以下文章是一目前在某硬體廠擔任PM讀友所寫的第二篇文章。 文中分享了他在自己專案中如何透過排程以進行專案優化的心得。
我要強調的是：優化並非只是微調微調工作時間或調整人力，更重要的，是要能看出風險，並以「能降低風險的方式」調整工作！ 這其實是更為重要的PM技能！
他本身是RD出身，2012年間被公司拔擢為PM，那時候他來我們這邊上了一系列的專案管理課程。 這兩篇是他在經過兩年後的工作心得，提到專案管理的知識到底怎麼在實務上幫助了他！
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《本文開始》
有一個故事是這樣的，如果把一隻螃蟹放在竹簍裏，它有可能爬出來，但是如果把很多隻螃蟹放在竹簍裏，就不可能有任何一隻爬出來。很奇怪是嗎？是因為它們會互相拉扯，彼此把對方拉下來，這就是所謂的螃蟹效應！
同樣的情況其實也表現在專案過程或公司組織中。怎麼說呢？假設你是專案的PM，通常的目標大致不脫是要確保品質達到客人要求、準時量產且成本最低，但是過程中每一方對於這些目標到底該做到什麼程度其實是不同步…
業務：先把案子接進來啦，風險或是做不的到規格，這以後再和客人談嘛～
RD：我要用最貴的那個零件！這樣才不會出事！
工廠：客人又不是Apple，用這麼高階的製程生產幹嘛？良率不好怎麼辦？
品質單位：你樣品階段的良率只有98%，其中單項Issue不良就高達0.5%了！ 不准量產！！！
呵呵，看到了吧！如果作為PM自己心中沒有一把尺，一直被不同單位的螃蟹們拉扯而搖擺不定，原本你要帶團隊種出希望的種子，結果卻是自己被抬出去種了。
那麼，PM心中的那一把尺到底是什麼呢？我認為還是排程的功力！
為了達到客人的規格、成本降低、增加新功能、導入新製程、新零件或是新的供應商是不可避免的！只是導入這些不確定性因素的同時也引進了風險，因此PM必須要有能力做優先順序的排列，並安排整個新產品流程，逐一把各風險於延遲客人樣品的交付日期、影響量產的時程。而時程安排上有4個重點：
帶領團隊進行Risk Assessment找出Risk Activities。
對於Risk Activity由過往Lesson Learned或檢核表，儘量排除風險。
對於可以提前執行的Risk Activity，儘早執行以確認品質。
對於無法提前執行的Risk Activity，儘量分解Activity，找出Risk 站點位置。對於Risk站點，給予二次或多次實驗優化！
下圖為前篇文章【學會這個後，我創下了公司史上最快的量產記錄】中的時程範例。PM已和客人確定樣品的送樣日期（1/8）了，而黃色Mark起來的部份即是新產品生產流程。
(上圖：簡化後的產品開發範例時程）（點選可放大）
PM思考安排時程之前，尤其是定案前，一定需要與各單位進行Risk Assessment。 假設上面這專案在跟各單位確認後，發現Risk主要來自3項：
(甲)新的設計圖
(乙)較低價的零件B
(丙)製程
即下圖
確認這三項Risk Activity之後，PM不是禱告狀況不發生，而是該從排程的全局來思考如何降低這些作業可能的風險，並優化我們的時程或調整做事方法。 一些可能的解法或許有：
(甲) 針對作業『新的設計圖』：
RD出圖之前，請另一位資深人員依內部Lesson Learn或是檢核表逐項確認是否已排除目前已知的問題點。
安排Quick Sample產出以排除設計失敗的風險（假設製程二結束即可產出Quick Sample看有無設計問題。）
(乙) 針對想要使用較低價零件的作業「零件B」：
請供應商儘早提供一定數量的「零件B」讓RD提前進行單體驗証。若有問題，還可以請供應商做二次或是三次的改版。
讓品質穩定但高價的供應商也備相同零件，以防萬一低價零件B失敗後沒有救援投手可以使用。（以金錢交換風險降低）
(丙) 針對作業「製程1」：
細拆「製程1」。 假設「製程1」由3個子製程組成(製程1-1； 製程1-2＆製程1-3)，真正的Risk可能只發生在子製程1-3。這樣可以更明確的管控「製程1」！
先以不同製程參數投入子製程1-3進行實驗，找出合適製程參數。
確認合適製程參數後，大量樣品兩次投入子製程1-3。
此外，由於增加了子製程1-3二次投入的時間，為準時交付樣品，需要調整運送時間以滿足客人交期（11/8）。
調整後時程安排如下:
總結
排程的知識與工具確實是PM的基本功。有了排程知識後，首先PM能收集資料並透過工具排出全局，然後以全局的思考來安排專案流程！ 再來，有了全貌後，PM能再透過工具對流程作各種what-if情境分析、兵棋推演，進而降低專案風險，帶領各單位的螃蟹走出困境！
本文獲「專案管理生活思維」授權刊登，原文於此。
圖片來源 / ianloic via Flickr, CC Licensed
