頂尖工作者的 PPT、Excel 祕訣!除了快速鍵,還有 15 個高效小訣竅

頂尖工作者的 PPT、Excel 祕訣!除了快速鍵,還有 15 個高效小訣竅

經理人 Managertoday
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作為曾在諮詢公司就職的人,祕密武器之一就是「迅速製作 Excel 和 PPT」。一天做四、五十頁的 PPT 資料不算稀奇。
作為曾在諮詢公司就職的人,祕密武器之一就是「迅速製作 Excel 和 PPT」。一天做四、五十頁的 PPT 資料不算稀奇。仍在諮詢行業時,曾經認為這只是常識,後來才知道,在其他領域的人看來,這種製作速度非常驚人。 我也問過那些曾在諮詢公司就職、現在成為企業家的人們。他們的部下很多,但是據說他們還是公司裡面做 Excel 資料最快的人。 熟練使用快速鍵 那麼如何才能提高操作速度呢?下面我介紹具體的技巧。 首先,使用快速鍵是最基本的,也是最重要的。無論是 Excel 還是 PPT 都是如此。快速鍵就是不使用滑鼠,僅用鍵盤操作。 比方說,使用最多的是「存檔」。如果每次存檔都要用滑鼠點擊介面的開始功能表,調出下拉式功能表,找到「存檔」的按鈕再點擊的話,那麼這一系列動作就需要點擊三次滑鼠,花費三、四秒的時間。 而如果用快速鍵,在微軟 Office 軟體上僅僅用「Ctrl + S」就能馬上完成同樣的效果,而時間只需 0.1 秒,用滑鼠完全無法達到這樣的速度。 因此要想提高 Excel 和 PPT 的操作速度,就必須完全掌握快速鍵操作。要是達到十分熟練的水準,就用不著動腦子,光靠下意識的動作,能夠在 0.1 秒內完成操作。 Excel 中,無論是移動 SHEET 表還是插入行、游標移動、調出格式等操作都能用快速鍵操作。PPT 也一樣:插入新頁面、統一圖形高度、組合、取消組合圖形等操作也可以用快速鍵。 在我採訪的前諮詢師中,有人在剛進公司時被上司拿走了滑鼠,被要求「從現在開始全部要用快速鍵操作」。這些前諮詢師都如同苦行僧一般磨練掌握快速鍵的技巧,提高自己軟體操作的速度。 PPT 和 Excel 的祕訣:外資系諮詢公司與金融企業都在用 下面我介紹幾個提高 Excel、PPT 操作速度的祕訣,還有初學者特別需要了解的一些要點。這些竅門雖然簡單,但不可輕視。每一個祕訣都有助於提高工作效率,對工作有很大益處。 Excel使用訣竅 不合併表內區域(合併區域後不能修正資料)。 調換區域內的行和列時,〔選擇性貼上〕→〔調換行列〕。 從其他資料中複製貼上數字時,〔選擇性貼上〕→〔數值〕。 數字複製時,不輸入數字,而使用「=」。 牢記SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IF等函數。 儘早掌握樞紐分析表「Pivot Table」。掌握這個竅門,就可以在上進行模擬。 PPT使用訣竅 由於圖形變化很多,所以會出現快速鍵不夠的情況,但是對於經常使用的圖形和操作,可以製作專門的圖表功能表,應該單獨設定常用操作鍵。 讓圖形的圖案能夠多次使用。 不在圖形上添加文字方塊,而是在圖形內部直接輸入文字。 《你不只是新人,你是好手》 複製圖形時,同時按Shift + Ctrl鍵,可以橫著錯開排圖形。 《你不只是新人,你是好手》 文字從圖形溢出時,選擇「圖形中的文字自動換行」。 《你不只是新人,你是好手》 不在文字方塊中換行。 《你不只是新人,你是好手》 畫矩形時,不是用大□畫,也不是用兩條線畫十字,而是用四個□組合畫出。 《你不只是新人,你是好手》 連接圖形時,利用「連接點」。 統一圖形高度的功能很方便,務必牢記。 《你不只是新人,你是好手》 縮短資料製作時間,就有時間思考 對於諮詢公司來說,軟體操作的速度關乎生死。諮詢公司需要製作的資料基本上就是報告書(當然不僅限於報告書)。大多數報告書就是 PPT,並且將作為最終產品留在客戶手裡。 此外,在形成最終報告之前,要製作比最終報告書多好幾倍、但最終不會面世的資料(稱為廢紙)。 每天要舉行多次討論會議,每次都要製作 PPT。因此,需要製作的資料量非常龐大,有時候一天要做四十多頁的資料。 Excel 資料也相同。特別是新人,很多工作是資料分析和圖表製作。何止是十個、二十個,一般要做出幾十個圖表,統計核對龐大的資料。 可以看出,諮詢工作的大部分時間都用在使用 Excel 和 PPT上。因此,提升這兩個軟體的操作速度就能立竿見影地提高工作效率。如果慢了,其他做得再快也無法完成工作。 軟體操作占據了七、八成的工作時間。一旦提升了操作速度,就意味著大幅度地提高了工作效率。無論是從事何種工作的新人,只有透過練習、熟悉軟體操作,才是可以提升職業能力的有效方法。 回首我的新人時代,也是在做資料分析時才第一次被公司認可為「戰鬥力」的一員。那時,我被安排去整理銷售資料,分析市場占有率的動向。 但是銷售資料的數量龐大得驚人,有幾十萬行。Excel 的行數不夠,也帶不動這麼龐大的資料。因此,我到處請教處理方法,知道了可以先將資料導入資料庫系統軟體微軟 Access,然後再用 SQL(Structured Query Language)語言,就可以把資料導入 Excel。我馬上學習了相關知識,製作了一個可以自動將資料導入 Excel 並且圖表化的軟體。 學生時代,我完全沒有用過 Excel 或 Access,是進入公司後才接觸,從零學起。提高軟體操作效率很重要。如果靠手動整理的話,只能每天不得不通宵達旦工作。 自此之後,我極大地提升了資料處理的速度,這讓我這個毫無基礎知識的新人獲得了極大的自信心。由於軟體操作速度比別人快,贏得了很多時間,我有了餘力去填補思考等能力的差距,而這讓我受益良多。 (本文出自《你不只是新人,你是好手》,遠流出版。)