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你費心做的簡報,沒人認真看?腦科學專家點破:努力錯方向

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重點摘要
  • 想要聽眾聽得進去你的簡報內容,投影片和口語表達的搭配是關鍵。
  • 《最高學習法》從腦科學的角度切入,分享 3 種適合簡報時搭配的投影片形式,聽眾在簡報後自然能留下記憶。

有時和客戶或客戶簡報完,會議接續著的討論,卻彷彿剛剛的報告不存在,你心想,「這個我剛剛不是講過嗎,為什麼大家都沒聽進去?」《最高學習法》作者傑里德.霍維斯(Jared Horvath)表示,會出現這樣的結果,主要的責任不在聆聽者,而是簡報者以錯誤的方式傳達資訊,導致聽眾接收不到正確的訊息。

霍維斯是教育神經科學領域的專家,主要研究人類學習、記憶和腦部刺激,曾任教於哈佛醫學院(Harvard Medical School)。他指出,投影片是最常見的簡報工具,但多數人只是在上面貼滿了字;想要聽眾聽得進去,必須懂得以下 3 種技巧:

一頁投影片關鍵字超過 7 個,觀眾就聽不見你的聲音

首先,霍維斯建議,投影片盡量少用文字,關鍵字不要超過 7 個。

觀眾在聆聽簡報時,同時以耳朵和眼睛接受資訊,但當資訊通過這兩個感官進入大腦,都會通過管理語言表達和理解的布洛卡區(Broca’s area)及韋尼克區(Wernicke’s area)。當兩個感官一起接受過量的資訊,大腦就會吸收不良,最後不是漏聽東西,就是少看了資料。

想避免大腦打架,你得減少其中一個來源的資訊,最好的方法就是刪減投影片的文字量,讓聽眾以耳朵為主、眼睛為輔,大腦專心處理耳朵聽到的訊息,就比較不會出現你剛說過的內容,聽眾又「明知故問」的情況。

結合圖片和口語,聽眾記憶力提升 20%

另一種投影片設計技巧,是用圖片代替文字。首先,這能讓聽眾快速掌握講者想提供的訊息,比如說,讀懂一段描述鳥類的文字,可能要花 30 秒,但看一張鳥類的圖片只要 0.2 秒。第二個好處是讓訊息足夠明確,像是講者提到小說《鐘樓怪人》,但這個文本多次被改編成電影、電視劇和音樂劇,在投影片上放一張圖,就能解釋簡報者提到的是哪一種版本。

霍維斯在書中分享一個實驗,讓受試者坐在電腦前,看著螢幕裡的人用誇張的唇形發出「baba」的音,同一時間耳機播出同樣的 baba 聲,此時受測者會聽見 baba 聲。然而,當演出者誇張地做出「fafa」的嘴型,即使耳機依舊播出 baba 聲,受測者卻紛紛表示,聽見 fafa 聲。

他解釋,當圖片與講者的話語產生共識,聽眾在理解內容時,就能事半功倍,讓記憶提升 20%。不過,圖片不是愈多愈好,同時看兩張圖片比一次只看一張圖片,記憶力會下降 50%。

商業簡報中常常使用圖表,但圖表遠比圖片複雜,如果觀眾沒能一眼看見想強調的細節,就無助於理解,在簡報中運用圖表時,最好直接突顯想強調的部分,引導聽眾專注特定區塊,再搭配口語講解。

投影片格式一致,聽眾記憶力強化 30%

最後,每一份投影片格式要統一。比如說,投影片的圖片和標題都出現在同一個位置,而且尺寸大小相近。霍維斯指出,簡報投影片格式一致,聽眾的記憶會比不一致時高出 30%。

背後的原理在於,新生成的記憶不是「整個」儲存在大腦裡,而是被拆分成片段。以演講為例,聽眾的記憶會拆分成講稿、20 頁投影片、標題、圖片。當投影片多數的配置相似,大腦就不用再分配資源去記憶這些內容,能把注意力集中在不一樣的內容上,也更能預測下一頁簡報的長相,不需要每看一頁投影片,就分析一次它的組成,減低大腦負擔,提升學習效率。

如果想要聽眾特別關注某一頁內容,霍維斯提供一個小技巧:把這頁設計的跟其他投影片不同,如此就能啟動不匹配負向波(mismatch negativity),刺激大腦將注意力轉向預測錯誤的區域。但請記住,這個策略只有在聽眾已經記住某個格式、形成預測之後才有效果。如果每頁投影片都長得不同,反而會什麼都記不住。

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