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你說的話,80% 沒人聽!3 招讓你的簡報更有說服力

2019-11-23 07:58:50
Managertoday
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公司的大小會議中,整理好企畫內容、簡報檔案再提案,可說是職場基本功。不過,經過悉心的準備,你能確定坐在下面的人都聽懂你想傳達的事嗎?

公司的大小會議中,整理好企畫內容、簡報檔案再提案,可說是職場基本功。不過,經過悉心的準備,你能確定坐在下面的人都聽懂你想傳達的事嗎?

日本辦公家具品牌普樂士(Plus)副總裁伊藤羊一的簡報技巧獲得軟銀(SoftBank)創辦人孫正義青睞,但他其實也曾有類似困擾。他認為無法用 1 分鐘說清楚的事,講再久也沒人聽得懂!簡報會失敗就是因為「你說的話有 80% 沒人在聽」。為了解決這個痛點,他建議 3 個方法:

1. 一分鐘說完一個概念

不論你的報告內容是 3 分鐘、15 分鐘或兩小時,都得嘗試把主旨濃縮成幾句話,在一分鐘內確實傳達,才能確保聽者在恍神前掌握到重點資訊。在濃縮主題時,應該先從聽眾出發,他們對哪些環節有興趣、對專業知識的理解程度及想從簡報中獲得什麼面向思考,進而篩選你的內容。

2. 點出主要訴求,讓對方行動

除了清楚傳達簡報概念,成功的簡報更要讓聽者行動

舉例來說,甲的簡報主張「顧客對商品很滿意,下單態度積極,銷售數字也提高」;乙則提出:「顧客大量購買這項商品,我們要盡快增產」。兩人講的雖然是同一件事,甲只陳述事實與原因,雖然沒有錯,但聽者不會有共鳴。伊藤指出,乙不只解釋原因,更直接點出主要訴求,讓聽者知道接下來的行動,才是好的報告

3. 避免隱藏邏輯產生的認知落差

無論聽者是主管還是員工,告訴他「要做哪件事」,一定要解釋理由。但許多時候,即便說了對方還是聽不懂?伊藤點出,說話太跳躍、缺乏連接句,讓對方必須猜測你的想法,就會產生認知落差

例如,A 求職者說:「我很喜歡貴公司,因為薪水很高」,面試官一聽就懂;B 求職者則說:「我很喜歡貴公司,因為業績很好」,面試官可能就會對背後的原因感到困惑。

B 在表達時隱藏了真正的原因,應該直接說出:「業績好,所以待遇穩定」,或是「業績好,所以有升遷機會」,連接到喜歡公司,才會讓聽者明確知道你想表達的意思。

(本文取材自《極簡溝通》,平安叢書出版。)