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時效性比100分更重要!小心別成為老闆心中的赤字員工

2014-11-23 整理‧撰文 楊修
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有些人被稱為完美主義者。這種人即使考到90、95分的好成績也不會滿意。對他們來說,沒有考到100分便沒有意義。在藝術的領域裡,也有人大致完成了一件作品,卻不肯公諸於世,非要修到自己滿意為止。

這種人在職場上被交派工作,也一定會做到自己認為100分才交出成品。他們總是要求「一次到位」,以免自己的努力遭到否定。

事實上,像是駕駛列車和飛機,稍微有一點閃失,都有可能造成無數人喪命,的確得抱持事事要求完美的心態。不過,其他大部分的工作,做到80分的水準已經很足夠。很多工作都不要求100分的水準,上司更希望你做到一定的程度就趕快交件。

第一次不用做到100分,時效性更重要。

黑字員工(即能為公司帶來利潤的員工)接下工作後,會先做出60分的水準,請上司過目,在從反應判斷他希望完成的程度有多高,接著開始修改內容,在第二次做出上司要求的水準。

至於赤字員工(造成公司虧損的員工),有些人老想著一次做出滿分的水準。他們會鑽牛角尖,在滿意之前絕不肯交出成品,就算超過時限也硬是做自己,一味地追求完美。

直到好幾天後,員工終於交出讓人盼到望穿秋水的大作,上司卻只感到無奈:「其實你根本沒必要做到這麼精細……」

另外,還有一種狀況,是員工曠日廢時完成了工作,卻發現跟上司要的方向完全不同。

原本100分的工作一秒變0分,那些時間等於通、通、白、費。

起初以60分為目標的黑字員工,即使第一次交出的成品是0分,也因為他的動作迅速,得以立刻在上司的指示下修正軌道,使原本用在0分工作的時間成本降到最低。

 不符上司的預期成果,100分變0分

工作的生產力,取決員工能用多短的時間達成預期成果。

請注意「預期成果」這一點。

在工作上,不論花費多少時間,一旦最後的成果跟對方的預期不符,便沒有任何意義。為了應付這種狀況,我們必須把中間反覆溝通的時間列入考量。

因此,我們要交出成果,看看對方有什麼反應,而不是要求自己一次到位。如果想以100分為目標,應該等對方認可後,再利用允許的時限加強。

 

(摘自《懂成本、會計算,才是老闆心中的NO.1》第五章,高寶書版出版)

圖片來源 / David Poe via Flickr , CC Licensed

 

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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