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重要會議別在下午三點開!背後原因,主管們別輕忽

2019-12-12 21:20:19
Managertoday
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從人類的生理時鐘來看,凌晨三點鐘或下午三點鐘,注意力衰弱,早上與下午七點鐘的時候則是注意力最好的時候。

人類的注意力有限,一般來說,小孩的注意力很差,一次只能注意一、兩件事。隨著年齡漸長,人的注意力會慢慢增加,到三十三歲時,注意力最好,平均可以同時注意到七件事情。然後每增加十歲,可以同時注意到的事情會少一件。我們可以同時注意到的事情數量可稱為注意力彈珠(attention marble)。

研究發現:33 歲是注意力巔峰

另外,每項工作需要的注意力並不同,如果是一件非常複雜的工作,可能需要注意很多事情。一項工作所需要的彈珠數量可稱為「任務彈珠」(task marble)。舉例來說,一位飛航管制員的工作需要注意飛行的飛機、降落的飛機在跑道上的滑行狀況、地面上的車子是否妨礙飛機滑行、控制台的指示,以及所有進來的資訊。他們必須同時注意五件事情,只要有一件事情沒有注意,就有可能犯錯,因此,飛航管制員的工作需要五顆彈珠。

根據麻省理工學院教授安德魯.卡代克的情境式腦容量不足模型,每個人注意力擁有的彈珠數量,如果少於一項工作需要的彈珠數量,就會出現腦容量不足(brain insufficiency)的情況,導致粗心大意出錯;相反的,如果注意力彈珠比任務彈珠還多,就不會出錯。

因此,是否粗心大意,取決於任務彈珠是否比注意力彈珠多。也就是說,要知道執行每項工作需要多少顆彈珠,然後判斷自己目前有沒有足夠的彈珠,只要注意力彈珠比任務彈珠還多,就不會粗心大意了。

正常情況下,注意力彈珠的數量跟每個人的特質有關。這主要分三個部分,包括年齡、性別與教育程度。我們的研究發現,在三十三歲左右會擁有最多的注意力彈珠。所以可以看到很多名人都在這個時候達到事業巔峰,像是費雪稱霸世界西洋棋棋王的時間是二十九到三十二歲,拿破崙稱帝的時間是三十四歲。這些人不只擁有比常人還多的注意力彈珠,而且是在注意力彈珠最多的情況下趁勢而起,因此當情況有所改變時,他們都看得到,能夠及時應付。

另外,我們的研究也發現,如果是有注意力缺失(Attention Deficit Disorder,ADD)或注意力不足過動症(Attention Deficit Hyperactivity Disorder, ADHD)的人,他們擁有的注意力彈珠數量比一般人多幾顆,但是注意力彈珠很快就會消失。

所以,他們面對有興趣的東西可以做得比別人好,但是對於很多事情興趣缺缺。例如比爾蓋茲、賈伯斯和愛迪生都有注意力不足過動症,彈珠都比一般人多,他們因為做著自己喜歡的事,所以很有成就。

下午、凌晨三點最渙散;早上、傍晚七點,注意力最集中

疲憊也會讓注意力彈珠減少。 從人類的生理時鐘來看,凌晨三點鐘或下午三點鐘會少一顆注意力彈珠,早上與下午七點鐘的時候則是注意力最好的時候 ,會多一顆注意力彈珠。為什麼在三點鐘會覺得疲憊呢?因為人類的祖先都來自非洲,在非洲,下午三點是天氣最熱的時候,那個時候大家都在睡覺。經過十萬年的演化之後,雖然我們下午三點鐘都在工作,但頭腦還是進入半睡眠狀態,自己丟掉一顆注意力彈珠都不知道。我們的統計也顯示,最常發生事故的時間是三點鐘左右。所以如果你要做的工作需要五顆彈珠,那麼不要在三點鐘做。

另外,工作太久也會讓彈珠減少, 這時不是生理時鐘導致的疲憊,而是體力已經耗盡。

另外,過度自信也會丟失注意力彈珠。 為什麼呢?因為過度自信的時候,你會覺得這些事情已經做過很多次,自己是個專家,早已熟能生巧,不必注意周遭的狀況,結果情況已經改變也沒發覺。所以,原本擁有五顆注意力彈珠,可以做需要五顆彈珠的工作,但你可能自信滿滿,只打算用兩顆注意力彈珠來完成工作,結果就出錯了。

