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業務員絕不該問出口的5個問題!客戶根本不想回答

亞瑟的業務筆記
2016-04-11
作者 亞瑟的業務筆記
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某些人,像稅務員或警察之類常常要面對說謊者。大部分的業務人員在與客戶接觸的時候都會面對許多謊言。業務人員不需要預期客戶會告訴他們實話,甚或客戶在無意間就是會用謊言來面對業務人員。稅務員和警察都已經發展出他們工作上所需的技能去偵測說謊者。業務人員也可以向這些人學習如何與謊言相處,而不被謊言吞噬了。

話說「師出有名」,意思是說;當人們想要做某事時應該要有兩個理由:一個是拿來宣稱的,另一個是真正的理由。從事業務工作總有一些訊息是你想要的,想知道這些訊息,做為你生意決策的判斷基礎。

可是訊息不會從天上掉下來,你要親自拜訪客戶,了解事實的狀況。可是有些問題滿敏感,客戶並不想回答你。就和「師出有名」一樣, 你想問客戶一些狀況,這時候你需要包裝你的話;一個是拿來說的,這個拿來說的話,要長著你想問的問題,這是你真正想知道的內容。

有些敏感問題的答案對從事業務工作都很重要,但是業務人員不該直接問客戶,因為客戶可能不想回答。就算我們與客戶有很好的關係,如果客戶不主動告訴我們,我們仍然需要試著用間接的方式去得到答案。

客戶不想回答的蠢問題

例如以下這些問題的答案,我們應該知道但不應該直截了當詢問:

1. 你們最近生意如何?

業務人員必須知道客戶的生意狀況,但不應該直接問。因為客戶很可能不希望別人知道他們的生意狀況。要知道客戶的生意如何,我們可以嘗試問:「最近有哪些因素影響了你的生意?」

2. 你們這季/今年目標如何?

在問這個問題前,業務員應該先做功課,閱讀一下公開的財務資料,找出資料中特殊的地方,我們可以說:「根據報紙,你的目標是下一季成長20%,是什麼因素讓你這麼有信心?」

3. 你的客戶是誰?

我們需要找出誰是我們客戶端新產品的客戶,可是新產品發展是客戶的商業機密。如果我們直接問客戶這個問題,客戶很可能給我們一個沒有用的答案。

聰明的業務員不會直接這樣問,而是問「這個產品上,你的客戶會如何應用呢?」這可以降低問題的敏感度,也讓客戶更有意願回答。

4.誰是你的競爭者?

如果我們問這個問題,客戶可能只會提供一個模糊的答案。那該怎麼問才能找出客戶的競爭者?在問這個問題前,需要做一點功課。換個方式問:「A公司說,他們是你們的競爭者?」客戶也許就會告訴我們,我們想知道卻沒有實際問出口的答案。

5. 你願意用什麼價格買這個產品?

這個問題絕對不要問出口,客戶要求的價格通常很低,比你預期的還低。客戶若是說出了他要的價格,你又該如何反應?所以在你報價之前,你要盡量解釋產品規格,讓客戶知道你的產品值得這個價錢。之後,就算客戶要求更低的價格,你可以這樣回覆:「為了符合你的預期價格,我們可能需要拿掉一些規格…」。

不要問類似的問題,最重要的是在問問題之前,我們需要清楚市場和客戶的狀況,讓自己對市場非常了解,才能和客戶談更深入的問題。

正確的解釋現狀,才能問對問題。問對了問題,幾乎就能引導出症狀真正的原因;當我們能夠看到真正的原因,解決的方法幾乎也就呼之欲出了。也就是說,問對了問題,也就找到了解決方法。

所以,問題沒有這麼多,只是我們不知道答案而已,我們沒有問對問題。在解決問題時,要確定我們不要被轉移到錯誤的問題上,認真的問正確的問題吧!

對業務人員來講,問問題是個重要的社交技巧。問對了問題,可以讓我們得到訊息,做出正確的決定、增加專業技能和人際網絡。

延伸閱讀/

業務員,請一定要學會「以貌取人」!

超業都在用的銷售心理學:請客戶幫你「兩個忙」,他們就會挺你到底!

圖片來源/ University of Michigan School of Natural Resources via flickr, CC liensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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