大石哲之
你不只是新人，你是好手
頂尖工作者的 PPT、Excel 祕訣！除了快速鍵，還有 15 個高效小訣竅
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作為曾在諮詢公司就職的人，祕密武器之一就是「迅速製作 Excel 和 PPT」。一天做四、五十頁的 PPT 資料不算稀奇。仍在諮詢行業時，曾經認為這只是常識，後來才知道，在其他領域的人看來，這種製作速度非常驚人。
我也問過那些曾在諮詢公司就職、現在成為企業家的人們。他們的部下很多，但是據說他們還是公司裡面做 Excel 資料最快的人。
熟練使用快速鍵
那麼如何才能提高操作速度呢？下面我介紹具體的技巧。
首先，使用快速鍵是最基本的，也是最重要的。無論是 Excel 還是 PPT 都是如此。快速鍵就是不使用滑鼠，僅用鍵盤操作。
比方說，使用最多的是「存檔」。如果每次存檔都要用滑鼠點擊介面的開始功能表，調出下拉式功能表，找到「存檔」的按鈕再點擊的話，那麼這一系列動作就需要點擊三次滑鼠，花費三、四秒的時間。
而如果用快速鍵，在微軟 Office 軟體上僅僅用「Ctrl + S」就能馬上完成同樣的效果，而時間只需 0.1 秒，用滑鼠完全無法達到這樣的速度。
因此要想提高 Excel 和 PPT 的操作速度，就必須完全掌握快速鍵操作。要是達到十分熟練的水準，就用不著動腦子，光靠下意識的動作，能夠在 0.1 秒內完成操作。
Excel 中，無論是移動 SHEET 表還是插入行、游標移動、調出格式等操作都能用快速鍵操作。PPT 也一樣：插入新頁面、統一圖形高度、組合、取消組合圖形等操作也可以用快速鍵。
在我採訪的前諮詢師中，有人在剛進公司時被上司拿走了滑鼠，被要求「從現在開始全部要用快速鍵操作」。這些前諮詢師都如同苦行僧一般磨練掌握快速鍵的技巧，提高自己軟體操作的速度。
PPT 和 Excel 的祕訣：外資系諮詢公司與金融企業都在用
下面我介紹幾個提高 Excel、PPT 操作速度的祕訣，還有初學者特別需要了解的一些要點。這些竅門雖然簡單，但不可輕視。每一個祕訣都有助於提高工作效率，對工作有很大益處。
Excel使用訣竅
- 不合併表內區域（合併區域後不能修正資料）。
- 調換區域內的行和列時，〔選擇性貼上〕→〔調換行列〕。
- 從其他資料中複製貼上數字時，〔選擇性貼上〕→〔數值〕。
- 數字複製時，不輸入數字，而使用「＝」。
- 牢記SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IF等函數。
- 儘早掌握樞紐分析表「Pivot Table」。掌握這個竅門，就可以在上進行模擬。
PPT使用訣竅
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由於圖形變化很多，所以會出現快速鍵不夠的情況，但是對於經常使用的圖形和操作，可以製作專門的圖表功能表，應該單獨設定常用操作鍵。
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讓圖形的圖案能夠多次使用。
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不在圖形上添加文字方塊，而是在圖形內部直接輸入文字。
- 複製圖形時，同時按Shift + Ctrl鍵，可以橫著錯開排圖形。
- 文字從圖形溢出時，選擇「圖形中的文字自動換行」。
- 不在文字方塊中換行。
- 畫矩形時，不是用大□畫，也不是用兩條線畫十字，而是用四個□組合畫出。
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連接圖形時，利用「連接點」。
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統一圖形高度的功能很方便，務必牢記。
縮短資料製作時間，就有時間思考
對於諮詢公司來說，軟體操作的速度關乎生死。諮詢公司需要製作的資料基本上就是報告書（當然不僅限於報告書）。大多數報告書就是 PPT，並且將作為最終產品留在客戶手裡。
此外，在形成最終報告之前，要製作比最終報告書多好幾倍、但最終不會面世的資料（稱為廢紙）。
每天要舉行多次討論會議，每次都要製作 PPT。因此，需要製作的資料量非常龐大，有時候一天要做四十多頁的資料。
Excel 資料也相同。特別是新人，很多工作是資料分析和圖表製作。何止是十個、二十個，一般要做出幾十個圖表，統計核對龐大的資料。
可以看出，諮詢工作的大部分時間都用在使用 Excel 和 PPT上。因此，提升這兩個軟體的操作速度就能立竿見影地提高工作效率。如果慢了，其他做得再快也無法完成工作。
軟體操作占據了七、八成的工作時間。一旦提升了操作速度，就意味著大幅度地提高了工作效率。無論是從事何種工作的新人，只有透過練習、熟悉軟體操作，才是可以提升職業能力的有效方法。
回首我的新人時代，也是在做資料分析時才第一次被公司認可為「戰鬥力」的一員。那時，我被安排去整理銷售資料，分析市場占有率的動向。
但是銷售資料的數量龐大得驚人，有幾十萬行。Excel 的行數不夠，也帶不動這麼龐大的資料。因此，我到處請教處理方法，知道了可以先將資料導入資料庫系統軟體微軟 Access，然後再用 SQL（Structured Query Language）語言，就可以把資料導入 Excel。我馬上學習了相關知識，製作了一個可以自動將資料導入 Excel 並且圖表化的軟體。
學生時代，我完全沒有用過 Excel 或 Access，是進入公司後才接觸，從零學起。提高軟體操作效率很重要。如果靠手動整理的話，只能每天不得不通宵達旦工作。
自此之後，我極大地提升了資料處理的速度，這讓我這個毫無基礎知識的新人獲得了極大的自信心。由於軟體操作速度比別人快，贏得了很多時間，我有了餘力去填補思考等能力的差距，而這讓我受益良多。
（本文出自《你不只是新人，你是好手》，遠流出版。）
