Managertoday 經理人

忙了一天,卻一事無成?4 個工作小習慣,達成績效、還能提早下班

2020-04-01 00:15:21
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-08/img-1564698407-68262@900.jpg
一天下來開了 3 場會、回覆 40 封郵件,但是睡前回顧之後,卻發現今日沒有達成進度?關鍵其實不是時間太少,而是沒把時間用對地方。

一天下來開了 3 場會、回覆 40 封郵件,但是睡前回顧之後,卻發現今日沒有達成進度?關鍵其實不是時間太少,而是沒把時間用對地方。

生時間:高績效時間管理術》的兩位作者傑克.納普(Jack Knapp)和約翰.澤拉斯基(John Zeratsky)提出「生時間」的概念,不是為了更高的生產力,讓人可以回更多郵件,而是有意識地排除雜訊,完成真正重要的事情,不管是一份很想提案成功的專案,還是提前下班跟家人吃飯。

納普和澤拉斯基的前一本書《Google 創投認證!SPRINT 衝刺計畫》推行「設計衝刺」(design sprint),該方法迅速在 Google 廣泛使用。由於兩人分別曾參與 Gmail 和 YouTube 的技術優化,深知科技產品的魅力,因此,他們主張打造遠離誘惑的環境,找回時間的自主權。納普和澤拉斯基從數百次「衝刺」的經驗中,歸納出「生時間」的 4 個步驟。

1. 精華(highlight)

經理人月刊 第 182 期

挑選出每天最重要的一件事,建議能在 60 到 90 分鐘內完成。目的是確保把時間花在對你重要的事情上,完成後能獲得心理上的滿足感。他們建議可以輪流運用 3 種策略來挑選精華:

  • 首先是「今天一定要完成什麼?」,
  • 其次為「哪一項精華帶給我最大的滿足感?」
  • 最後為「回想今天,哪件事帶給我最大的樂趣?」

2. 雷射(laser)

經理人月刊 第 182 期

專心一致的狀態,但需要重新設計使用科技的方式,讓自己不分心。寫下每天的「精華」並不意味事情會自動完成,必須掃除誘惑才能進入「雷射」模式。根據蘋果(Apple)公司的數據,人一天會解鎖手機 80 次,反映出人們心理的「錯失恐懼症(FOMO,fear of missing out)」,擔憂錯過了什麼,所以不停滑手機,但其實沒那麼嚴重。

兩人建議可以打造「不分心手機」,把社交軟體像是 Facebook 和 Instagram 習慣性登出,增加上網難度,並關閉不重要的 App 通知,不讓通知吸引自己拿起手機。

3. 提振活力(energize)

經理人月刊 第 182 期

效法原始人,多動、多吃原型食物。要擁有活力充沛的大腦,前提是健康的身體。原始智人大約在 20 萬年前出現,直到 1 萬年前才出現農耕社會、近 100 年才出現的電視、網路,改變了人類的作息,讓人們不必動就有得吃。只是物種演化沒有周遭變化來得快,因此最適合人類的生活方式,還是得像原始人一樣「多動」,像是生活中爬樓梯或動手下廚都可以達到活絡大腦的效果。

4. 反省(reflect)

經理人月刊 第 182 期

不斷調整與測試,打造客製化版本。書中提供了 87 項方法,但重點在於找到適合自己的方式。透過一張表檢視每天的使用情況,並在最後採取感恩儀式,幫助人們找回明天繼續嘗試的動機。

納普和澤拉斯基認為,生活沒有神奇的「重設按鈕」,可以一覺起來,就不用理會信件和令人疲憊的會議。但只要一步步練習「生時間」的架構,每天少一點分心、多一點專注在一件要事上,就有機會擁有更愉快、平衡的生活。

資料來源:《生時間:高績效時間管理術》,遠見天下文化出版