向張忠謀學簡報!用「時間框架」拆解重點,內容再多也不怕變成流水帳

向張忠謀學簡報!用「時間框架」拆解重點,內容再多也不怕變成流水帳

經理人 Managertoday
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年度工作報告要如何準備,才不會像流水帳?張忠謀用「時間框架」,講完台積電各階段的「趨勢變化」、「事件發展」以及「進展步驟」。
有一次,我在企業演講時被問到一個問題:年度工作報告要如何準備,才不會像流水帳? 用「時間框架」組織內容,報告更有條理 我是這樣回答的。報告像流水帳,是因為內容缺乏結構性,讓人覺得就像是想到什麼說什麼,即使你真的有所準備。我的建議,是利用「過去、現在、未來」將工作報告的內容切分為三個部分,然後可以這樣準備: 過去一年的工作成果與反思。 現在進行中的工作進度說明。 未來一年的工作規劃與挑戰。 如此一來,以「現在」這個時間點來做切割,回顧「過去」、展望「未來」的作法,就是運用「時間框架」來組織內容的方法;然後,我們可以根據時間長短,來分配這三個區塊的內容。 「時間框架」根據時間交疊的程度,分成 3 種 時間框架,可以用來反映內容發生或應該發生的先後順序,像是強調「趨勢變化」、「事件發展」或「進展步驟」等內容。 根據時間交疊的程度,時間框架可以分為三種:(見下圖) 資料來源:《高產出的本事》,樂金文化/製圖:王宥筑 期間框架:使用於趨勢變化、分段說明,例如「過去、現在、未來」或「前、中、後期」。 階段框架:使用於策略規劃、時程布局,例如「短期、中期、長期」。 步驟框架:使用於流程計畫、步驟說明,例如「步驟一、步驟二、步驟三」。 第一種「期間」框架,是用在沒有交疊的分段時間上 舉例來說,除了前面提到的年度工作報告之外,技術的演進像是「人工智慧的發展」這類的主題,也可以採用「期間」框架來組織內容: - 人工智慧過去的發展歷史與突破。 - 人工智慧目前的發展近況與瓶頸。 - 人工智慧未來的發展可能與應用。 其他像是「早期、中期、晚期」、「前期、中期、後期」或「早年、中年、晚年」的架構,也都是屬於「期間」框架的一種 第二種「階段」框架,是用在層層交疊的分段時間上 舉例來說,策略規劃可以分為「短期策略、中期策略與長期策略」三個部分來談;目標管理可以分為「短期目標、中期目標與長期目標」來將多個待辦事項利用「階段」框架進行歸類: - 短期目標:整理書房、採購食材。 - 中期目標:減肥、寫書、考取專業證照。 - 長期目標:成立個人工作室。 第三種「步驟」框架,是用在可能部分交疊的分段時間上 像是流程計畫、步驟說明的內容,可能像「期間」框架一樣,步驟與步驟之間是沒有交疊的,一個步驟完成後才會開始下一個步驟;也可能像「階段」框架一樣,多個步驟同時展開,但完成的時間不一;或者是部分時間交疊的情況。 舉例來說,說到番茄鐘工作法的運用,可以分為五個步驟: 步驟一、規劃:決定一天的行動(規劃一天要做的事)。 步驟二、追蹤:收集行動的相關數據。 步驟三、紀錄:將一天所得的數據整理歸檔。 步驟四、處理:將數據轉化成資訊。 步驟五、可視:視覺化展現找出改善之處與方法。 張忠謀用時間框架,一口氣講完台積電 30 年發展重點 台積電創辦人張忠謀在受邀演講時,經常使用「時間框架」來暢談公司或產業的發展過程、科技趨勢等議題。舉例來說,他在退休前一年曾接受遠見雜誌的專訪,在談及經營台積電三十年來的心得時是這樣說的: 「第一個十年, 台積電主要的成就是奠定美國市場。當時,台灣開公司大概都只看國內市場,但我一開始就知道美國市場很重要,當然我們也沒有忽視台灣市場,頭十年奠定美國跟台灣市場。第二個十年, 我們奠定 PC(個人電腦)跟 graphics(電腦繪圖)的市場。最近的十年,也是第三個十年, 我們奠定了 mobile(行動通訊)的市場,這是台積電 30 年的三部曲。」 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 例行會議,怎麼報告工作進度?3 種跡象,團隊只是聚一起、浪費時間 其中就運用了「期間框架」來組織內容,劃分為「第一個十年、第二個十年、第三個十年」來說明台積電不同時期的市場發展重點。 而他在 2019 年交通大學全球校友商界領袖峰會上發表演說時,同樣以「期間框架」將數位時代分為三個階段:數位時代的第一時期,自 1980 年 IBM 宣布進入電腦市場到 1995 年的期間,可稱為數位時代的先驅;而數位時代的第二時期,是 1995 年到現在的手機時代,改變了幾十億人的生活及工作方式;現在正展開的是數位時代的第三時期,人工智慧將會取代很多價值,很少人能無可取代。 諸如此類的例子不勝枚舉,在許多關於產業發展或趨勢變化的議題上,我們也常見到「時間框架」的應用。 (本文出自《高產出的本事》,樂金文化出版)