時間壓力也會讓注意力流失、容易出錯

最後一個是時間壓力。 時間壓力來的時候,大家第一個想法就是要把事情簡化。因為自己做不了那麼多事情,所以只能簡化事情,結果把所有的選擇都簡化,腦筋也跟著簡化了。

另外,如果遇到家庭悲劇,注意力彈珠會消失高達 4 顆,離婚也會消失 3.8 顆彈珠,高壓的時間壓力會消失 3.2 顆彈珠,長時間工作則會消失 2.5 顆彈珠。

因此,想要維持注意力彈珠永遠比任務彈珠還多,除了考量每項工作的內容以外,也要考量其他造成注意力彈珠消失的情況,不然很容易就會犯錯。

找回注意力!試試狙擊手用的 SLLS 方法

當注意力用得太久,太過於專注,導致注意力彈珠全都消失時,就要想辦法找回來。這裡要介紹一套快速找回注意力的方法,叫做 SLLS,這是我們專門為狙擊手設計的方法。狙擊是個生死交關的工作,必須潛伏不被敵人發現,而且需要長時間集中注意力,在這樣的情況下,利用 SLLS 方法可以最快找回注意力。這套方法有四個步驟:

一、 停止(Stop):放下狙擊的工作,讓心情平靜。
二、 環顧四周(Look around):將原本的注意力轉移到周圍的環境,看看別的東西。
三、 傾聽(Listen):腦袋放鬆,聽聽周遭的聲音,聽聽鳥叫聲、灰塵落下的聲音,達到真正的放空。
四、嗅聞(Smell):聞聞當下的氣味。

一般我們會要求狙擊手重複這四個步驟一分鐘,讓腦袋真正放空,注意力就會慢慢回來,做完這個練習之後,就可以再做兩個小時的狙擊工作。不過這並不表示可以一直重複找回注意力。狙擊的工作最多還是只能做八個小時,超過八個小時還是要休息。

當然,一般人畢竟沒有處在這種無法大幅移動的環境,這時,要讓腦筋放空就有很多選擇。我們的所有研究都顯示,找回注意力最好的方法就是走路。因為走路可以增進血液循環,只要起來走走,移到另一個環境,眼睛與鼻子聞到的東西就完全不同了,這時心情就會放鬆下來,跟SLLS的方法有異曲同工之妙。

企業用制度防錯!日本Toyota 會在下午三點暫時停工

當麻省理工學院與我們零錯誤公司搞懂注意力彈珠的事情之後,我們發現一切都海闊天空了,因為我們有一萬多筆資料,都是這種注意力彈珠造成腦容量不足造成的大事故,過去卻一直沒有辦法解釋。

自此之後,我們根據這套模型,以及大數據與人工智慧,打造零錯誤的工作環境。

我們可以判斷每項工作需要多少顆彈珠,然後根據每位員工的年齡、性別、教育水準,以及身處的情況,確認員工有多少注意力彈珠。如果員工的注意力彈珠不夠,意味著要把工作拆成兩、三份,讓一個人分次完成,或是交給兩、三個人來完成。

此外,我們還可以訓練員工保持充分的注意力。有些零錯誤公司已經利用一些制度來避免技術型錯誤,幫助員工找回注意力。舉例來說,三點鐘通常是人類注意力最不足的時候,所以日本豐田汽車(Toyota)會在三點鐘停工,讓員工做體操;我們一些美國電廠客戶也會在凌晨三點鐘放音樂做體操,幫助員工找回注意力彈珠。

另一個做法是,避免在下午三點鐘做高危險性的工作。像是我們給香港電力公司的建議中,有一點就是要求抄表員在早上十點、下午兩點到三點的時候休息一下,目的就是避免抄表員在注意力彈珠最少的情況下工作。

我們常說,注意力像水桶的水一樣,如果一直放水,最後就會流光。如果沒有利用放空來拉回注意力,當你沒有注意力的時候,就有可能出意外。所以對個人來說,注意自己還剩下多少注意力是很重要的事。當注意力彈珠不夠的時候,就要停下來,與其繼續做事情出錯,不如休息一下,恢復注意力後再行動。

(本文出自《零錯誤》,天下文化出版)