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工作遇困難,先別急著自己扛!這 3 種難題,找老闆會更好

2019-11-12 16:28:14
Managertoday
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菜鳥主管最困擾的事情之一,就是工作遇到麻煩不知道該不該請老闆出面幫忙。常常找顯得沒有擔當;獨自承受又怕被怪罪。這當中分寸該如何拿捏?

三明治主管最困擾的事情之一,就是何時何事該向上司求援?何時何事自己來就好,不要麻煩老闆?若凡事都找老闆幫忙,雖然會讓工作進行得比較順利,可老闆也是大忙人,如果天天找他,也不太妥當。況且過度依賴老闆,只會阻礙自己的成長,並讓部屬感覺你是個沒有擔當的主管,得不償失。

相反地,如果不想麻煩老闆,凡事都靠自己,好處是不占用主管的時間,但碰到自己無法解決的問題,疲於奔命地一一去協調,不但事倍功半,更可能因執行不力而被怪罪。

找老闆幫忙前,先想想是否符合 3 個準則

所以說,要老闆幫忙的三大準則是:

1. 這件事有超出自己的「工作權限」嗎?

之前提到我們公司的官網改版,負責的主管要我幫他兩個忙:第一,因為官網與客戶資訊系統息息相關,他希望我能說服資訊技術部門的同仁全力支援;第二,因為需要與各區業務推廣搭配,新官網才推得起來,所以他請我協調各分公司負責行銷工作的同仁都要來總公司受訓。

這位主管很聰明,考慮得也很周全,因為推動官網不能只顧自己規畫設計而已,還牽涉跨部門的協調。這時候,若懂得借用老闆的管理權來協調其他部門配合,就可讓專案事半功倍了。

2. 這件事對公司的「營運績效」有重大影響嗎?

官網改版是攸關公司未來市場行銷的基礎工程,所以負責主管尋求主管支援確實有必要,但有些事雖然很急迫,卻不太重要,這時找老闆幫忙就要慎重了。

有一年歲末年終,我們公司決定跟一位得了癌症的青年畫家合作,採購他的作品來印製成精美的年曆送給 VIP 客戶,也按每個業務區域的員工人數與需求,分配了一定的額度。

收到年曆後,就有位業務主管跑來問我:「老闆,VIP 客戶要怎麼定義啊?我應該按照什麼標準贈送?」這件事情很急,因為拖延送出的話,年曆的使用價值就不大了。但這並不是一件會影響公司績效或發展的事情,就不應煩勞老闆。

所以說,新主管有急事想向老闆請求支援前,一定要先站在老闆角度想想這件事的重要性,再來請示老闆。

3. 這件事是「人事問題」嗎?

多年前,我們有位業務主管在帶領團隊上,遇到了工作績效一直是倒數第一的部屬。這位仁兄績效殿後就算了,畢竟任何業務團隊都有最後一名,但更令主管氣結的是,他居然每天比團隊中任何人都要提早下班!

這位業務主管苦口婆心地跟他做督導、談話、勸勉都沒用,只好硬著頭皮跟自己的上司,也就是我們公司的業務副總求援,看能否換由副總來處理這個人事問題。

於是副總協同業務主管,跟這位業務做了一次處理錯誤的溝通,副總很直白的告知,並讓對方承認,幾個月來自己的業績不但沒有達標,還一直是團隊的最後一名,也沒有展現想要急起直追的態度。副總最後說,如持續不改進的話,可能的後果是他的講師資格會被暫停,會喪失領業務與年終獎金的資格,甚至公司會懷疑他是否能勝任工作。

經過這次後果談話,這位業務也驚覺事情的嚴重性,決定痛改前非,全力以赴,最後年度結算業績時雖然還是沒有達標,但是他的工作表現有明顯的成長與進步。當我們有勇氣承認有些部屬自己無法搞定,而且願意主動請老闆援助時,就有機會化解棘手的人事問題。

要達成目標,必須一次次的「重複溝通」

新手主管可能認為,好的提案就應該被看見,不能白白讓它夭折,但我要提醒你,為了要達成目標,就要不停地和你的直屬上司溝通,直到他認可為止。 就像前奇異總裁傑克.威爾許所說的,

人總有一種迷思,以為溝通一次就夠了,其實為了要說服他人,必須一次又一次地重複溝通。

直屬主管不同意你的創意,就修改提案再提,行不通,就再修改,如果最後仍是挫折收場,告訴自己一句話:「上司本來就有權拒絕,接受事實吧!」

透過這三項指標,並把握 「不越級」 的原則,你就能妥善運用老闆提供的資源,而且避免後遺症。

(本文整理、摘錄自《三明治主管的帶人技術》,今周刊出版)