正式的商業英文一定要「簡潔」，但簡潔不只是用的字數較少而已。專業經理人常常簡潔與簡短傻傻分不清楚。
簡潔的意思，不是用的字比較少，而是你能不能第一句話把重點講明。
這重點分成兩部分：
- 你到底想說什麼？
- 你到底想要對方幫忙什麼？
不然即便講出來的英文再單純、簡短，也達不到商業溝通的目的，自然稱不上正式。以下五句話，教你運用簡潔的英文表達想法，馬上切入重點。
1. 道歉與諒解的語句
I am very sorry that your iphone is not performing to your expectations, and I am eager to resolve the problem as quickly as possible.（很抱歉iphone的性能不如你預期，我會盡快解決這個問題。）
務必先道歉再解釋，第一句話就要說出抱歉之意，而不像中文是先做解釋、鋪成後再道歉。許多中文思考的人會認為第一句話就道歉，不小心就失去面子或是降格了，但英文的道歉跟「面子」無關，只能一種展現誠意的方式。
2. 表達感謝
Just a note to thank you for your recent order and to express my appreciation for your continued confidence in us.（這封短信是為了感謝你最近下的訂單，也感謝你長久以來對我們的支持。）
別只說Thank you了！表達謝意更好的方法，是直接寫出你感謝的「事情」，才叫真正的簡潔明瞭，免得對方收到你的感謝卻一頭霧水。To express your appreciation 是另外一種表達感謝的說法。
3. 慶祝與道賀
Wow, what an accomplishment! You’re the youngest person ever to get the award.（哇，真是了不起的成就！你是有史以來拿到這獎項最年輕的人。）
表示祝賀不一定要用「congratulation on…」。因為congratulations on 是恭喜某件事情，不是直接讚賞某人。你也可以這樣說：we would like to acknowledge the contribution of time and effort on your part.
4. 同情與慰問
I was saddened to hear of the death of your husband，Michael. As a business associate, it was impossible not to respect him and not to like him.（聽到你先生的死訊很難過。身為他的事業夥伴，很難不尊敬他與喜歡他。）
中文會先表達你得知這個消息了，但英文會反過來直接表達你的反應與情緒。中文中對於自己慰問人的方式常常不知道怎麼開口，怕表達感傷之後對方更傷心，英文第一句情緒表達直說倒是無妨。
5. 激勵與誘導
If we analyze the situation a little longer, we are most likely to come up with a more efficient plan. What do you think?（如果我們再多花一點時間分析這個情況，很可能會找到更有效的方案。你覺得會怎麼樣？）
如果是反對意見，或是想引導別人認同你的看法，反而不會直說I disagree with you！而是直接提出一個新的建議，讓對方知道有更好的方法，並巧妙地誘使他答應。
總之，商業英文一定要簡潔，但簡潔不代表簡短，而是你用清楚、明確的字句來表達你的意思，讓對方第一時間可以明白，節省溝通的成本。
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