前幾天早上，我搭捷運去了一趟【大坪林捷運站】。
在台北車站搭上新店線的捷運時，車廂算滿空的，所以我選了個面對行車方向近窗的位置坐了下來。 這位置的前方另外有兩個跟車門平行的位置，所以在我正前面剛好坐了一個阿婆。
我落座的時候，她正好在講電話。 大家也知道我這人最喜歡偷聽人家講話。 哈，其實是老太太講電話本來聲音就很宏亮，就算我沒有刻意想聽，我還是注意到她在說著：「哎呀，真不好意思啦。 我剛剛坐錯車了！ 你們再等我一下！ 是啦，我真糊塗，搭錯方向，搭到要去南勢角的車子，又繞去民權西路才換到對的車。 真的再一下就到了！ 歹勢、真的歹勢(對不起)啦！」，講完這段後她就掛了電話。
畢竟就坐在我前面，我雖然沒有刻意想看她，可是很明顯後來的車程上她是一整個坐立難安。 東張西望不說，也頻頻盯著旁邊門上的跑馬燈在看。 但反正我也幫不了甚麼忙，所以只是默默的透過平板上網。
等到車子快接近萬隆站的時候，她突然轉頭過來問我：「欸、年輕人啊，你知道到新店區公所還要多久？」
我平常很少坐新店線的車，所以其實不確定每站的車行時間大概要多久。 不過萬隆到新店，印象中大概是四到五站。 所以我就跟她說，「可能還要十到十五分鐘左右喔。」
她一聽，嘴張得大大的。 然後開始很努力地跟我解釋(或說明)，她剛剛在前一段的行程中如何迷了路，坐錯了車。 朋友現在正在新店區公所那邊等她，而且車子停在紅線上，要是還要多花十多分鐘的話，她朋友肯定會罵死她的。
聽了這情境，我雖然很同情，可是畢竟我沒辦法讓車行速度改變啊，似乎也只能安慰她一番了。 結果我安慰的話都還沒機會說出口，她就又急忙轉頭問我隔壁一個穿著制服的高中男生，「弟弟、你覺得我們到新店區公所還要多久啊？」
這高中生冷冷地回答：「別擔心，只要五分鐘就到了！」 聽那語調似乎有點覺得，隔壁這位大叔搞不清楚狀況，亂回答是幹嘛。
那阿婆一聽只要五分鐘，馬上眉開眼笑，表情也就安心了起來。
這時候，因為快接近大坪林站了，看她似乎終於開心了，我也就沒再多說甚麼。 收拾東西就下了車。 等到下車時回頭一望，看那阿婆還是眉開眼笑的，露出一副【問題終於解決了】的輕鬆表情。 車門一關，車子啟動後，她也就從我視線中消失了…
為何講這故事呢。 因為這個平凡的問路故事，其實有幾個非常大的【管理意涵】。 各位專案工作者，或許能從中得到幾個啟發。
啟發一，大部分人在預估上都是偏樂觀的
在沒有KPI或是工作報酬等雜訊干擾時，當你問一個人做某件事情的預估完成時間，大部分人會傾向給你一個偏樂觀的數字。
這原因是甚麼？ 原因在於下面這五個心理驅動因子：
心理上
- 我們想討好別人。
- 我們傾向忽略細節。
- 我們容易淡化風險的機率。
- 我們害怕講太長的時間，詢問者會小看自己
- 我們非常想做那件事，怕數字太高會嚇退詢問者
這在工作上是這樣，在捷運上的那位同學也是如此。 那位高中生雖然充滿了正義感，很希望能安慰阿婆。 可是很顯然他的預估是偏樂觀的，就算當時已經接近大坪林、到新店區公所只剩兩站了，可是我猜五分鐘後阿婆還是不會見到朋友。 因為高中生很顯然只預估了捷運【到達】新店區公所的時間，可是阿婆並不是下了捷運就完成目的了。 她還得穿過長長的地下道，等電梯、搭電梯上樓、出站、走到大街上、還得找到他朋友。 這一切加上車行時間後，是不可能在五分鐘內完成的。 事實上，你若要批評的話，連我自己一開始講的10-15分鐘都有可能偏樂觀了…
啟發二，多問兩句，未必是想聽真相，只是想聽自己想聽的答案
阿婆聽了我的答案不滿意，於是又問了高中生。 你可以認為她是想【多方尋求】看法。 可是若是想做這樣事情的人，【最少會問三個人】。 畢竟總要有兩個近似的答案，才能分辨誰的預估較精準。
可是阿婆並沒有連續問三個人，在高中生給了一個符合期待的時間後，她就停止詢問了。 事實上，這行為在工作場合也常常發生。 老闆問了一個時程預估，聽了搖搖頭。 覺得時間太久了，請你回去【想想辦法】。 這時候，並非他覺得這時程預估的不正確，單純只是他不喜歡這答案。
啟發三，如果有人要你重新預估一次，或許你該多想一下再回答…
所謂多想一下，指的是要想看你的目的是甚麼：接到那工作或是維持你的專業性。
