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好業務出門談合約,一定會想清楚這 5 件事

2019-11-19 00:35:13
Managertoday
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簽合約,對買賣雙方都是大事,唯有白紙黑字寫下來的內容,才有保障權益的法律效益。不過,不同產業間的合約內容落差極大,在與不熟悉的產業及合作對象簽約時,應

簽合約,對買賣雙方都是大事,唯有白紙黑字寫下來的內容,才有保障權益的法律效益。

不過,不同產業間的合約內容落差極大,在與不熟悉的產業及合作對象簽約時,應該注意哪些事?簽署交易條件時,又有那些必須注意的細節?都是業務人員必修的課題。

合約精神是共創利益,同時也是規範彼此有個依循,切記白紙黑字的交易永遠勝過口頭承諾。新手業務出門談合約時,我一定會提醒他們以下 5 件事:

1. 雙方認知的扣款科目,真的一致嗎?

較為熟悉的合約條款不會搞錯,但遇到跨領域的條文就比較容易有疏漏。

以品牌商鋪貨到通路端來說,常有爭議的不會是商品本身,而是「運送物流費」。

物流費用泛指由通路商代為分送至轄下賣場或是特定地點、場所。當商品遇到損壞或是任何原因須退回給品牌商時,是否還要再收一次物流費用,俗稱「反品物流費」,甚至還要加收其他人工處理的費用,此時收費標準又是如何?

有些通路商的物流費還包含更多小的扣款科目,包含「寄倉費」、「棧板處理費」、「撿貨分裝費」及「拆櫃費」等費用。在談定合約時,極可能雙方認知的物流費範疇完全不同,而發生爭議。

因此,這些在簽訂合約時就一一說清楚,避免未來出現爭論。另外,也要注意雙方計算費用的方式是含(營業)稅還是未稅,不論用來是計算出貨金額、費用及獎勵性質的獎勵金,都應該先明文規定寫清楚。

2. 收款條件有各種細節,你都想過了嗎?

試問各位,帳款認定是發票日或是到貨日?

交易條件若為月結天數 30 天,遇到二月份該如何計算是?

付款日若為國定假日應該提前付款或是自動順延至銀行營業日?

對於票期過長的交易合約是否應該要求設定抵押?

相信有些人到這裡已經昏頭轉向了,除非合約條文清楚記載此類細節,否則雙方在認定時,自然傾向對自己較有利的條文來判定。

為避免日後紛爭,建議先約束清楚,就連少少的匯款費用 15 - 30 元,都要說清楚由哪方支付,這裡要強調的不在於金額多寡而在於合約精神:雙方協調過,且相互同意,才不會發生爭議。

3. 如果有必須支付的折扣款項,哪時候付才划算?

交易合約內若有「進貨折扣」是隨出貨扣款、隨貨款扣款、月結扣款甚至是年度結束時才一次結算扣款,都涉及利益交換。

多數業務同仁以為會計單位只在乎「應收帳款」(客戶付款票期),但「應付帳款」也是交易條件的一部分。每一筆要支付的款項,別任憑客戶自行決定,最好在事前做好約定,以免讓公司權益平白無故受損。

4. 有罰則的條款,是否有第三方單位會幫忙協調?

交易合約中,總有一些具有爭議的條款,因為其中涉及罰則,不得不嚴謹面對。常見的有「未到貨罰款」(不準時或是不足量)的罰款或是「商品良率不符合」的罰款。

倘若交易雙方強、弱勢不對等,就必須仰賴公正第三方單位來協助調解、仲裁。甚至雙方在交易期間,若是有爭議時,客戶不得擅自苛扣貨款。

此舉可以保護供應商不會為了先取得貨款而被迫妥協,以上種種業界經常發生,從業人員須謹慎面對,避免因個人不察,導致企業週轉不靈或是發不出薪水。

5. 合約上該蓋的章,都有蓋嗎?

為了避免對簿公堂時,輸在一些小細節上,最終確認合約時,一定要確保合約的完整性及合法性。

例如:文件間應蓋上騎縫章;修改處皆須使用公司小章覆蓋;避免竄改疑慮數字使用大寫書寫金額,皆是簽署、修改文件時須注意的事情。

多數交易合約條文內容都有清楚載明雙方權利義務,花時間閱讀,多開口詢問,請教法務同仁甚至設想最壞狀況處置才是在業務工作者處理合約該有的工作態度。

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