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沒這麼多「主管」,反而做得更好?一家荷蘭公司給我的啟發

2021-11-24 蓋瑞.哈默爾、米凱爾.薩尼尼
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假如工作就像下列敘述,你覺得如何?

  • 你有權設計自己的工作。
  • 你的團隊可以自由設定目標,制定辦事規則。
  • 鼓勵你增進技能,接下新挑戰。
  • 你的工作夥伴不只是同事,反而更像家人。
  • 絕對不會被毫無意義的規定與繁文縟節拖累。
  • 每一次做出最佳判斷時,都感覺深受信任。
  • 有義務向同事說明工作狀況,而不是要向主管解釋。
  • 你不必浪費時間拍馬屁,或是搞辦公室政治。
  • 你有機會幫助建立組織的策略與方向。
  • 你的影響力與薪資取決於你的能力,而非職位。
  • 永遠都不會在職位更高的人面前感覺矮人一截。

要是以上的狀況都能在你的職場中實現,會有多美好?遺憾的是,這不是大部分員工面對的實際情形。典型的中型或大型組織還是把員工當成小孩,實施乏味、一體適用的規矩,阻礙創業家精神;它們把人硬塞進狹隘的規則裡,妨礙個人成長,認為人不過是一種資源。

結果,組織的適應力、創意與活力,經常比組織成員更少。罪魁禍首就是科層體制(bureaucracy),以及它固有的獨裁主義權力架構、令人窒息的規章條例,以及有害的政治角力。我們認為,這樣的事實與令人憂心的全球生產力成長速度放緩息息相關,都是不利於生活水準與發展經濟機會的現象。

科層體制的組織沿襲舊例、定期調薪,澆熄熱情。在科層體制下,發動變革的權力掌握在少數高階領導者手上。 當這些位處高層的人落入抗拒、傲慢與留戀的窠臼時(而且他們多半會變成這樣),組織就會猶豫畏縮。 這就是為什麼科層體制的深切改革往往來得太遲,而且多半很突然。

此外,科層體制也害怕創新,厭惡風險,還吝於對那些意圖質疑現狀的人提供獎勵。身處科層體制裡,持不同意見就得面臨高風險。最糟的是,科層體制會消磨熱忱。一旦員工喪失真實的影響力,就會切斷對工作的情感連結,把自動自發、創意與勇於冒險等創意經濟的成功要件留在家裡。

幸好,科層體制不是大規模組織人類活動的唯一方法。在世界各地,都有一小群正在茁壯成長的 後科層體制(post-bureaucratic)開拓者 ,他們能夠證明組織有望獲得科層體制的好處,例如控管力、順從與協同合作,同時避開僵化、平庸與冷漠懈怠等不利結果。這些先鋒與他們實施傳統管理的同業相比,更懂得先發制人、更善於創新,也更能夠獲利豐厚。

這些企業都是對單一目標念念不忘而打造出來的組織,在某些案例裡則是重新打造的組織,致力於讓人員的貢獻達到最大。這樣的抱負帶來充滿生氣的人本體制,正好與沉迷於控管的科層體制形成赤裸裸的對比。

儘管捍衛現狀的人會告訴你,科層體制不可避免會與組織的複雜程度相關,但是我們的證據顯示並非如此。率先採納新制度的企業證實了,我們有可能打造規模大又快速、守紀律又有高自主權、有效率又有創業精神、大膽卻又謹慎的組織。

當人本體制高於科層體制

如果你懷疑,不妨先試一道「開胃菜」,我們將用下列的簡短案例說明,當組織致力於「人本體制高於科層體制」會帶來哪些可能性。

「人本體制高於科層體制」是提供居家照護服務的頂尖荷蘭公司鄰里照護公司(Buurtzorg)的格言。這間公司由 1 萬 1,000 名護理師、4,000 名居家服務員,組成超過 1,200 個自我管理團隊。每一個照護團隊包含 12 名照護員,他們會負責特定地區,區域內通常涵蓋大約上萬名荷蘭居民。

這些小巧的營運單位要負責找客戶、租辦公室、招募新成員、管理預算、為工作人員排班、達成困難的目標,並且持續提升他們所提供的照護品質與效率。

在大部分的組織裡,這些責任會落在區域經理或地方主管身上,但是在鄰里照護公司,當地的團隊成員會共同分擔責任。每個團隊都有一名「領班兼會計」、一名「績效班長」、一名「規畫師」、一名「開發者」以及一名「導師」。這些職務都由護理師兼任,他們日常大部分時間還是都花在與病患相處上。

為了支援這些超強的工作人員,鄰里照護公司訓練每一名員工,讓他們都具備集體決策、積極聆聽、解決衝突以及同儕互相指導的能力。團隊之間則是透過社交平台 Welink 來聯繫,護理師會在平台上提問與分享訣竅。鄰里照護並非由上而下的頒布居家照護方案,而是鼓勵團隊利用網絡上的集體智慧改善操作實務,並且在看見可以應用最先進方法的機會時,促進在地創新。此外,公司裡所有人都能看到每一個團隊的詳細績效指標,這種公開透明的做法創造了有利的誘因,督促同儕互相學習與持續進步。

鄰里照護的行政人員包括 52 名區域與總部教練、50 名後勤人員(多半隸屬於資訊技術部門),以及兩位資深董事,其中包括鄰里照護的創辦人尤斯.德布洛克(Jos de Blok)。以一家高達 1 萬 5,000 名員工的公司而言,只有兩位部門經理與 100 名行政人員,這樣的組織可以說是相當精實。

鄰里照護幾乎在各方面的績效都設定了基準。公司與競爭對手得以拉開這麼大的差距,不是因為上行下效的英明策略、依循指示盲從的操作規則,或是著重數據處理的演算法,而是因為採用授權給員工並賦予他們能力的組織模式,讓員工成為能力卓越的問題解決者,以及精明了解業務的決策者。

鄰里照護已經五度被票選為荷蘭年度最佳雇主,這對於一間創立於 2006 年的公司來說算是不錯的成績。但是,我們接著將會看見,它不是唯一一家妥善利用員工日常創造力的公司。

(本文出自《人本體制》,天下文化出版。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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