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找到捷徑,才能做得比別人快又好!聰明人都在用的 10 個提升效率秘訣

Evernote
2015-05-12
作者 Evernote
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台積電董事長張忠謀先生曾在一段訪談中提到:「對個人來說,工作產出來自『投入』乘以『效率』,而效率才是關鍵,別人工作 50 小時,而你求好心切,比他多做 20% 變成 60 小時,但他的效率比你高 30%,成果還是比你好。」

進入職場,面對龐大的工作量,我們期待著能有更多的時間可以留給自己學習新的事物,保持最佳狀況,成為更好的人才,此時最重要的是找到提高生產力方法,但所謂的生產力其實是個相對模糊的概念,而何時能達到所謂「高效率」、或進入所謂的 in the zone 狀態更是難以定義。我們列出 10 個提升效率秘訣,讓您能夠持續打拼、成就更多。

1.明確寫下

您對生產力及工作效率有何期許?您希望達成哪些目標?把這些目標清楚明確的寫下來,讓自己具體衡量再決定下一步。這個方法不論對工作或個人目標都很有幫助。

2.昭告天下

把目標分享給同事或親朋好友知道,讓他們也為你加油打氣。激起他人的興趣並願意與你並肩作戰,讓自己有了「一定要完成」的決心與責任感。

3.數位靈感

利用數位工具 (例如:Evernote 的 Web Clipper),將網路上正在研究的網頁資訊儲存下來,並利用標籤管理,當哪天靈光一閃時,可以快速用搜尋功能找到曾經留下的數位記憶。

4.每日目標

繁忙的生活中,每天都可能出現新的挑戰。就算如此,也要記得開始一天工作前先為自己訂下每日目標,並在下班前重新檢視一次,不要讓這些真正想完成的事被半路殺出的程咬金淹沒了。

每日目標

5.月度檢討

時序已經進入 2015 年中,很容易就遺忘了我們在年初訂下的目標。抽空檢查一下這些目標是不是依然有意義,再依據現況調整接下來要採取的行動。
小建議:試試看 Michael Hyatt 的方法及模板,讓您在 2015 年設下的重要目標不走樣。了解更多 >>

月度檢討

6. 紀錄心得

所謂的成功,都是從小步驟及任務累積而成的。除了透過待辦事項清單了解已完成的工作,每天也花一小段時間寫下工作或生活上的心得,讓自己每段歷程留下紀錄。

7.靈感來時,立刻捕捉

最棒的靈感往往出現在最奇特的時機點。如果您正在旅途上、開車中或有其他狀況,透過語音或圖像記事,並利用雲端儲存資料,再也不用為稍縱即逝的靈光乍現捶胸頓足了。
靈感來時,立刻捕捉

8.重點對焦

在重要的任務記事標上「重點」標籤,不論這些記事藏身在哪份記事本中都可以立刻搜尋到。

9.完成清單

建立一個「完成」標籤或完成記事本來標註已完成的事項,您一眼就可以清晰知道什麼事情已完成,又有哪些任務還要處理。

10.檢視反思

別忘了花點時間看看您累積下來的紀錄。這些成就,不論大小,都是堅持下去的動力來源!

在工作及生活界線愈來愈模糊的世代,要成為出色的人才,不只是努力工作,更要聰明工作,運用數位工具幫助不只提高效率,事半功倍,更可以達到生活與工作的美好平衡,讓我們有更多的動力繼續努力下去。

延伸閱讀/

  1. 別再瞎忙!時間管理4技巧,不加班也能把工作準時做完
  2. 時效性比100分更重要!小心別成為老闆心中的赤字員工
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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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