開會很浪費時間，所以應該讓它消失？錯！解決爛會議的關鍵：是科學而非消滅

「火烤」（roast）這種形式的演出是以一個特定人物為題材大講笑話，把這個人當作笑柄來娛樂廣大的觀眾。不妨想像現在被火烤的對象不是一個人，而是一樣東西──也就是 開會 。

要火烤開會這個概念並不難，借用諸如喬治．威爾（George Will） 等記者或作家、約翰．高伯瑞（John Kenneth Galbraith） 等經濟學家以及眾多匿名人士的言論，火烤的過程可能會是這樣：

「如果要用一個詞來解釋人類為何至今發揮不了完整的潛能，而且永遠不可能發揮，那個詞就是開會。」
「所謂的開會，就是記錄了會議卻虛度了生命。」
「我們會繼續開會下去，直到我們釐清為何什麼工作都沒完成為止。」
「如果我死了，希望我是死在員工會議上，這樣我從生到死的轉換一定不露痕跡。」
「我覺得恐龍會滅亡一定是因為牠們不知什麼時候起不再去覓食，然後開起了討論怎麼覓食的會議。」
「你要是什麼事都不想做，絕對要去開個會。」
「我們開會是為了討論許許多多我們少開一點會就不會發生的問題。」
「美式足球融合了美國社會最糟糕的兩個要素：暴力，中間開個幾場會。」

沒有會議的職場，會更美好嗎?

會議徹底消失的話，這個世界會更美好嗎？偉大的管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）曾言：「會議是組織效能不彰的症狀，開的會越少越好。」他這句話真的對嗎？答案是果決的「不」。解決問題的關鍵不在於大幅減少或杜絕會議（雖然有些時候減少會議既合情合理也很適當，前提是當次開會沒有重大目標要達成）。

消除會議是個偽解方，要是工作時間表當中會議太少，可能代表員工、領導者、團隊與整個組織面臨極大的風險。本章將說明為何不建議徹底消滅會議以及相關的論據，接著我會解釋如果要根治大量的爛會議，為什麼運用開會的科學加以改善才是真正的解決之道。

開會不是問題，爛會議才是！

開會次數不足，很可能會使員工、主管、團隊和組織偏離軌道。要是舉辦的會議太少，員工將得不到必要的資訊，也會失去有所歸屬、受到支持、能夠發聲及融入群體的感受。

會議有助員工培養對他人的情感連結，了解自己並不是獨自身處穀倉，而是一個大團體的一分子；
會議讓每個出席者都能用非常人性化的方式交流，用來建立關係和人際網絡，更重要的是取得支援；
會議是有效匯集各種點子、想法、意見的管道，理應讓每個人把工作執行得更好、更相互協調、彼此配合；會議使主管和員工都更能掌握組織中的生活、挑戰、曖昧情況以及機會，建立共識，促進效率與團隊合作；會議能促使人致力於需要串聯不同職位的目標和計畫，並全心投入個別職責描述中沒有明言、更為宏大的部門和組織願景；
會議把個別的人凝聚為一個群體，這個群體因此將更有適應能力、更具韌性、更有自主應變能力，尤其是在面臨危機的時候。

會議可以是領導者的舞台，供他們充分發揮領導力、分享願景、真誠表達自我、啟迪團隊以及與團隊互動交流。除此之外，會議也是一種體現小範圍民主的形式，透過員工的互動激發出各種點子和創新，就算是最微小的聲音也有機會受到傾聽，從而獲得生命與影響力。最重要的或許是，會議是促進共識凝聚的場所，因此是為整個群體維繫驅動力和能量的關鍵。

在許多方面，會議都是一個組織的基石和核心要素，是組織在員工、團隊與主管面前化為現實之處。最後，也別忘了人類天生就是社會動物，渴望交流與歸屬感，而不是孤立。

舉例來說，我做過幾個研究，其中對員工提出了簡單的問題：「假如你可以設計一個理想的工作日，那會是什麼樣子？」在這些限定對象的反思型問卷調查中，受訪者一致主張要把開會納入工作日──實際上，他們甚至不想要沒有會議的工作日。

結合上述所有資訊，可以明顯看出徹底消除會議不過是個偽解方，該做的反而是想辦法讓會議更好。比起憑空揣想，善用開會的科學才能真正解決開會問題；科學證據可以打破爛會議的循環，避免由於爛會議滋生更多爛會議，導致成效不彰的運作方式最終變成整個組織的常態。
 

（本文摘自《高效開會聖經》，平安文化）