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你的簡報是 3-1-3 還是 6-2-6?一張圖,看出你說話的分量

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就算是進公司第一年的新人,一定也有機會要對主管說明某些事情,來獲得主管同意。例如在公司尾牙請主管領頭乾杯,這也是重要的「簡報」。

使用數字或邏輯等語言、提高「報告.連繫.討論」的品質、讀取數據資料或是反過來製作資料等,都是為了最後對主管或客戶做簡報,以獲得「我懂了」或是「OK」等肯定的答覆。而簡報這麼重要的工作,也一樣會因為使用「數字」而驟然提高品質。

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「簡報」到底是什麼?

說明做簡報的方法之前,讓我先以一句話定義簡報:

「傳達自己的『主張』給對方,並在『短時間』之內獲得對方『同意』的行為。」

此定義中有三個重要的關鍵字,分別是「主張」、「短時間」、「同意」。

首先,每個簡報一定都有主張。如果只是陳述某件事實,那只是單純的說明而已。更進一步地,簡報對象可能業務繁忙,如何在短時間內結束簡報就成為關鍵重點。 還有,目標一定是獲得對方的同意。 我再強調一次,單純的說明稱不上是簡報。

根據上述的定義,以下介紹準備簡報時應該依循的架構。

以「3-1-3」架構來簡報

我因為工作的關係,經常有機會做簡報。我在準備簡報時,一定會利用「3-1-3」架構設計簡報。

  • 3:三分鐘結束(短時間)
  • 1:鎖定一個主張傳遞(主張明確)
  • 3:該主張的依據不超過三個(對方能夠理解)

這個「3-1-3」架構是從公司新人到經營者,所有商務人士都應該掌握的簡報基本原則。舉例來說,假設為了加強業務能力,想參加外面舉辦的一日研討會,為了獲得主管同意,你必須向主管做簡報:

  • 3:「部長,現在可以給我 3 分鐘的時間嗎?」
  • 1:「其實,我想參加外面舉辦的一日研討會。」
  • 3:「研討會可以彌補我不足的知識。透過知識的運用,可以更加熟練製作會議資料的技巧。研討會的日期我剛好比較有空,不會給其他同事帶來麻煩。」

特別是剛進公司不久,比起在數人面前操作投影片做簡報,像這樣以主管為對象的「小簡報」機會應該占絕大多數吧。因此,請把這個「3-1-3」當成公式確實準備,挑戰 3 分鐘結束的小簡報吧。

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兩件事,要用「3-1-3」×2 而非「6-2-6」

順便提一下,想傳遞的事情有兩件時的做法。如果因為有兩個主張,所以架構設計成「6-2-6」,這樣極可能會模糊簡報的焦點。

所以不應該採用「6-2-6」的架構,請以兩個「3-1-3」的架構準備簡報。始終都要把「3 分鐘-1 個主張-3 個依據」當成一個基本架構思考。 例如書有兩百多頁的內容,分散在數章之中,每章就是一個主張。各章之下再區分為更詳細的項目,這樣讀者容易閱讀,主張也容易傳遞。

另外,瞭解了簡報是由各細項組成一整個區塊的概念,就算主管提出意料之外的評論,你也能夠回到原項目,重新再以「3-1-3」的架構說明。對做簡報感到不安的商務人士,請務必從準備階段開始就要用心思考。

(本文整理、摘錄自《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》,商周出版)

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