你要堅持自己的預估正確而不願意下調到【期望區間】中，好的狀況是你被不斷的要求重新預估。 壞的狀況，是對方可能會找別人來做這案子。 比方說阿婆就又跑去問了我旁邊的高中生。
若做不做都沒差，那當然詢問者最後找誰都沒差。 可是若這案子是你夢寐以求的，那當別人來問第二次時，可能心裏要【響一下警鐘】。
啟發四，改變預估值，不表示事情會順利完成
通常老闆硬要多問幾次，總會有機會得到一個【想聽的答案】。 可是，預估值再怎麼樂觀、計畫上的數據再好看，也不表示最後那時間會實際發生。
計劃書可以漫天扯謊，可是一旦專案開始，一切還是得打回原形。 阿婆在大坪林時雖然因為那「五分鐘的答案」而開心不已，可是最終她一定需要【更多的時間】才會見到她朋友。 屆時她朋友還有沒有在那邊等她，實在是很難說的…
預估時聽到的快樂是一時的，能把案子順利做完的快樂才是長久的。
啟發五，不過，有時候其實最後並沒人在意真正的時間
有時候事情其實也沒這麼嚴重。 以阿婆為例，就算她最後又花了十分鐘才見到朋友。 只要她朋友還耐心的在那邊等，也沒警察來對她朋友開單，其實也就沒事了。 反正只要朋友見到了，她再也不會記得【過程中】花了多久。 不過，她會記得那位樂觀又好心的高中生，也會生氣那位冷淡又亂講時間的大叔。
這也是為何管理制度亂七八糟的公司，每次沒甚麼計畫的PM都會被繼續重用；可是想很多的PM卻很容易黑掉。 因為老闆會記得一開始拍胸保證能順利完成的人，也會討厭那些說實話的人。 客戶會找誇下海口的廠商，而且有可能因為沉沒成本而忍受中間不順利的過程，但不一定會接受一開始就開價(時間)踏實的廠商。
不過，誠實策略也未必沒有回報。 當你做的事情專業度很高、失敗代價很高、或是對方確實嚴謹時，誠實策略其實是好事。 而且這也可以是一個篩選門檻，隨便只想聽樂觀預估的客戶，專案進行中的利害關係人管理，通常比面對嚴謹的客戶來的困難。 他們容易發散，變更控制很困難，變更造成的成本未必能回收，甚至完成後的收款也可能較麻煩。 所以客戶(老闆)挑人，你也可以以此為門檻反過來挑他們。
啟發六，大家都渴望做的案子，預估值會極度樂觀
當你一路看下來到這裡，你應該也會知道。 當面對創新或研發案，所有人都想參與時，專案團隊中的【所有成員】更會傾向樂觀以對。 工期預估盡量短、風險預估盡量少、成本預估盡量低、技術難度都能克服、市場不明之處也略去不談。 尤其是一些新創公司的團隊在談自己正在進行的案子時，更有這樣的傾向。 所有你提出的問題，新創公司的PM或是負責人都跟你講那「不是問題」。
所以你若是主管、是老闆、或是背後的投資人(如創投、或新創公司的投資人)，在這部分恐怕你得比他們冷靜，也得多潑冷水。 如果你更樂觀，甚至老去詢問「能不能更提早」，那大家都開始瘋狂樂觀下，這結果恐怕很難有好的了。
另外，你若是主管(或主管以上的角色)，那你應該還要有個啟發七：
啟發七，主管其實最應該冷靜以對…
- 規劃應該要考慮最壞狀況，而不是考慮最佳狀況。
- 要盡一切力量看到最糟的可能。
- 鼓勵透明度，讓大家幫忙潑你冷水，這才是在管理專案。
- 累積歷史資料(工期預估以及風險)，避免人心的樂觀傾向。
- 建立能追朔過程的管理機制。 過程中要定期監看專案進度變化。 以避免誇口的員工會被你記得，可是誠實的員工你反而忘記他原本的提醒。
總之，主管應該是要悲觀以對的那個人。 要盡量鼓勵大家把問題揭露出來，能預先預警與預防，這樣案子才有可能真正順利完成。 如果只是不斷擠壓出一個漂亮的計畫，甚至搞得大家都樂觀以對，很容易產生確定勝利的心情，這時候就很危險啦~
本文轉貼自：專案生活管理思維
作者：張國洋 Joe Chang
文章原始連結：阿婆問路，以及常見的工期預估盲點
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【作者簡介】Joe Chang
識博管理顧問與普錸資訊執行長。 為了對抗雙魚座的感性，一輩子都在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯的發展能解構任何事物，並讓我們找到正確的人生策略與方向。
