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PowerPoint就能做出精美圖表!你該學會的製作小訣竅

2019-11-13 15:52:04
Managertoday
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PowerPoint就能做出精美圖表!你該學會的小訣竅

商務提案簡報中最不可或缺的就是提出數據,說服對方;許多時候我們會借助圖表的力量,讓數據更一目瞭然地呈現在對方眼前,但 PPT 預設的圖表樣式往往不夠簡明,甚至許多時候反而讓數據被多餘的視覺元素給埋沒了。

下方是 PPT 預設的直條圖樣式,就這個圖表而言,有許多 NG 的地方:

圖說明

1、以公司作為大分類,雖然可以很清楚地看見一間公司在五年度之間的市佔率變化,但卻不易進行各公司在同一年度的市佔率比較。

2、有座標軸也有格線,但實際上光靠格線還是無法精確地知道某公司在某個年度的市佔率。

3、五種顏色分別代表五個不同的年度,但其實我們不需要這麼多顏色就可以分辨不同年度。

這是經過調整過後的圖表,正確來說在 PPT 此圖表叫做「橫條圖」,但老實說兩種圖表沒有很大的差異,在 PPT 中也就只是圖表直立或橫倒的差別而已。

圖說明

修正版的新圖表主要有三個優點:

1、標題直截了當地寫出這一個圖表想要傳達的意義,讓人可以快速掌握簡報者想藉此圖表的數據來提出什麼主張。

2、在圖表的用色上,藍色與紅色這兩個醒目的顏色用在想要強調的「A公司」與「D公司」;並且用淺色色塊標示出它們歷年市佔率的變化趨勢。

3、圖表去除了格線與 PPT 內建的圖例,讓整個圖表看起來更為簡潔。

要將預設的圖表調整成理想的模樣,看似簡單但其實有許多的圖表功能細節可能是大家所不熟悉的,因此接下來就一步步掌握 PPT 的圖表功能吧!

圖說明

在 PPT 中點選圖表,會發現最上方的選單列多出了「圖表工具」選單,並有「設計」與「格式」這兩個子選單;在「格式」這個子選單中,可以在上圖標示①的「格式化選取範圍」,選擇我們要調整圖表哪個區塊的細節。

可以調整的部分包含很多元素,通常會修改的是座標軸、資料標籤、數列與圖例,建議各位實際調整看看就會知道效果如何;不過,這次暫時用不到這邊的參數調整。

而如果想修改直條圖不同區塊的顏色,可以在上圖標示②的地方做調整;以這一張圖表來說,可以把「A公司」和「D公司」的填滿顏色改為較醒目的顏色,另外兩間公司則改成相對黯淡的灰色系。

圖說明

雖然 PPT 圖表本身就可以直接加入「圖表標題」和「圖例」,但編輯時缺乏彈性,建議大家直接在投影片中新增文字方塊,標註在合適的位置。

以標題來說,建議靠左與圖表切齊,並在圖表的下方標示這一個圖表的數據來源為何;而圖例則建議標示在靠近圖表的地方,以這張圖表來說,我會直接標示在最下方,並讓文字的顏色剛好對應到圖表的配色。

圖說明

PPT 的圖表功能無法做過多的標示,因此兩間公司歷年的市佔率變化我們得用「插入圖案—線條—手繪多邊形」的功能描繪出市佔率變化的色塊,並移至圖表的下方,以做出市佔率變化的效果。

實務上,一張簡潔的圖表就完成了,感覺很簡單,但其實一些細節的調整需要耐心與經驗。

有時候,我們會用一張圖表來說明不只一件事情,例如這張圖表除了呈現近六年來的市佔率趨勢以外,可能還想特別強調「2011 年」和「2012 年」兩間公司的市佔率消長。

這時候我們可以基於修正好的圖表,額外加上幾個元素來強調;請看以下示範。

圖說明

我將原圖表淡化,並在圖表上加上了幾個色塊,特別強調 2011、2012 年A、D兩間公司的市佔率消長,同時加上兩個色塊、附註上文字說明。

透過原圖表淡化與色塊的醒目對比,觀眾自然可以快速掌握我們想強調的重點是什麼,這也是是簡報設計地精髓:「聚焦重點。」

延伸閱讀 / 一目瞭然的圖表這樣做:「折線圖」篇