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商業英文要「簡潔」,但不是「簡短」!正式又簡潔的5個常用句,快學起來

以熙國際創辦人

以熙國際執行長Madeleine是華裔第三代,經劍橋、聯合國任職。回台歷任經濟部、教育部、國會、商業司、資策會、中小企總、國家實驗研究院、中衛中心、品創中心、商總…等前三百大企業的國際化顧問,同時主持近20個國內主要數位與平面媒體專欄。創立以熙國際,致力於協助渴望站上世界舞台的華人與世界接軌,帶領華人說世界的語言,圓自己的夢想。

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正式的商業英文一定要「簡潔」,但簡潔不只是用的字數較少而已。專業經理人常常簡潔與簡短傻傻分不清楚。

簡潔的意思,不是用的字比較少,而是你能不能第一句話把重點講明。

這重點分成兩部分:

  • 你到底想說什麼?
  • 你到底想要對方幫忙什麼?

不然即便講出來的英文再單純、簡短,也達不到商業溝通的目的,自然稱不上正式。以下五句話,教你運用簡潔的英文表達想法,馬上切入重點。

1. 道歉與諒解的語句

I am very sorry that your iphone is not performing to your expectations, and I am eager to resolve the problem as quickly as possible.(很抱歉iphone的性能不如你預期,我會盡快解決這個問題。)

務必先道歉再解釋,第一句話就要說出抱歉之意,而不像中文是先做解釋、鋪成後再道歉。許多中文思考的人會認為第一句話就道歉,不小心就失去面子或是降格了,但英文的道歉跟「面子」無關,只能一種展現誠意的方式。

2. 表達感謝

Just a note to thank you for your recent order and to express my appreciation for your continued confidence in us.(這封短信是為了感謝你最近下的訂單,也感謝你長久以來對我們的支持。)

別只說Thank you了!表達謝意更好的方法,是直接寫出你感謝的「事情」,才叫真正的簡潔明瞭,免得對方收到你的感謝卻一頭霧水。To express your appreciation 是另外一種表達感謝的說法。

3. 慶祝與道賀

Wow, what an accomplishment! You’re the youngest person ever to get the award.(哇,真是了不起的成就!你是有史以來拿到這獎項最年輕的人。)

表示祝賀不一定要用「congratulation on…」。因為congratulations on 是恭喜某件事情,不是直接讚賞某人。你也可以這樣說:we would like to acknowledge the contribution of time and effort on your part.

4. 同情與慰問

I was saddened to hear of the death of your husband,Michael. As a business associate, it was impossible not to respect him and not to like him.(聽到你先生的死訊很難過。身為他的事業夥伴,很難不尊敬他與喜歡他。)

中文會先表達你得知這個消息了,但英文會反過來直接表達你的反應與情緒。中文中對於自己慰問人的方式常常不知道怎麼開口,怕表達感傷之後對方更傷心,英文第一句情緒表達直說倒是無妨。

5. 激勵與誘導

If we analyze the situation a little longer, we are most likely to come up with a more efficient plan. What do you think?(如果我們再多花一點時間分析這個情況,很可能會找到更有效的方案。你覺得會怎麼樣?)

如果是反對意見,或是想引導別人認同你的看法,反而不會直說I disagree with you!而是直接提出一個新的建議,讓對方知道有更好的方法,並巧妙地誘使他答應。

總之,商業英文一定要簡潔,但簡潔不代表簡短,而是你用清楚、明確的字句來表達你的意思,讓對方第一時間可以明白,節省溝通的成本。

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圖片來源 / pixabay

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