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[游舒帆BLOG]何謂成功的專案?

2019-10-22 12:59:55
Managertoday
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PMP開宗明義就提到,一個成功的專案準則是符合專案鐵三角的限制(Triple Constraints),這鐵三角分別是:Scope、Time、Cost,分別掌控了專案要做哪些東西,完成的時間、驗收的時

PMP開宗明義就提到,一個成功的專案準則是符合專案鐵三角的限制(Triple Constraints),這鐵三角分別是:Scope、Time、Cost,分別掌控了專案要做哪些東西,完成的時間、驗收的時間以及整個專案的成本,所以若要定義一個成功的專案,我們往往會要求一個專案在『如期、如質、如預算』的狀況下完成。

專案鐵三角,只要異動,最少都會影響一個面向,因此做好變更管理將變成PM非常重要的一項工作,變更是一定會發生的,但如何有效的管理則是很重要的一門學問了。

根據統計85%的專案是在超過時間、未達品質標準、耗用過多費用的狀況下被完成,這也代表著,要完成一個專案已不容易,但要完成一個成功的專案就更難了,依我自己的經驗,我認為這三個面向中,若在一開始沒有構想清楚,在過程中也沒有很好的做變更管理的話,通常最後都會讓人很不愉快,為了趕交期,可能犧牲了品質,可能要求同仁加班,而墊高了成本。

很少有專案是能在一開始就將整個全貌看清楚的,也沒有人規定說一定要全都看清楚才能開始進行專案,但在專案開始前必須要先將基準(Baseline)給建立出來,Baseline一旦訂出來,在專案執行時,除非通過專案的關鍵人員(Key Stakeholder等)同意才能做變更基準的動作。

在專案發展過程中有個很有意思的概念叫Rolling Wave Planning,代表的是專案的全貌,會隨著專案的發展,細節愈來愈清楚,因此當專案被分成5個Milestone,剛開始時後面兩個Milestone的細節可能都不太清楚,但專案一邊發展,PM與專案成員應該要對這兩個Milestone的細節有更深入的了解並確認,否則這個專案的需求是有很大問題的。

就我們自己做軟體開發的經驗來說,維護產品Scope非常的重要,一旦偏掉,後續花費的Time與Cost都非常可觀,不得不慎。

下面這一篇雖然不是原文,但是我找到人家轉錄的文章:
談軟體專案失敗的六大關鍵

  1. 過份樂觀和沒有經驗的主事者
  2. 低估軟體開發的複雜度及忽視許多不可抗力因素
  3. 來自各方的不合理壓力
  4. 不能以專業態度來 say『no 』
  5. 有多加人手來解決問題的心態
  6. 收尾無法作到『收斂』的功夫

    這一篇講的六點講的比較空洞一點,會給人家有種『好像有點感覺了,然後呢?』的感覺,比起來我還是比較喜歡專案會受到EEF、OPA兩因子還有Stakeholder影響的說法,熟知EEF、OPA還有辨識關鍵的Stakeholder是在專案一開始就要做的事情,但我們常常發現很多案子都是在出現問題後才回推回上面六點,我覺得這個程序有點顛倒了,專案經理應該往前看得更遠一點,有那些未知的規範、哪些隱藏起來的關鍵Stakeholder都可能形成專案的風險啊,要提早獲知。

    根據我自己的經驗,一個專案要跑成功,一開始就先找對關鍵的人員,並問他:『是否你說了就算?』,如果是的話就找這個人確認需求,並將範圍訂出來,時程押上去,開始開發,過程中若有變更,要明白的告知在鐵三角的限制下,我們會做什麼樣的變動,若同意就變更,不同意的話就再談,我自己認為大多數的人都是理性的,只要你足夠了解他,對方是不太會刁難你的。

    過程中,白紙黑字跟記錄是一定要的,不然隨時有機會被翻盤,這邊需要較多的軟功夫,就看PM的手腕了。

     

作者簡介:
游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎新電腦產品總監,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案管理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。
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