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【林文政專欄】管理老闆的3種策略

2019-11-13 07:07:22
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專欄作者 / 林文政(中央大學人力資源管理研究所副教授) 在組織中,部屬總認為主管應該有充分的時間認識我們、並留下印象;對部屬的工作任務會有適當的期望;也有意願與部屬建立良好關係。但這些認知往

專欄作者 / 林文政(中央大學人力資源管理研究所副教授)

在組織中,部屬總認為主管應該有充分的時間認識我們、並留下印象;對部屬的工作任務會有適當的期望;也有意願與部屬建立良好關係。但這些認知往往不切實際,通常會事與願違,因而當主管沒有餘力、無法達成以上三件事情時,部屬將面臨危機。

因此,為了自己的安危、福利、地位與前途,更為了流暢地達成組織目標,部屬應該主動出擊,運用策略與技巧扭轉劣勢,發揮影響力、管理好自己的老闆。

向上管理可以分為三個面向:印象管理、期望管理,以及與主管建立良好的社會交換關係。

印象管理:贏得老闆目光與信任

印象管理是指「部屬透過一定的方式,控制或影響主管對其形象或想法的反應」。影響主管印象的策略可分為積極與消極兩種:

積極性(攻擊性)的印象管理,目標是讓主管認為自己有解決問題的能力與意願,增加晉升的可能性。例如能站在主管的高度看問題,時常帶著解決方案去跟主管討論;或在主管的決策過程中,主動提出可行方案;任務達成後,適度地把功勞歸於主管等等。

消極性(防禦性)的印象管理,目的在於讓主管認為部屬與自己是在同一條船上,因而對部屬產生情感性的信任。在做法上,例如確實掌握主管的任務目標;以同理心了解老闆的需求,以及在更上一級老闆面前所面臨的壓力;了解主管的缺點並替主管保留面子;維護主管的利益,不讓主管對自己的信用產生懷疑;遵守對主管的承諾、犯錯立即承認與道歉等等,都能藉此贏得主管的信任。

期望管理:讓老闆掌控風險與進度

有時即使部屬自認已達到工作目標,卻仍然被主管視為「任務失敗」,原因在於,主管的期望遠高於部屬自己認定的標準。也因此,妥善地管理上司對自己的行為/績效目標的期望很重要。期望管理涉及兩個最核心的要素:

1.明確表達執行任務可能面臨的風險。開始執行工作任務前,部屬應設法分析潛在的問題或風險,讓主管明白。例如有哪些資源尚未到位,後勤支援稍嫌不足;或根據過往經驗,有可能碰上其他單位合作意願的問題等。明確表達風險,可讓主管對部屬的執行不會過度樂觀,以致於產生超越現實的期望。能向主管分析任務風險與潛在問題的人,就是能做好向上管理的人。

2.執行任務時,讓主管能確實掌握資訊。當部屬在執行工作任務時,應設法讓主管能確實掌握相關資訊,例如讓主管了解目前的工作進度、自己面臨哪些困難,哪些部分比預期更順利等,讓主管有「全面掌控」的安全感,同時讓部屬與主管的期望接軌。

社會交換關係:以貢獻換取老闆的支持

每個人都希望與他人的相處可以「禮尚往來」,這是因為人們會理性地衡量互動的代價和後果。根據社會交換理論(Social Exchange Theory)的觀點,人與人之間互動、交換的標的物,可能是「有形的」金錢或物品,也可能是「無形的」權力、關係、方便、人情等。舉例來說,部屬做到超乎主管預期的業績,主管自然會在交換關係中感覺「有所虧欠」而給予信任、授權。能做好向上管理的部屬,通常是那些能採取互惠行動,與主管建立良好社會交換關係的人。

戰國時代,秦國大將甘茂與秦武王的互動,可說是向上管理的經典案例。

當時秦武王想出兵攻打韓國,因此找丞相甘茂來商量,甘茂聽了武王一番話,不但獻策可與魏國結盟、聯兵攻打韓國,而且主動請命,自願前往魏國遊說。但甘茂抵達魏國之後,卻先請隨行的副手向壽回國,向秦武王回報「還是不要攻打韓國比較妥當」。秦武王不知甘茂何以臨時變卦,於是親自到息壤這個地方迎接甘茂。

在息壤,甘茂向秦武王分析攻打韓國的困難,除了需要走上幾千里路,途中還必須經過很多險阻。此外又對武王說魏文侯攻打中山國的故事:魏文侯曾派樂羊攻打中山,費時三年多,樂羊歸國後誇耀自己的戰功,魏文侯便拿出一整箱別人誹謗他的奏章給他看,樂羊看了之後,連忙向魏文侯跪拜認錯:「拿下中山並非臣的功勞,全靠君主的支持與信任啊!」

接著甘茂對秦武王說:「我不過是位客卿,樗里疾和公孫衍兩人卻在君王身邊。如果我攻打韓國不順利,兩位因而詆毀臣的不是,君王一旦聽信,就等於毀棄與魏國的盟約,我也將面臨險境,所以臣勸君王還是不要攻打韓國的好!」

秦武王聽完這番話,才發現甘茂攻打韓國的決心沒有變掛,因而表示自己絕不會聽信讒言,願意跟甘茂在此(息壤)發誓為盟。

結果不出甘茂所料,當甘茂出兵攻打韓國,過了五個月卻仍無法攻下時,樗里疾和公孫衍兩人便在秦武王面前進讒言,武王有點聽信了,下令召回甘茂。甘茂於是提醒秦武王:「息壤還在嗎?」秦武王才猛一警醒說:「息壤當然還在!」於是再增派大軍給甘茂。不久,甘茂終於把韓國要地宜陽給攻下。

三者綜合運用,完美管理老闆

這個向上管理個案中,首先,甘茂在了解秦武王的意圖後,自動請纓並主動獻策,讓秦武王對甘茂產生信心,進而將方案交給甘茂親自來執行,完成了良好的「印象管理」。

其次,甘茂巧妙地告訴武王攻打韓國的困難,並以樂羊的故事來提醒武王,朝內可能會有權臣進讒言而使軍事任務半途而廢,成功地向秦武王進行「期望管理」,讓武王了解並相信攻打韓國所有潛在的風險。

最後,甘茂在息壤以秦武王「不願成為聽信讒言的君王」的心理,做為「社會交換」的標的物,換取秦武王對他的信賴與資源,終而使他有機會能夠順利完成攻打韓國任務。