向張忠謀學簡報！用「時間框架」拆解重點，內容再多也不怕變成流水帳
有一次，我在企業演講時被問到一個問題：年度工作報告要如何準備，才不會像流水帳？
用「時間框架」組織內容，報告更有條理
我是這樣回答的。報告像流水帳，是因為內容缺乏結構性，讓人覺得就像是想到什麼說什麼，即使你真的有所準備。我的建議，是利用「過去、現在、未來」將工作報告的內容切分為三個部分，然後可以這樣準備：
- 過去一年的工作成果與反思。
- 現在進行中的工作進度說明。
- 未來一年的工作規劃與挑戰。
如此一來，以「現在」這個時間點來做切割，回顧「過去」、展望「未來」的作法，就是運用「時間框架」來組織內容的方法；然後，我們可以根據時間長短，來分配這三個區塊的內容。
「時間框架」根據時間交疊的程度，分成 3 種
時間框架，可以用來反映內容發生或應該發生的先後順序，像是強調「趨勢變化」、「事件發展」或「進展步驟」等內容。
根據時間交疊的程度，時間框架可以分為三種：（見下圖）
- 期間框架：使用於趨勢變化、分段說明，例如「過去、現在、未來」或「前、中、後期」。
- 階段框架：使用於策略規劃、時程布局，例如「短期、中期、長期」。
- 步驟框架：使用於流程計畫、步驟說明，例如「步驟一、步驟二、步驟三」。
第一種「期間」框架，是用在沒有交疊的分段時間上
舉例來說，除了前面提到的年度工作報告之外，技術的演進像是「人工智慧的發展」這類的主題，也可以採用「期間」框架來組織內容：
- 人工智慧過去的發展歷史與突破。
- 人工智慧目前的發展近況與瓶頸。
- 人工智慧未來的發展可能與應用。
其他像是「早期、中期、晚期」、「前期、中期、後期」或「早年、中年、晚年」的架構，也都是屬於「期間」框架的一種
第二種「階段」框架，是用在層層交疊的分段時間上
舉例來說，策略規劃可以分為「短期策略、中期策略與長期策略」三個部分來談；目標管理可以分為「短期目標、中期目標與長期目標」來將多個待辦事項利用「階段」框架進行歸類：
- 短期目標：整理書房、採購食材。
- 中期目標：減肥、寫書、考取專業證照。
- 長期目標：成立個人工作室。
第三種「步驟」框架，是用在可能部分交疊的分段時間上
像是流程計畫、步驟說明的內容，可能像「期間」框架一樣，步驟與步驟之間是沒有交疊的，一個步驟完成後才會開始下一個步驟；也可能像「階段」框架一樣，多個步驟同時展開，但完成的時間不一；或者是部分時間交疊的情況。
舉例來說，說到番茄鐘工作法的運用，可以分為五個步驟：
- 步驟一、規劃：決定一天的行動（規劃一天要做的事）。
- 步驟二、追蹤：收集行動的相關數據。
- 步驟三、紀錄：將一天所得的數據整理歸檔。
- 步驟四、處理：將數據轉化成資訊。
- 步驟五、可視：視覺化展現找出改善之處與方法。
張忠謀用時間框架，一口氣講完台積電 30 年發展重點
台積電創辦人張忠謀在受邀演講時，經常使用「時間框架」來暢談公司或產業的發展過程、科技趨勢等議題。舉例來說，他在退休前一年曾接受遠見雜誌的專訪，在談及經營台積電三十年來的心得時是這樣說的：
「第一個十年， 台積電主要的成就是奠定美國市場。當時，台灣開公司大概都只看國內市場，但我一開始就知道美國市場很重要，當然我們也沒有忽視台灣市場，頭十年奠定美國跟台灣市場。第二個十年， 我們奠定 PC（個人電腦）跟 graphics（電腦繪圖）的市場。最近的十年，也是第三個十年， 我們奠定了 mobile（行動通訊）的市場，這是台積電 30 年的三部曲。」
其中就運用了「期間框架」來組織內容，劃分為「第一個十年、第二個十年、第三個十年」來說明台積電不同時期的市場發展重點。
而他在 2019 年交通大學全球校友商界領袖峰會上發表演說時，同樣以「期間框架」將數位時代分為三個階段：數位時代的第一時期，自 1980 年 IBM 宣布進入電腦市場到 1995 年的期間，可稱為數位時代的先驅；而數位時代的第二時期，是 1995 年到現在的手機時代，改變了幾十億人的生活及工作方式；現在正展開的是數位時代的第三時期，人工智慧將會取代很多價值，很少人能無可取代。
諸如此類的例子不勝枚舉，在許多關於產業發展或趨勢變化的議題上，我們也常見到「時間框架」的應用。
（本文出自《高產出的本事》，樂金文化出版）
