公司的大小會議中，整理好企畫內容、簡報檔案再提案，可說是職場基本功。不過，經過悉心的準備，你能確定坐在下面的人都聽懂你想傳達的事嗎？

日本辦公家具品牌普樂士（Plus）副總裁伊藤羊一的簡報技巧獲得軟銀（SoftBank）創辦人孫正義青睞，但他其實也曾有類似困擾。他認為無法用 1 分鐘說清楚的事，講再久也沒人聽得懂！簡報會失敗就是因為「你說的話有 80% 沒人在聽」。為了解決這個痛點，他建議 3 個方法：

1. 一分鐘說完一個概念

不論你的報告內容是 3 分鐘、15 分鐘或兩小時，都得嘗試把主旨濃縮成幾句話，在一分鐘內確實傳達，才能確保聽者在恍神前掌握到重點資訊。在濃縮主題時，應該先從聽眾出發，他們對哪些環節有興趣、對專業知識的理解程度及想從簡報中獲得什麼面向思考，進而篩選你的內容。

2. 點出主要訴求，讓對方行動

除了清楚傳達簡報概念，成功的簡報更要讓聽者行動。

舉例來說，甲的簡報主張「顧客對商品很滿意，下單態度積極，銷售數字也提高」；乙則提出：「顧客大量購買這項商品，我們要盡快增產」。兩人講的雖然是同一件事，甲只陳述事實與原因，雖然沒有錯，但聽者不會有共鳴。伊藤指出，乙不只解釋原因，更直接點出主要訴求，讓聽者知道接下來的行動，才是好的報告。

3. 避免隱藏邏輯產生的認知落差

無論聽者是主管還是員工，告訴他「要做哪件事」，一定要解釋理由。但許多時候，即便說了對方還是聽不懂？伊藤點出，說話太跳躍、缺乏連接句，讓對方必須猜測你的想法，就會產生認知落差。

例如，A 求職者說：「我很喜歡貴公司，因為薪水很高」，面試官一聽就懂；B 求職者則說：「我很喜歡貴公司，因為業績很好」，面試官可能就會對背後的原因感到困惑。

B 在表達時隱藏了真正的原因，應該直接說出：「業績好，所以待遇穩定」，或是「業績好，所以有升遷機會」，連接到喜歡公司，才會讓聽者明確知道你想表達的意思。

（本文取材自《極簡溝通》，平安叢書出版。）