踐篇] 》指出,要提升大家開會的效率,會議室裡的「白板」是最佳幫手!只要妥善運用,不但能讓大家持續地踴躍發言、統整問題,並順利達成共識。

但是,白板上要寫什麼、誰負責寫?才能避免出現大家看不懂得文字或圖表。以下整理出 5 個做法,只要照做,當會議結束,會議紀錄也就跟著完成了。只要用智慧型手機拍下來,傳給所有與會者就可以。

1. 由會議的領導者、主持人負責寫白板

通常負責寫白板的人往往是祕書,或者是請寫字漂亮的人負責寫,但其實白板應該由領導會議的人一邊主持討論,一邊自己寫才對。

當碰到稍微深入、複雜一點的討論時,領導者可讓全體與會者集中注意力在白板上,同時確認每個人的發言內容,然後整理問題,並在大家都充分表達意見後,進行「由誰、應在何時之前、實行什麼動作」的明確分工。

2. 不要試圖統整,聽到什麼就寫下什麼

大多時候,我們都是等與會者講完,負責寫白板的同事才慢條斯理地以簡短的關鍵字寫下摘要。但這樣只能記錄發言內容的一小部分及一些零碎的片段,效果十分不好。

最好的方式應該是「聽到什麼就寫下什麼」。這麼做的好處是,所有與會者隨時都能清楚了解到討論的進度狀況,也不會有人重複提出相同的論點。大家的發言也會變得更明確。

3. 遇到發言者表達不順、難以理解,立刻問清楚

能順暢表達的人畢竟是少數,多數人都會有講話不斷重複、用詞不當、表達有所偏差而違背原意的現象。

在這種情況下,白板記錄者要能一邊聽,一邊嘗試理解他想說的,向對方確認「你的意思是這樣嗎?」再以簡單易懂的方式寫出來。

通常大家會因為你很認真的在寫白板,所以都會很有誠意地解說給你聽。這也能幫助其他與會者加深理解、更專注討論。

4. 整理問題和行動方案

大多數的會議,都是鼓勵大家踴躍發言,想說什麼都可以,導致議題發散、失去焦點。對於應採取的行動,大家也不會有共識;常常為了能結束會議,而草率地統整、下結論。

會議的領導者必須有意識地先促使大家針對問題發言,待大家都充分表達意見後,再說:「接著讓我們針對這些問題來討論應採取的行動。」主動引導會議的進行。

5. 當場針對不同的論點,圖解其相同點和相異點

開會偶爾會發生發言者彼此意見衝突的情況,這時你要先確認雙方的相同點,接著,還要再確認相異點。

你可以試著當場在白板右下角之類的空白處畫個表格來整理。將兩個人的名字橫向並列,再朝縱向列出雙方論點等多個項目(如下圖)。先列出相同點,再列出相異點,就會一目瞭然。

利用白板整理意見示意圖

利用白板整理意見示意圖

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資料來源 / 《零秒思考力 [實踐篇] 》,悅知文化出版
圖片來源 / PROTravis Nep Smith via flickr , CC licensed