Managertoday 經理人

準備提案,不要只是埋頭苦幹!職場菁英用2步驟了解老闆需求,提案輕鬆過關

2019-10-22 04:14:57
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2017-04/img-1492509970-85100@900.jpg
你覺得提案成功與否的秘訣在於「表達方式」,還是「內容完整度」?依我的經驗來看,兩者都是影響提案成功與否的因素「之一」,但有個技巧,能大大提升想法被採納的機會...

你覺得提案成功與否的秘訣在於「表達方式」,還是「內容完整度」?

依我的經驗來看,兩者都是影響提案成功與否的因素「之一」,但有個技巧,能大大提升想法被採納的機會: 在想法尚未成熟時,先去找主管討論請益,讓他參與你的提案,不會在做重大決定時,才第一次聽到想法。

事先請益主管,能知道他對提案的想法與建議,不僅能及時修正方向,更能讓主管覺得自己有參與你的提案,這樣的做法我們稱作「pre-engagement」。

事先理解決策者的考量,及時修改提案方向

pre-engagement的用意是在提案前,先理解決策者與利害關係人考量的面向為何,只要解決他們心中的疑慮,未來在推動專案時,就能順利推行。不過,也不能事事都在提案還沒完成前就詢問老闆意見,否則會壞了pre-engagement的真諦,反而讓事情更窒礙難行。

我認為,只要專案擁有以下特點,就可以pre-engagement,提早知道決策者的想法、進而修正方向,提高未來提案的成功率:
1.專案需公司投入較多資源與資金
2.項目存在著難以控制的風險
3.無前例可循,成功機率無法預測

舉例來說,最近我想讓A員工跨領域、部門合作,讓他能橫向發展,但讓他多負責其他專案,等於讓原本的部門減少人力。在規劃此項人事調度時,我曾口頭詢問A的直屬主管,他擔心A的業務增加,必須找新人補齊缺口,會增加人事預算。

正式向他提計畫時,我提議新增一名助理,A員工在旁協助,等於專案負責人從1人增加到1.5人,預算雖然會增加一些,但資源相對更多。由於事先了解他的需求,當我的提案解決他的疑慮時,他一口就答應了。

1. 觀察「決策者」及「影響決策的人」是誰

當專案牽涉許多面向,除了直屬主管外,還必須思考哪些部門會受影響。不過,不是每一個人都要pre-engagement,如同管理學的經典理論「80/20法則」,只要找出能影響決策的核心人物,就能使專案順利推行。

以P&G為例,我們很多政策都與市場走向息息相關,行銷、業務、採購、財務等部門都會齊聚討論,所以我在醞釀重大想法時,會先思考:「最後做決定的人是誰」以及「影響他決策的人有哪些」,確認後,這些人都要pre-engagement,理解不同面向的需求。

假設不清楚能影響決策的人為何,許多公司的HR是最清楚老闆的人,先問過他們的想法再去提案,也能獲得可貴的建議。

2. 在提案「構思」階段,找機會確認方向可行性

進行pre-engagement的時機點是提案的「起步」階段,不需要等到提案很完整才去推銷 ,只要將專案的範圍、目標、主題、調性等「方向性」的重點寫在一張A4紙上,詢問主管概念可不可行,就可以依照他給的建議修改、發展細節。

假設主管作風較開放,只要完整度有50%就可提出想法,而提案方式也不需要特別正式,吃飯時隨口提起或會議空檔,都可以藉機討論。向主管強調內容「只是初步想法,純粹想先了解您的看法」,即使想法不夠完善,他也會給予建議與回饋。

有這樣的pre-engagement,能讓大家都站在同一陣線,不會因為不清楚目標而產生誤會或衝突。如此一來,也能避免重工,浪費時間、體力,更可能因此產生挫折感。

這樣的作法也適用於會議,開會前一天先寄文件給老闆過目,開會時就不用花時間講解來龍去脈,討論重點即可著重在給予修改方向與建議,加快會議的效率。(整理 / 林庭安)