之前我在電腦玩物介紹了許多整理郵件的方法，例如最新的一篇是「 Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧 」。我也常常分享用各種不同工具整理郵件的方法，例如適合很多朋友公司使用的 Outlook 的「 Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。
於是昨日的 Evernote 全天課程中，有朋友下課後問我說：「 Esor 你推薦了那麼多種工具與方法，你自己如何整合應用呢？」
那麼，就讓我來分享自己「目前」整理自己郵件信箱的「真實」完整步驟。
郵件有 2+1 種型態，第3種型態不要花時間處理：
首先，我把郵件分成兩種狀態：
- 「單純答覆溝通狀態」：有些郵件就是需要答覆而已，或是還在進行初期溝通的階段。
- 「任務到專案狀態」：有些郵件開始變成我需要去執行的任務，甚至變成專案流程的一部分。
分出這兩種型態後，我會用不同的整理方式，去針對這兩種郵件進行不同整理。
那有沒有郵件是超出這兩種型態的呢？
有的，就是「不用管他的郵件」，例如通知信、廣告信、不想或不需答覆的信，這些信件就「根本不需花時間整理」，只要刪除或封存即可。需要留存參考的通知信就「封存」，其他一律直接刪除。
在這個「去除不用管他的郵件」的初步階段，我會好好善用「 Gmail 自動分類」、「 Gmail 自動化過濾」兩個功能，讓我可以批次刪除或封存他們，不用花時間面對他們。
如何處理單純答覆溝通狀態？
接著，才進入我真正開始整理郵件的階段，這時候我要先面對的是一些「需要答覆溝通的郵件」，這些信像是：
- 講座邀請的信而我要思考要不要答應
- 需要我回傳講師資料的信
- 讀者詢問問題的來信
- 客戶詢問問題而我需要請示主管的信
- 客戶問候的來信
- 需要轉交同事或其他單位處理的信
這些郵件的特質是「在郵件裡完成答覆溝通，基本上就能解決問題」，而這類郵件我會善用 「 Google Inbox 」的功能來幫我更有效率、沒有失誤的答覆溝通。
那些可以當下答覆溝通的，或是當下可以轉交其他人的，而且不會花很多時間就能立即答覆的，就在處理郵件的當下立即答覆，答覆完成後，就在 Google Inbox 中按下「完成」，把他們從收件匣清空。
而這時候還會有些郵件是無法當下答覆的，無法當下答覆的郵件通常有兩個原因：
- 答覆他們的時間還沒到，有可能是幾個禮拜之後的事情，而且我當下沒時間。
- 沒辦法簡單答覆，我還要想一想，或是還要跟主管同事討論。
如果是「答覆他們的時間還沒到」的郵件，像是一封告知我下個月前回信提供講師與課程資料的郵件，而我當下還沒有時間答覆，那我會利用 Google Inbox 的「延後提醒」功能，把郵件延後到需要開始處理他們的時間，這時候郵件會從收件匣消失，等到時間到了才會再次出現，於是不會干擾我當下的完成工作狀態。
關於 Google Inbox 的「完成」與「延後提醒」功能，你可以參考我寫過的「Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得 」一文。
但是「沒辦法簡單答覆」的郵件就比較麻煩了，這時候我會利用 Google Inbox 與 Gmail 中通用的「標籤」功能來管理這類郵件，我目前精簡流程後設計了兩個標籤「和主管開會」、「需要想想」，把沒辦法簡單答覆的郵件先放入這兩個標籤之一，同樣是延後處理。
但透過這兩個標籤，我就可以在下次和主管開會時，打開「和主管開會」標籤，把所有需要請示與研究的郵件，一次拿出來討論。
我也可以在工作更有空擋的時候，打開「需要想想」的標籤，把那些要多花一點時間想清楚才能答覆的郵件，在這個有空檔的時間慢慢答覆。
這個利用標籤管理郵件流程的方法，可以參考：「Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
如何處理任務到專案狀態？
但是，我的工作上有更多郵件是「不能只在郵件中解決問題」的，通常是一些交代重要任務的信，或是專案處理過程中的任務討論郵件，像是：
- 客戶要訂購我們公司某些產品的信，而我必須處理訂購流程
- 同樣也是課程邀請信，但已經確認邀請，所以我必須開始跟對方討論與設計課程大綱
- 產品設計過程的各種往來信件，包含產品時程、任務確認、產品細節討論
這些郵件的共通點是，他們是「我必須另外花時間去執行一段時間的任務」，還有他們通常會是「一個大專案裡的某一個流程的一部分」。
所以這些郵件「不是只要答覆就能完成的」，我還必須對這些郵件做下面兩件事情：
- 列出要完成這個郵件任務的待辦清單，例如設計課程大綱的行動清單。
- 把郵件討論細節整合到專案的流程中，例如新書封面的設計時程要納入專案時程一起管理。
這時候，郵件就不能只是留在信箱整理，而要彙整到專案流程一起整理，我便會利用 「Evernote 」來完成這個動作。如果是 Evernote 專業版，可以直接把郵件轉寄到自己的筆記。如果是 Evernote 免費版，就安裝 Evernote Web Clipper（可以截取 Gmail 網頁版的郵件與附檔） 或 Evernote for outlook 來擷取郵件。
例如這封郵件開始進入一個講座課程的設計討論，開始變成一個我要另外執行的任務了，我就會把郵件擷取到 Evernote，然後根據郵件裡討論的重點，開始在 Evernote 筆記裡規劃出行動任務清單，設好提醒後依序執行。
因為郵件裡無法做這樣的任務規劃，所以要轉換到 Evernote 來做，而後續如果有新的郵件討論內容，就繼續剪貼到 Evernote 該則任務筆記中補充即可。
又例如這封郵件是某一個大專案裡的某一個流程的討論細節，我會把相關討論郵件整合成一則 Evernote 筆記（這也解決郵件討論常常很零散的問題），然後將該則筆記用「記事連結」納入專案的排程流程，這樣郵件就可以跟專案很好的整合在一起，而不再是散落在信箱中難以整合歸納的狀態了。
這就是我處理那些「已經開始變成任務、專案一部分的郵件」的流程。
以上，就是我平常在整理郵件時的真實流程，簡單來說分成三大階段：
- 去除「不需處理」的郵件。
- 排程「需要答覆」的郵件。
- 任務化「開始變複雜」的郵件。
這樣一來，我就可以保持我常常提倡的「清空收件匣」狀態，讓處理步驟簡化，讓信箱保持高效率，並且不忘記需要答覆的郵件（但也不干擾目前工作），而且更重要的是，可以把那些任務與專案郵件有效的統整到專案流程中。
最後，花最後一句話的時間，跟大家報告我的新書《比別人快一步的 Google 工作術》最近上市了，請大家多多支持。
延伸閱讀相關文章：
- [簡化工作] 減少郵件量，就能減少工作的雜亂與失誤
- [整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維
- [LifeHack 12] 定時歸零這五件事，找回工作人生準星
（本文出自「電腦玩物」。）
